Como organizar a gestão da clínica para o próximo ano em 9 passos

Começar a organizar a gestão da clínica para o ano seguinte é o melhor que você pode fazer por você e pela sua equipe, e você já vai entender o porquê. Além de melhorar os resultados operacionais e financeiros a longo prazo, a organização afeta diretamente a saúde mental e a segurança dos profissionais envolvidos. 

De acordo com estudos, ambientes desorganizados podem diminuir a produtividade, aumentar o estresse e dificultar a concentração. Por isso, organizar o local de trabalho e adotar um planejamento estratégico é fundamental para garantir um ano novo mais eficiente e tranquilo. E a chegada de um novo ano é o momento ideal para revisar processos, otimizar recursos e implementar estratégias que impulsionem resultados.

Um estudo do Journal of Environmental Psychology, por exemplo, destaca que a desordem pode reduzir a sensação de bem-estar e felicidade. Catherine Roster, coautora da pesquisa, afirma que trabalhar em um ambiente desorganizado gera exaustão e dificuldade na tomada de decisões.

Assim, planejar a gestão de forma eficiente é um investimento em saúde e qualidade de vida para todos os envolvidos. Neste artigo, nós vamos te ajudar a pôr isso em prática em 9 passos.

1. Faça a avaliação do ano anterior: identifique acertos e desafios

Antes de começar o planejamento para o próximo ano, é importante refletir sobre os resultados do período que se encerra. Essa etapa permite identificar pontos fortes que devem ser mantidos e áreas que precisam de melhorias.

Revisão de dados financeiros e operacionais

Analisar o desempenho financeiro e operacional é o primeiro passo. Revise receitas, despesas, produtividade da equipe e a ocupação dos consultórios.

Ter o apoio de um software médico de gestão pode ser muito útil. O ProDoctor, por exemplo, oferece relatórios detalhados que facilitam essa tarefa, além de um Dashboard Financeiro, possibilitando uma visão clara da saúde financeira da clínica.

Feedback dos pacientes e da equipe

Busque opiniões dos pacientes e da equipe, por meio de pesquisas de satisfação.

A experiência do paciente é um dos pilares do sucesso de uma clínica, e entender suas expectativas é vital.

Da mesma forma, ouvir a equipe ajuda a identificar gargalos operacionais e criar soluções mais eficazes.

Identificação de áreas de melhoria

Com os dados financeiros e o feedbacks em mãos, destaque os pontos que podem ser otimizados. 

Por exemplo, se o absenteísmo é recorrente, considere implementar ferramentas como a Confirmação de Consultas, que avisa os pacientes e dá a eles a possibilidade de cancelar a tempo, caso seja necessário, evitando furos na agenda.

2. Faça o Planejamento Estratégico do próximo ano

Definir um plano estratégico é fundamental para guiar as ações da clínica ao longo do ano. Para isso, crie metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.

Use a metodologia Metas SMART

As metas SMART são uma metodologia eficaz para definir objetivos claros e alcançáveis. A sigla SMART refere-se a:

1. Specific (Específica): a meta deve ser clara e detalhada.
2. Measurable (Mensurável): é necessário poder medir o progresso.
3. Attainable (Atingível): deve ser desafiadora, mas realista.
4. Relevant (Relevante): precisa estar alinhada aos objetivos maiores da clínica.
5. Time-bound (Com prazo): deve ter um prazo definido para conclusão.

Vamos dar um exemplo prático. Suponha que um consultório deseja aumentar o número de pacientes atendidos, ficaria assim:

• Meta : “Aumentar o número de pacientes atendidos em 20% nos próximos 6 meses, por meio de campanhas de marketing digital e parcerias locais.”
• Específica: aumentar o número de pacientes.
• Mensurável: 20%.
• Atingível: Alcançável com ações específicas.
• Relevante: Contribui para o crescimento da clínica.
• Com prazo: 6 meses.

Já no caso de uma clínica que está pretendendo aumentar a receita de serviços complementares, poderia ser:

• Meta: “Incrementar a receita com exames complementares em 10% nos próximos 4 meses, capacitando a equipe para oferecer esses serviços durante as consultas.”
• Específica: Incrementar receita com exames.
• Mensurável: 10%.
• Atingível: Com treinamento da equipe.
• Relevante: Aumenta a rentabilidade.
• Com prazo: 4 meses.

Priorize melhorias no atendimento

A qualidade do atendimento deve ser o foco principal. Para isto, invista em treinamentos, melhorias estruturais e processos que humanizem o contato com os pacientes.

Garanta também que, no próximo ano, a jornada do paciente seja simples, agradável e eficiente. Desde o agendamento até o acompanhamento pós-consulta, invista em soluções que integrem esses processos e personalizem o atendimento, melhorando o engajamento e a fidelização do paciente.

Implemente tecnologias em prol da produtividade

Soluções tecnológicas, como Prontuários Eletrônicos, podem transformar a rotina da clínica. 

É caso das soluções do ProDoctor, que oferecem funcionalidades inteligentes, como Agenda, Prontuário Eletrônico, Faturamento e Financeiro, tudo centralizado, o que facilita a organização.

3. Otimize processos administrativos

Uma clínica organizada é mais eficiente e produtiva. Veja como é possível conseguir isso.

Digitalização de processos e redução de papel

A automação tem transformado o funcionamento de clínicas em todo o país, otimizando o tempo da equipe e melhorando a experiência do paciente. 

Adotar ferramentas digitais reduz erros e melhora a eficiência. Além disso, contribui para a sustentabilidade ao minimizar o uso de papel.

A diretora financeira da Gastrocenter, Sabrina Barros, compartilha os benefícios práticos do uso do ProDoctor: 

“Três horas viraram dez minutos, e o lançamento de uma conta, que levava oito minutos, não passava de cinco segundos. Antes, o volume de guias preenchidas manualmente gerava atrasos e erros frequentes”, conta.

Simplificação das rotinas com um software médico

Softwares como o ProDoctor automatizam tarefas administrativas, como agendamento e controle financeiro, liberando tempo para os profissionais se concentrarem no atendimento.

Como organizar a gestão: ferramentas de gerenciamento

Com o ProDoctor, é possível gerenciar agendamentos, consultas e relatórios de forma integrada, melhorando a comunicação entre a equipe e reduzindo os índices de erro.

A Clínica Marcelo Quesado, referência em neurocirurgia e medicina da dor, também utiliza o ProDoctor há mais de 10 anos.

Segundo o Dr. Marcelo Quesado: “O ProDoctor é muito rápido, muito fácil (…). Nisso ele é imbatível. Ele tem também essa questão do gerenciamento do fluxo de pacientes, controle do horário e da agenda.”

Para o gerente da clínica, Andrey Monachesi, é a praticidade do software que ganha destaque:

“O ProDoctor é muito eficiente. Essa é uma palavra boa para descrever o software. Inclusive, o programa é muito leve, fácil de utilizar. O diferencial do treinamento faz com que o ProDoctor seja, sim, uma das melhores empresas do mercado.”, explica.

Esses exemplos mostram que a escolha da ferramenta certa faz toda a diferença na gestão e no dia a dia de uma clínica.

|Leia também: Você é um médico produtivo? Veja como melhorar sua produtividade.

4. Tenha uma gestão financeira confiável e eficiente

O controle financeiro é indispensável para a sustentabilidade de qualquer clínica. A automação desses processos ajuda a reduzir erros e otimiza o tempo do setor financeiro, liberando a equipe para focar em outras demandas estratégicas.

Como já citamos anteriormente, com o ProDoctor é possível monitorar receitas e despesas, emitir relatórios detalhados e gerenciar guias de convênios com maior eficiência.

Redução de custos operacionais

Revise contratos, renegocie valores com fornecedores e identifique despesas desnecessárias.

Ajuste de precificação

Reavalie os preços dos serviços oferecidos com base no mercado e nos custos operacionais, garantindo competitividade e lucratividade.

5. Invista no engajamento da equipe e treinamento contínuo

Equipamentos modernos são fundamentais, mas uma equipe bem treinada é a chave para utilizá-los ao máximo. 

Ofereça capacitações frequentes para que todos estejam alinhados às novidades do mercado e saibam explorar as funcionalidades do sistema de gestão.

Isso não só aumenta a eficiência como também fortalece o trabalho em equipe e melhora a qualidade do atendimento.

Lembre-se que a equipe é um dos ativos mais importantes de uma clínica. Aqui estão algumas estratégias para integrá-los e motivá-los.

Treinamentos regulares

Invista na capacitação da equipe, especialmente em tecnologias e atendimento ao cliente. Isso melhora a eficiência e a satisfação no trabalho.

Comunicação interna eficiente

Ferramentas como chats internos podem ser utilizadas para melhorar a comunicação e evitar ruídos que atrasem processos.

Motivação e engajamento

Pense em como promover um ambiente de trabalho saudável. Não se esqueça de valorizar as conquistas individuais e da equipe para aumentar a motivação.

6. Deixe o ambiente de trabalho em ordem

A organização física da clínica é tão importante quanto a gestão administrativa e financeira. Um ambiente de trabalho bem organizado, desde a recepção até o estoque, não apenas melhora a produtividade, mas também impacta diretamente a percepção dos pacientes. 

Estudos mostram que ambientes desorganizados podem aumentar o estresse e reduzir a capacidade de concentração, o que afeta a eficiência da equipe e a qualidade do atendimento.

Portanto, mesmo que não haja recesso de fim de ano, separe um momento para organizar todo o ambiente de trabalho, para rever a arrumação e a decoração, por exemplo.

Da recepção ao estoque, deixe tudo organizado

Na recepção, é fundamental manter o espaço limpo e arrumado, com informações acessíveis e um fluxo de trabalho que evite filas ou atrasos. 

No consultório, prontuários e equipamentos devem estar sempre em ordem para garantir agilidade no atendimento. 

Já no estoque, o uso de ferramentas digitais para controle de inventário, como o módulo de estoque do ProDoctor, pode otimizar a gestão e evitar desperdícios ou falta de materiais essenciais. 

Uma clínica organizada promove não apenas uma imagem profissional, mas também a segurança e o bem-estar de todos os que circulam por ela.

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7. Considere o Marketing Médico para a captação de pacientes

Atrair e fidelizar pacientes é um desafio constante para clínicas. Saiba como é possível fazer isso.

Estratégias digitais

Invista em SEO, redes sociais e anúncios online para alcançar novos públicos. Um site otimizado também é essencial para destacar a clínica no mercado.

Comunicação personalizada

Ferramentas como e-mails e mensagens personalizadas aumentam a fidelização e melhoram a experiência do paciente.

Os dashboards demográficos do ProDoctor, por exemplo, são ferramentas que consolidam informações valiosas sobre o perfil dos pacientes, permitindo identificar padrões como idade, gênero, localização e outros dados demográficos relevantes.

Esses dados auxiliam os profissionais da saúde a personalizarem a comunicação e o atendimento, possibilitando estratégias mais assertivas e focadas nas necessidades específicas de diferentes grupos de pacientes.

Marketing de conteúdo

Uma boa estratégia de marketing é essencial para atrair novos pacientes e manter o relacionamento com os existentes.

Além disso, crie materiais educativos para posicionar a clínica como referência no setor, aumentando a confiança dos pacientes.

Otimize também o site da clínica para SEO, invista em anúncios direcionados e utilize as redes sociais para educar e engajar seu público. 

O ProDoctor facilita a criação de campanhas personalizadas, integrando ferramentas de envio de e-mails e mensagens que ajudam a manter um contato próximo com os pacientes.

8. Cheque se está tudo adequado às regulamentações e segurança de dados

Seguir normas é imprescindível para garantir a segurança da clínica e dos pacientes. 

Além disso, a criptografia dos dados e backups automáticos ajudam a minimizar riscos e proteger informações sensíveis contra acessos não autorizados.

Compliance com LGPD e CFM

Adote soluções que garantam a proteção de dados e estejam em conformidade com as exigências legais.

O ProDoctor é um software médico que garante a proteção de dados por meio de rigorosos padrões de segurança, como criptografia avançada e assinatura digital no padrão ICP-Brasil, assegurando a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos. 

Além disso, o software adota práticas alinhadas à LGPD, incluindo controle de acesso, auditorias constantes e armazenamento seguro das informações, protegendo dados sensíveis de pacientes.

Sua conformidade com o Código de Ética Médico e com as resoluções do CFM é garantida pela incorporação de requisitos técnicos e legais atualizados, oferecendo aos profissionais uma solução confiável e juridicamente segura para a gestão da saúde​​.

9. Para ficar no seu radar: monitoramento e ajustes ao longo do ano

O acompanhamento contínuo é a chave para o sucesso para a sua gestão médica. Use os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a evolução das metas e fazer ajustes estratégicos ao longo do ano. Revisões trimestrais garantem que a clínica esteja sempre no caminho certo.

Gestão à vista

Contar com um sistema de gestão que ofereça Dashboards atualizados te permite ter uma visão clara do desempenho da clínica e ajudam na tomada de decisões.

Flexibilidade nos ajustes

Não tenha medo de adaptar metas e processos ao longo do ano para garantir o alcance dos objetivos traçados.

Conclusão

Organizar a gestão da sua clínica para o próximo ano exige planejamento, ferramentas adequadas e foco no paciente. 

Como demonstrado pelas experiências da Gastrocenter e da Clínica Marcelo Quesado, a escolha de um software como o ProDoctor pode ser um divisor de águas na otimização dos processos e no alcance dos objetivos. 

Comece agora mesmo a implementar essas estratégias e esteja preparado para um ano de sucesso e crescimento!

Como organizar a gestão da clínica – FAQ

Como definir metas eficazes para minha clínica?
Utilize a metodologia SMART para criar metas claras, específicas e mensuráveis. Exemplo: aumentar em 20% os atendimentos até junho.

Por que a automação é tão importante na gestão de clínicas?
Automatizar processos economiza tempo, reduz erros e melhora a experiência dos pacientes, aumentando a eficiência geral.

O que é LGPD e como afeta a gestão de clínicas?
A Lei Geral de Proteção de Dados regula o uso e proteção de informações pessoais, exigindo que clínicas sigam padrões rigorosos de segurança.

Como um software como o ProDoctor pode ajudar na gestão?
Ele centraliza informações, automatiza processos e oferece ferramentas para otimizar o atendimento e a administração financeira.

Quais estratégias de marketing são eficazes para clínicas?
Invista em SEO, presença digital e redes sociais, sempre focando na educação e engajamento do público.

Qual a frequência ideal para revisar os processos da clínica?
Realize revisões trimestrais e ajustes anuais no planejamento estratégico.