Agora que o seu consultório está montado e você já selecionou a secretária ideal, assim como as pessoas consideradas adequadas para outras funções que considerou necessárias, como cuidar da copa e da limpeza, chegou a hora de pensar especificamente na parte financeira. Ou seja, em como controlar o financeiro do seu consultório.
Até aqui, cada passo foi meticulosamente pensado e articulado na ponta do lápis. E mesmo que não seja bom em lidar com números, não pode colocar tudo a perder por sua incapacidade administrativa. Mas, é necessário ter o controle financeiro da empresa. Nunca se esqueça de que um consultório, ou uma clínica, também é um negócio que não pode quebrar e precisa, sim, gerar lucro.
Portanto, coloque mãos à obra para ter o controle. Caso perceba que esta não é mesmo sua praia, não perca tempo. Traga para sua empresa uma pessoa de estrita confiança e que entenda do ramo. O que você não pode é ficar de mãos atadas vendo seu negócio prestes a escorrer pelo ralo.
Como controlar o financeiro do seu consultório
1 – Estabelecer regras
A vida diária da clínica deve ter mecanismos claros e simples para funcionar. A começar pelo registro legal de seus contratados, com os devidos horários de trabalho e livro de ponto, por exemplo. Além de evitar possíveis problemas trabalhistas, é uma forma tranquila de verificar se tudo funciona corretamente. Assim, ao final de um mês, é possível fazer as correções necessárias.
2 – Contas bancárias
O passo inicial para facilitar a vida do responsável pelo controle financeiro seu do consultório é a abertura de contas bancárias específicas. Não misture sua conta pessoal com a do consultório. Seria no mínimo estranho você saldar um compromisso particular com um cheque emitido por um paciente. Mais do que isto, seria um reflexo de desorganização.
Se você ainda for renitente aos avanços da informática, é importante que a pessoa de sua confiança tenha diariamente em mãos o controle do movimento financeiro da clínica. Algumas recomendações básicas:
- Os cheques à vista devem ser depositados imediatamente;
- Os cheques pré-datados devem ser relacionados conforme a ordem de seus respectivos vencimentos;
- Na emissão ou recebimento dos cheques, nunca se esquecer de cruzá-los, devendo ser nominal.
- Mantenha em um local seguro para guardar os cheques e o dinheiro recebido pelas consultas;
- É importante ter um Livro Caixa, com o registro dos recebimentos e pagamentos realizados;
- Estabeleça um Fluxo de Caixa para visualizar a saúde financeira do seu negócio. Este instrumento é essencial, pois permitirá que saiba com antecedência se haverá falta ou sobra de caixa em um determinado período.
- A geração de relatórios é fundamental para que os dados sejam analisados por um profissional. Para isso, é necessário disponibilizar essas informações ao responsável. É preciso, também, que a gestão financeira esteja em consonância com o planejamento, a projeção de caixa e as opções para se captar recursos.
- É preciso atenção especial com a relação com fornecedores. Ela deve ser estreita e baseada na confiança, procurando obter referências para fazer a parceria. Evite atraso nos pagamentos, mas exija qualidade no atendimento. Por fim, preste bastante atenção ao preço e às condições de pagamento, questionando a capacidade de fornecimento e procedimentos em possíveis casos de crises.
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4 – Remuneração
Existem duas formas de remuneração pelo seu trabalho em uma clínica ou consultório. A primeira, denominada pro labore, refere-se ao pagamento efetuado aos proprietários, sócios ou administradores do empreendimento. Não se configura como “salário” e não inclui os benefícios trabalhistas obrigatórios como 13º, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e férias, sendo todos eles opcionais.
A segunda, chamada distribuição de lucros, é uma forma de remuneração que envolve todos os sócios, independente deles trabalharem ou não na empresa. Juridicamente, é a forma correta para que os empresários possam justificar seus lucros perante a Receita Federal.
5 – Preço
É fundamental saber cobrar pelo serviço prestado, com um preço justo, que não seja extorsivo e afugente os pacientes, mas que também não desvalorize e desmereça o valor real do trabalho realizado. No post “Como abrir o primeiro consultório”, analisamos alguns aspectos importantes sobre o custo de cada consulta. É preciso colocar sobre a mesa uma série de fatores, como os gastos mensais com empregados e materiais, a determinação de um público-alvo, ter um olho permanente na concorrência, a localização do consultório, o estabelecimento de parceria na clínica, a tecnologia utilizada e, além disso, o interesse em manter o paciente.
6 – Ferramenta de gestão
Sendo você mesmo ou um funcionário capacitado que fará o trabalho financeiro do seu consultório, para que tenha maior tranquilidade, o ideal é que você passe a utilizar um bom software de gestão para clínica e consultórios.
