Como escolher o melhor sistema de prontuário eletrônico para sua clínica
O Prontuário Médico é a soma de todas as informações a respeito do paciente. Quando este documento é gerado e disponibilizado de forma eletrônica, o chamamos de Prontuário Eletrônico.
Por ser de fácil acesso e deixar tudo organizado, legível e seguro, usar o sistema de Prontuário Eletrônico é fundamental para o trabalho do profissional de saúde. E mais: ele acaba com as pilhas de papéis e pastas, poupando tempo dos profissionais de saúde.
O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é utilizado em diversas especialidades médicas. Psicólogos, fisioterapeutas, dentistas, enfermeiros, nutricionistas e fonoaudiólogos também podem fazer uso do Prontuário Eletrônico.
Neste artigo você saberá todas as vantagens de migrar do Prontuário de papel para o melhor sistema de Prontuário Eletrônico e vai descobrir como aderir a esta tecnologia de forma eficiente e segura. Boa leitura!
- O que é o sistema de Prontuário Eletrônico e para que serve?
- Quando e como o Prontuário Eletrônico foi implementado no Brasil?
- A Lei do Prontuário Eletrônico
- Quando e como o Prontuário Eletrônico foi implementado no Brasil?
- A Lei do Prontuário Eletrônico
- Qual a importância do sistema de Prontuário Eletrônico?
- Prontuário Digital e Prontuário Eletrônico: entenda a diferença
- 10 vantagens do sistema de Prontuário Eletrônico
- Como funciona o sistema de Prontuário Eletrônico?
- Como criar um Prontuário Eletrônico
- Como preencher o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?
- Quais são os tipos de Prontuário Eletrônico?
- Como escolher um sistema para o Prontuário Eletrônico?
- Vale a pena usar um sistema de Prontuário Eletrônico gratuito ou no Excel?
- Quem pode ter acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente?
- Conheça o sistema de Prontuário Eletrônico do ProDoctor Software
O que é o sistema de Prontuário Eletrônico e para que serve?
O Prontuário eletrônico médico é um arquivo digital com todos os dados do paciente, como seu histórico familiar, anamnese, descrição e evolução de sintomas e exames, além das indicações de tratamentos e prescrições.
De acordo com o Ministério da Saúde, o Prontuário Eletrônico do Paciente,“é um repositório de informações mantidas de forma eletrônica, ao longo da vida de um indivíduo. Nele estão armazenadas as informações de saúde, clínicas e administrativas, originadas das ações das diversas categorias profissionais que compõem a Atenção Primária à Saúde”.
A palavra Prontuário origina-se do latim “promptuarium” e significa “lugar onde são guardadas coisas de que se pode precisar a qualquer momento” ou “manual de informações úteis” ou ainda “ficha que contém os dados pertinentes de uma pessoa”.
O Prontuário, que pode ser feito num consultório ou num hospital, deve ser organizado, legível e conciso, pois o seu objetivo principal é facilitar a assistência ao paciente.
Quando este documento é elaborado em um meio eletrônico, ele é chamado de Prontuário Eletrônico.
Sendo assim, as suas informações cadastrais e médicas, que contempla desde o histórico médico do paciente até tratamentos e procedimentos já realizados e medicamentos já receitados, ficam alocadas e disponibilizadas de forma eletrônica.
Quando e como o Prontuário Eletrônico foi implementado no Brasil?
Este conceito surgiu no Brasil no meio universitário na década de 90. Surgiram vários modelos isolados, sem um padrão para o registro de informações sobre o paciente e a integração dos diversos sistemas de informação de saúde nacionais.
Foi somente em 2002 que o Ministério da Saúde propôs um conjunto mínimo de informações sobre o paciente que deveriam constar em um Prontuário médico, cabendo às Comissões de Revisão de Prontuários dos estabelecimentos de saúde fiscalizar se o registro está sendo feito de forma adequada.
Em julho de 2007, o Conselho Federal de Medicina (CFM) aprovou as normas técnicas para digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informações identificadas em saúde.
A Lei do Prontuário Eletrônico
O Prontuário Eletrônico é regido pela Lei n.º 13.787/2018, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de Prontuário de paciente.
Já por parte do Conselho Federal de Medicina, foi a Resolução n.º 1.821/2007 que regulamentou as normas técnicas para a digitalização e uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos Prontuários dos pacientes.
Qual a importância do Prontuário Eletrônico?
O Prontuário Eletrônico é importante, pois documenta, concisamente, todos os procedimentos a que o paciente foi submetido. Além disso, apresenta dados relativos à terapia medicamentosa adotada.
O sistema de Prontuário Eletrônico é uma peça fundamental para as instituições de saúde, de acordo com a Organização Nacional de Acreditação (ONA).
Nele, são registradas todas as informações sobre a atuação dispensada ao paciente, bem como sua reação a essa atenção. Ou seja, no sistema de Prontuário Eletrônico constam informações valiosas, tanto para o paciente como para o próprio médico.
O Prontuário também é útil no serviço à pesquisa na área de saúde, pois dele pode-se colher informações, elaborar estatísticas e indicadores. Isso beneficia o ensino, a assistência e o planejamento em saúde.
Além disso, o Prontuário médico também serve como instrumento de defesa legal.
Prontuário Digital e Prontuário Eletrônico: entenda a diferença
Inicialmente, o Prontuário era feito no papel. E ainda hoje, muitos hospitais, clínicas e consultórios mantêm esse formato.
Um Prontuário em papel pode e deve ser digitalizado, contudo, um Prontuário digitalizado não é um Prontuário Eletrônico. Um Prontuário Digital é um Prontuário em papel que foi escaneado e armazenado em ambiente digital.
Em 2007, o CFM aprovou, através da Resolução n.º 1821/2007, todas as normas técnicas para a digitalização e uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de Prontuários, possibilitando a eliminação do papel e a adoção do sistema de Prontuário Eletrônico.
Mais recentemente, em 2022, o Conselho Federal de Medicina publicou a resolução que estabelece o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.
Isto é, o Prontuário de papel só pode ser eliminado após o arquivamento dos dados, por microfilmagem ou de outra forma.
Para isso, o CFM também determina que todas as instituições de saúde tenham uma Comissão de Revisão de Prontuários. Sua função é a de resguardar as informações contidas nos Prontuários médicos, que representam documentos valiosos para o paciente e para o médico.
Por outro lado, para ter um sistema de Prontuário Eletrônico, é necessária a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e de um sistema que atenda a todos os requisitos obrigatórios da certificação SBIS-CFM.
Essa certificação digital é gerida pelo Estado, de modo autônomo e auditável. Ela é cada vez mais usada como ferramenta exclusiva para acessar, enviar e receber dados, devido à segurança e à praticidade propiciadas por essa tecnologia.
10 vantagens do sistema de Prontuário Eletrônico
Implementar um sistema de prontuário eletrônico vai muito além da digitalização de fichas médicas. É uma decisão estratégica que transforma o dia a dia da clínica, desde o primeiro agendamento até a entrega de resultados.
A seguir, listamos 10 vantagens reais e práticas que um sistema como o ProDoctor pode proporcionar. Se você ainda está em dúvida sobre investir em tecnologia, este é um bom ponto de partida.
1. Tudo no mesmo lugar: acesso rápido e centralizado
Com o sistema de prontuário eletrônico, todas as informações clínicas do paciente ficam organizadas em um único ambiente digital: histórico, exames, laudos, receitas e evoluções. Isso permite consultas mais ágeis e completas, com segurança e precisão.
2. Redução de erros médicos
A escrita ilegível, o uso de abreviações ambíguas e/ou a perda de documentos físicos podem colocar vidas em risco. O prontuário eletrônico ajuda a reduzir significativamente a margem para falhas como essas.
3. Mais tempo com o paciente, menos tempo com papel
Automatizar tarefas administrativas libera os profissionais de saúde para focar no que realmente importa: o cuidado humano. Com modelos pré-definidos e preenchimentos inteligentes, o tempo de consulta é melhor aproveitado.
4. Segurança para você e para o paciente
Os dados clínicos são sigilosos e sensíveis. Um sistema seguro utiliza criptografia, autenticação de acesso e auditoria para garantir que cada informação esteja protegida e disponível apenas para quem deve acessá-la. O ProDoctor, por exemplo, está alinhado à LGPD e às exigências do CFM.
5. Histórico completo sempre à mão
Seja para uma primeira consulta ou um acompanhamento de anos, ter acesso ao histórico detalhado do paciente em segundos é essencial para decisões mais assertivas. Um prontuário bem alimentado evita repetições de exames e facilita diagnósticos precisos.
6. Menos papel, mais sustentabilidade
Além de reduzir custos com impressão, armazenamento e logística, a digitalização dos prontuários contribui com a sustentabilidade. É menos papel circulando, menos risco de perda e mais responsabilidade ambiental.
7. Integração com a rotina da clínica
O prontuário eletrônico moderno vai além da consulta: ele se integra à agenda, ao módulo financeiro, à emissão de receitas, ao agendamento online e muito mais. Isso gera um ecossistema digital coeso e eficiente para todos os envolvidos.
8. Acesso remoto com segurança
Com a mobilidade da prática médica atual, poder acessar os dados do paciente de forma segura, na nuvem, seja na clínica, em casa ou em um plantão, é um diferencial. E isso sem comprometer a confidencialidade das informações.
9. Conformidade legal garantida
O sistema certo precisa ter assinatura digital padrão ICP-Brasil, além de cumprir os requisitos do CFM e da LGPD. Tudo isso para que você atenda com tranquilidade e respaldo jurídico.
10. Agilidade em todo o fluxo da clínica
Da recepção ao faturamento, tudo funciona melhor quando o prontuário é integrado à agenda médica e à prescrição eletrônica. Isso se traduz em menos filas, mais agilidade no atendimento e menos retrabalho.
Como funciona o sistema de Prontuário Eletrônico?
O Prontuário Eletrônico deve ser gerado por um sistema que possua o Nível 2 de Garantia de Segurança (NGS 2), estabelecido pelo CFM e pela SBIS, que é o certificado digital no padrão ICP-Brasil.
No software, o documento deve ser preenchido por um profissional da saúde. Deve conter as informações padronizadas e obrigatórias.
O Prontuário Eletrônico de ser atualizado sempre que necessário, isto é, a cada consulta médica, cirurgia, novo tratamento, etc.
Caso algum dado cadastral sofra alterações, o Prontuário também deve ser atualizado.
🔗 Saiba mais: Certificação SBIS no Prontuário Eletrônico.
Como criar um Prontuário Eletrônico
A estrutura de um Prontuário, independentemente de ser eletrônico ou em papel, deve seguir as orientações e determinações da Resolução CFM n.º 1638/2002, que define Prontuário médico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de Prontuários nas instituições de saúde.
Para que o consultório, a clínica ou o hospital possa gerar Prontuários Eletrônicos, é preciso ter um software médico de gestão que ofereça esta ferramenta.
Como preencher o sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?
O Prontuário Eletrônico pode ser feito tanto no hospital quanto em clínicas e consultórios. Ele deve conter, obrigatoriamente:
- as indicações de tratamentos, prescrições, atestados e outros documentos clínicos.
- os dados do paciente;
- o histórico familiar de saúde;
- a anamnese;
- a descrição e a evolução de sintomas e exames;
- as indicações de tratamentos, prescrições, atestados e outros documentos clínicos.
Quais são os tipos de Prontuário Eletrônico?
Os sistemas de Prontuários Eletrônicos disponíveis no mercado, hoje, são de três tipos. Um deles deve ser escolhido, de acordo com o que a clínica precisa.
Por isso é tão importante adotar um software médico que ofereça consultoria e implantação, para que a parametrização seja feita em total acordo com o dia a dia do negócio.
Os três tipos de Prontuário Eletrônicos são:
1. Em servidor local
Este primeiro modelo de Prontuário Eletrônico faz uso de uma base local, que armazena os dados e os distribui em rede. Nesse caso, é fundamental realizar uma boa instalação de uma rede local.
O acesso a este tipo de Prontuário Eletrônico é offline, ou seja, sem a necessidade de conexão com a internet.
É importante lembrar que o backup dos dados deve ser feito não apenas de forma local, mas também em nuvem, para evitar problemas com possíveis perdas.
2. Na nuvem
Neste tipo de Prontuário Eletrônico, a base de dados fica na internet, em nuvem. Para utilizá-lo, é preciso ter uma boa conexão com a internet, para evitar instabilidades.
Duas grandes vantagens do Prontuário Eletrônico na nuvem são a segurança dos dados e o fato de ele não requerer a realização de backups frequentes.
3. Híbrido
O sistema de Prontuário Eletrônico híbrido precisa de uma máquina, como, por exemplo, computador, notebook ou tablet, a qual irá acessar as informações de uma base virtual, ou seja, a nuvem. Assim, não se faz necessário ter um servidor ou rede local, basta o acesso à Internet.
O risco deste tipo de sistema é a demora na sincronização dos dados. Sincronizar as informações de cada usuário do sistema pode se tornar um sério problema, especialmente quando estão acessando de diversos locais e não somente da clínica ou consultório.
🔗 Entenda melhor: Software médico híbrido: conheça os riscos de usar um sistema que promete funcionar online e offline.
Como escolher um sistema para o Prontuário Eletrônico?
Segundo o CFM e a SBIS, o “Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é a principal ferramenta de Tecnologia da Informação e Comunicação em Saúde (TICS) que o médico precisa ou precisará lidar nas suas atividades diárias, seja no consultório, centro diagnóstico ou hospital”. Portanto, é fundamental utilizar uma ferramenta segura e de alta qualidade.
Com um bom sistema de Prontuário Eletrônico, o médico pode dedicar mais tempo para os pacientes.
Conforme o IESS, na última década surgiram diversas soluções em Prontuário Eletrônico e saúde digital em geral.
Porém, na hora de escolher uma ferramenta, há alguns pontos para se atentar, como:
- oferecer personalização do PEP, de acordo com as necessidades da clínica;
- alinhamento à LGPD e demais resoluções do CFM;
- se a empresa de tecnologia responsável por fornecer a solução se adequa às resoluções dos órgãos regulamentadores e
- se a ferramenta oferece um suporte de qualidade.
Outro conceito importante é o Registro Eletrônico de Saúde (RES) que permite o armazenamento e o compartilhamento seguro das informações de um paciente.
Os sistemas devem adotar mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informações de saúde.
A certificação digital é a tecnologia que melhor provê estes mecanismos.
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Vale a pena usar um Prontuário Eletrônico gratuito ou no Excel?
Sistemas gratuitos podem ser duvidosos e te abandonar a qualquer momento.
É muito difícil saber se um sistema gratuito segue todas as exigências da legislação brasileira e do CFM.
Além disso, sem um contrato e sem um compromisso com você, o sistema pode sair do ar a qualquer momento.
Isso pode gerar problemas sérios, como perda de informações por problemas técnicos, vazamentos de dados da Saúde (que valem mais que dados bancários na Deep Web) e falha no controle sobre o acesso às informações.
Em relação a criar um sistema de Prontuário Eletrônico no Excel, também não é recomendado. O Excel não cumpre as exigências do CFM e do SBIS. Além disso, esse programa tem algumas limitações, como falta de segurança, possibilidade de perda de informações e dificuldade de preenchimento. Sem falar que ele não é unificado ao seu sistema médico, o que dificulta o contato frequente com os pacientes e o acesso por parte dos profissionais de saúde.
Portanto, para ter um Prontuário Eletrônico, é preciso ter um software médico de gestão que ofereça essa solução, além de outras funcionalidades essenciais para o dia a dia de um consultório ou clínica médica.
Quem pode ter acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente?
Segundo o Conselho Federal de Medicina, o Prontuário é de propriedade do paciente, que tem total direito de acesso e pode solicitar cópia. Ao médico e ao estabelecimento de saúde cabe sua a elaboração e a guarda.
Basicamente, todos os profissionais e unidades de saúde que estejam envolvidos no processo de atendimento ao paciente, podem ter acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente. Isso inclui, por exemplo, médicos, enfermeiros, fisioterapeutas ou radiologistas.
Porém, vale destacar que o paciente ou o seu representante legal tem o direito de solicitar e receber cópia do respectivo Prontuário médico.
Esse direito está previsto no Código de Ética Médica e no Código de Defesa do Consumidor.
Portanto, nem o médico, nem a instituição de saúde podem impedir que o paciente ou seu representante legal tenha acesso à cópia do Prontuário do paciente, seja ele eletrônico ou de papel.
Ainda conforme o CFM, “com os avanços tecnológicos, além do Prontuário do estabelecimento de saúde, a tendência atual é cada paciente carregar seu prontuário pessoal.
Assim, as informações são acrescentadas a cada atendimento e servirá para troca de informações entre os próprios médicos e entre os demais profissionais”.
🔗 Talvez você se interesse: CID 11 no Brasil: o que muda para sua clínica?
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Agora que você já conhece as vantagens do sistema de Prontuário Eletrônico, saiba que o ProDoctor Plus e o ProDoctor Corp contam com uma completíssima edição digital totalmente integrada à agenda de consultas e ao faturamento do profissional.
Além disso, a solução ProDoctor Cloud, o ProDoctor Cloud +Clínica e o ProDoctor Cloud +Corp também disponibilizam o Prontuário Eletrônico, com a diferença do armazenamento na nuvem.
Veja como funciona o PEP no ProDoctor assistindo ao vídeo abaixo:
No ProDoctor, independentemente da solução escolhida, você pode customizar o atendimento com os seus próprios modelos de anamneses e evoluções ou então criar formulários com os campos desejados, utilizar os seus próprios cabeçalhos personalizados de impressos e muito mais. Vale a pena conferir!
Além de oferecer segurança e confidencialidade, a assinatura digital garante validade legal e protege você e seus pacientes.
Confira o que mais o sistema de Prontuário Eletrônico do ProDoctor oferece (consulte a disponibilidade das funcionalidades em cada solução):
- Identificação completa do paciente com foto;
- Prontuário eletrônico assinado digitalmente no padrão ICP-Brasil, conforme as exigências legais;
- Impressão de pulseira e etiqueta de identificação do paciente;
- ProDoctor Telemedicina unificado ao PEP.
Tenha tudo do paciente em um só lugar, a alguns cliques do mouse, disponível onde e quando você precisar. Entre em contato com a nossa equipe de especialistas e solicite já o seu prontuário eletrônico no ProDoctor.
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Conclusão
Escolher o melhor sistema de prontuário eletrônico para sua clínica é uma decisão estratégica que impacta diretamente na qualidade do atendimento, na segurança dos dados dos pacientes e na eficiência da gestão.
Ao considerar as vantagens do sistema de prontuário eletrônico, fica claro que um software completo, como o ProDoctor, entrega não só tecnologia robusta, mas também tranquilidade jurídica, praticidade e integração com toda a operação clínica.
Se você ainda usa planilhas ou documentos físicos, está na hora de evoluir. Conte com o ProDoctor para transformar sua rotina, garantir conformidade com as normas vigentes e elevar a qualidade do seu atendimento.
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