No mundo dinâmico das clínicas médicas, fazer a gestão de documentos de uma clínica com eficiência é vital. Porém, com uma demanda crescente por serviços de Saúde, manter os registros bem organizados se torna um desafio.
Um levantamento do Finances Online mostrou que a falta de organização dos arquivos em uma empresa, seja ela de qualquer setor, podem levar a sérios prejuízos financeiros e de produtividade.
Para que você não passe por isso na sua clínica, vamos falar um mais um pouco sobre a importância de otimizar a gestão documental na sua clínica, te mostrar estratégias de como fazê-la, para que a equipe tenha sempre um acesso fácil e seguro aos arquivos importantes.
- O que é gestão documental?
- Estratégias para organização de documentos físicos e digitais de uma clínica
- Manutenção e segurança na gestão documental da clínica
- O software médico como aliado da gestão
O que é gestão documental?
A gestão documental, especialmente em um ambiente clínico, envolve o processo sistemático de organizar, armazenar, proteger e recuperar documentos.
Tais documentos compreendem registros de pacientes, formulários de consentimento, informações de seguros, e muito mais.
Seja de forma física ou digital, a organização dos documentos deve ser feita para otimizar o espaço de armazenamento, eliminando documentos vencidos ou que não são mais úteis.
Por que é importante realizar a organização de documentos?
Em primeiro lugar, é preciso colocar como prioridade o sigilo do paciente. Uma boa gestão de documentos de uma clínica garante a privacidade e a segurança das informações dos pacientes.
Documentos mal organizados ficam vulneráveis e podem ser perdidos, danificados ou até mesmo acessados por pessoas não autorizadas.
Em segundo lugar, mas não menos importante, está a eficiência operacional. Ter os documentos da clínica bem organizados aumenta a produtividade, porque reduz o tempo gasto na procura de documentos, o que aumenta a produtividade.
E não podemos esquecer de um aspecto muito importante: a conformidade legal. A gestão de documentos de uma clínica visa também assegurar que a clínica esteja cumprindo as normas regulatórias, como a LGPD, por exemplo.
É de suma importância que alvarás, licenças e outras documentações exigidas legalmente estejam com fácil acesso na clínica para serem apresentados sempre que requeridos.
Estratégias para organização de documentos físicos e digitais de uma clínica
Agora que você já sabe como a organização dos documentos pode fazer a diferença no dia a dia de uma clínica, deve estar se perguntando se existem formas práticas de fazer isso.
Sim, elas existem e nós vamos mostrar como é possível fazer isto sem enfrentar dificuldades.
1. Classificação dos documentos
Documentos burocráticos, administrativos, notas fiscais, fichas e prontuários… São muitos os documentos que circulam dentro da clínica, por isso, é importante criar um sistema de armazenamento bem estruturado, pois eles não podem se misturar.
O tempo de armazenamento dos documentos também precisa ser notificado. Alguns arquivos, como comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social, precisam ser mantidos por 30 anos. Já outros, como contas de água, telefone e luz, podem ser necessários por apenas 90 dias.
Você pode criar a melhor forma de organizar as informações para que elas possam ser facilmente acessadas pela equipe da clínica.
2. Digitalização de documentos e armazenamento em nuvem
Converta documentos físicos em formato digital. Isso não só economiza espaço físico mas também facilita a busca, a conservação e o acesso aos documentos.
O armazenamento de documentos digitais pode ser feito em nuvem, que podem ter espaços expandidos sempre que necessário.
Prontuário Digital do Paciente
Caso esteja planejando digitalizar Prontuários de pacientes, vale a pena lembrar que a Lei do Prontuário Digital, de número 13.787, promulgada em 2018, permite o descarte dos documentos originais, com algumas exceções, desde que os arquivos digitalizados sejam encriptados e assinados digitalmente com um certificado digital padrão ICP-Brasil.
A partir de agora, você pode usar o Prontuário Eletrônico do Paciente. Conheça, no vídeo, como funciona este recurso.
Manutenção e segurança na gestão documental da clínica
A gestão eficiente de documentos em uma clínica não só melhora a organização dos arquivos, mas também fortalece a confiança dos pacientes e aumenta a produtividade da equipe, além de levar a clínica a um nível superior de eficiência operacional.
Após estruturar a forma de organizar os documentos, é preciso garantir a manutenção e a segurança desses arquivos. Veja como fazer isso.
1. Backup regular
Faça backups regulares dos documentos para prevenir perdas devido a falhas técnicas ou desastres naturais.
2. Controle de acesso
Restrinja o acesso a informações sensíveis. Implemente políticas de senha e autenticação de dois fatores para aumentar a segurança em documentos digitais e fechaduras em arquivos físicos.
3. Auditorias frequentes
Realize auditorias regulares para assegurar que os documentos estão sendo gerenciados corretamente e que as práticas de segurança estão atualizadas.
O software médico como aliado da gestão
Para maximizar a eficiência na gestão de documentos de sua clínica, a escolha de um software médico de gestão robusto e confiável é essencial.
Um bom sistema não apenas simplifica a organização de arquivos, mas também unifica todos os aspectos da operação clínica, desde agendamentos até o gerenciamento de registros de pacientes.
Com um software médico de gestão, você pode automatizar muitos processos, reduzir a probabilidade de erros humanos, e garantir uma maior conformidade com regulamentações de Saúde.
Além disso, com funcionalidades avançadas como armazenamento em nuvem, acesso remoto e segurança de dados de ponta, você tem uma solução completa para transformar a maneira como a sua clínica gerencia sua documentação.
Como o ProDoctor ajuda na organização de toda a sua gestão
Com o ProDoctor, você pode incluir registros médicos, digitalizar documentos e prescrever receitas diretamente do seu dispositivo, de forma simples e rápida.
Além disso, é possível ter acesso, de forma prática e rápida, a toda a história clínica do paciente em uma única página, com possibilidade de aplicar filtros, agilizando a sua busca.
E tem mais: o Financeiro, no ProDoctor, é unificado com o Faturamento e o Controle de Estoque e o Controle de caixa é unificado com Prontuário Eletrônico do Paciente.
Sem dúvidas, o ProDoctor, hoje, é o sistema mais seguro e confiável do mercado. Atende plenamente à LGPD, sem brechas.
Como vimos, a assinatura digital no Prontuário Eletrônico não é apenas um detalhe. Quando o prontuário é assinado digitalmente, existe uma garantia de proteção de dados e um respaldo legal para todos os envolvidos – médicos e pacientes.
Documentos organizados com eficiência e dados sempre protegidos
Você pode se perguntar se com tantas informações o sistema não vai lento ou sobrecarregado. Sobre isso, temos outra boa notícia: a ProDoctor possui banco de dados isolado por cliente. Ninguém mais opera assim!
Além de garantir o desempenho, as chances de um ataque em massa aos dados vão a quase zero. E acredite: ciberataques assim são muito comuns, porque os dados da Saúde valem até mais do que os dados bancários para os hackers.
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