Administrar uma policlínica não é uma tarefa fácil. É um desafio permanente, pois envolve uma prática distante do setor de Saúde. Além de exigir conhecimentos específicos, também requer tempo. Ainda que você não tenha aprendido sobre gestão de negócios, se acaso deseja ter seu próprio empreendimento, precisa estar atento para alguns aspectos de vital importância.
Sendo assim, preparamos para você este post, onde encontrará dentre outros temas:
- Administrador profissional.
- Benefícios da Tecnologia.
- Software de Gestão.
- Infraestrutura.
- Lucro financeiro.
- Minimizando erros.
- Uso de Smartphones.
- Prontuário Digital do Paciente.
- Excelência no atendimento.
- Relação médico-paciente.
Administrador profissional
Antes de qualquer coisa, contrate um profissional experiente e de confiança. É ele quem vai administrar a policlínica, cuidando das questões financeiras, principalmente as mais complexas. Além disso, poderá não só indicar os melhores caminhos em termos de financiamentos ou investimentos a longo prazo, mas também auxiliar nas melhores tomadas de decisão para que sua policlínica possa investir no mercado financeiro.
Primeiramente, é preciso estar em alerta: jamais misture contas pessoais com as da clínica. Dessa forma, evitará dores de cabeça no futuro!
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Benefícios da Tecnologia
O desenvolvimento tecnológico é um poderoso aliado para resolver tanto os problemas administrativos e de pessoal quanto os de ordem financeira.
Administrar uma policlínica significa ter um trabalho diário ágil, eficiente e seguro. Mas, sem dúvida, a informatização permite tranquilidade, uma vez que disponibiliza soluções envolvendo prontuário, orçamento e o controle diário da movimentação financeira. Ao mesmo tempo, estará sempre de olho no equilíbrio das contas entre receita e despesa.
Software de Gestão
A fim de sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, a policlínica precisa ter lucro. Por isso, necessita de orientações para reduzir gastos, adotando, então, um bom software de gestão. Além de contratar pessoas de confiança e especialistas fora da área médica, a informatização da policlínica é essencial para seu desenvolvimento.
Com um aplicativo confiável, você terá em mãos ferramentas desenvolvidas especialmente para otimizar seu tempo, pois concentram todas as informações importantes em um único lugar.
Por exemplo: você terá uma radiografia completa da vida financeira da policlínica, com amplo controle de receita, despesa e estoque de material. Dessa forma, será possível projetar e estabelecer metas.
Tenha em mãos um levantamento acerca de todo o funcionamento da policlínica. Assim, os gastos de cada setor estarão devidamente detalhados.
Infraestrutura
Ao administrar uma policlínica, esteja atento à utilização da infraestrutura, como a energia elétrica e o saneamento. Por exemplo: utilize lâmpadas e torneiras mais econômicas, capazes de reduzir as tarifas de luz e água. A princípio, tais investimentos podem parecer dispendiosos, mas, depois, reverterão em queda nas respectivas contas, resultando em lucro.
Lucro financeiro
Um bom software vai te proporcionar rapidez no desenvolvimento de todos os processos internos da policlínica. Com isso, sua equipe aumentará a produtividade.
Além de possibilitar ajustar as despesas em função dos recursos disponíveis, consequentemente aumentará o faturamento. Portanto, alcançará o almejado lucro e, assim, poderá reinvestir na policlínica.
O aplicativo auxilia o faturista (ou a secretária) no trabalho de faturamento corretamente, conforme as determinações do padrão TISS. Desse modo, evita a perda de contas.
Minimizando erros
Para administrar uma policlínica, quanto mais você conseguir reduzir a probabilidade de erro e ganhar tempo, melhor para o fluxo de todo o trabalho. Assim, é importante ter uma Agenda inteligente, para que a secretária trabalhe com rapidez e maior eficiência. Dessa forma, o agendamento correto de todas as consultas reforçará a imagem da empresa diante dos pacientes.
Uso de smartphones
A utilização de smartphones em policlínicas agiliza a rotina e facilita o trabalho dos profissionais. Como resultado, aprimora a gestão financeira.
Seu uso permite que a empresa tenha uma administração eficiente e transparente. Assim, você perceberá os resultados imediatos, com reflexos na saúde financeira do seu negócio e a otimização do tempo. Além disso, os pacientes estarão mais satisfeitos, pois ganharão tempo e qualidade no atendimento.
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Prontuário Digital do Paciente
Para administrar uma policlínica, é preciso otimizar a gestão. Portanto, você precisa de um software de qualidade com o prontuário digital. A ferramenta é de fácil utilização, tanto pela secretária quanto pelo médico, permitindo marcar, cancelar e remarcar consultas. Assim, o médico não só visualiza a anamnese de todos os pacientes, como também pode preencher receitas sem dificuldade.
Além disso, pode manter contato com seus pacientes via e-mail. Assim, haverá uma clara redução nos custos e na utilização de papéis.
O trabalho de gestão é otimizado com a integração dos serviços digitais das policlínicas a diversos aplicativos, uma vez que os smartphones cada vez mais são usados como ferramentas para exames.
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Excelência no atendimento
Além da excelência no atendimento, é preciso usar ao máximo os recursos tecnológicos, uma vez que esta sintonia proporcionará uma excelente propaganda boca a boca de sua policlínica.
O nível de qualidade da prestação dos serviços precisa permanecer intacto. Cortando gastos supérfluos, consequentemente, será possível investir no aprimoramento e na qualidade do atendimento. Dessa maneira, esteja atento para o lado humano.
Relação médico-paciente
Procure ter uma estrutura mais enxuta, além de dar atenção especial para cada paciente, desde o instante em que entra no consultório até o fim da consulta. Assim, é possível deixá-los satisfeitos. Dessa maneira, estarão dispostos a retornar para nova consulta e ainda fazer a melhor divulgação sobre o atendimento recebido.
Além do seu conhecimento científico, o seu tratamento com os pacientes deve ser sempre especial e único, a fim de que cada um sinta o quanto você o considera importante. Crie e alimente vínculos, pois, dessa forma, ele não vai querer mudar de médico. E, com certeza, vai referendar seu nome para um conhecido ou amigo sempre que puder.
Pesquisa de satisfação
Você precisa saber como os pacientes avaliam sua policlínica. Dessa forma, faça uma pesquisa sobre o seu nível de satisfação, uma vez que isto possibilitará correções e melhorias.
Além disso, você poderá mensurar como vão os planos e revisar as metas. É preciso saber se os objetivos da policlínica têm sido alcançados. Por fim, mantenha o foco e não se esqueça da importância não só da comunicação interna, mas também externa. Reforce as ações de marketing digital e também divulgue a policlínica através de e-mails e das redes sociais.
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Conclusão
Com efeito, administrar uma policlínica não é uma tarefa fácil. Contudo, este passo a passo, com certeza, poderá ajudá-lo na empreitada. Nesse sentido, leia cada ponto, verificando, ao mesmo tempo, cada setor da empresa.
