Faturamento de convênios: 10 dicas de como fazer

Faturamento de convênios para clínicas e consultórios é um tema delicado e espinhoso. A ProDoctor Software sabe que essa é uma tarefa que não atrai e nem traz nenhum estímulo para os médicos, cujo propósito é cuidar cada vez mais dos pacientes e salvar vidas.

Pensando nisso, elaboramos este post com 10 dicas, com o propósito de deixá-lo distante das preocupações com questões burocráticas e números. Ao deixar esse trabalho para especialistas do setor, poderá cultivar a razão do que o encaminhou à Medicina, reforçando o relacionamento médico-paciente.

Entretanto, esteja atento e jamais se descuide, verificando os relatórios mensais, com o intuito de acompanhar a saúde financeira do seu empreendimento.

O faturamento de convênios é um processo fundamental para a sobrevivência e o desenvolvimento de clínicas e consultórios. É um ritual de trabalho que exige conhecimento e atenção. E que precisa ser realizado de maneira correta, para não prejudicar o pagamento pelos serviços médicos prestados aos planos de saúde.

Dessa maneira, os responsáveis pela tarefa evitarão as inoportunas glosas e possíveis prejuízos. Além disso, estarão colaborando para a manutenção do equilíbrio das contas do estabelecimento. Com isso, os gestores administrativos poderão delinear as melhores estratégias de crescimento, não só poupando recursos, mas também pesquisando oportunidades para investir.

No decorrer do post, abordaremos a importância de encaminhar o faturamento de convênios com a utilização de um excelente software de gestão médica, que tenha experiência e reconhecimento no mercado da Saúde Digital.

A seguir, confira nossos itens:

• Entender como funciona o faturamento de convênios
• O que são as contas médicas
• Capacitação dos funcionários
• Organização para facilitar o faturamento de convênios
• Nunca deixe para depois o faturamento de convênios
• Como evitar as glosas no faturamento de convênios
• Software de gestão ajuda no faturamento de convênios
• Agenda
• Agenda de salas, equipamentos e leitos
• Segurança na compatibilidade de dados
• Guias TISS

Dica 1 – entenda como funciona o faturamento de convênios

Antes de mais nada, é importante destacar, acerca dos convênios, que o médico tem um contrato com a operadora, em pessoa física ou jurídica.

O faturamento de convênios para clínicas e consultórios está diretamente ligado à saúde financeira de uma empresa que presta serviços médicos às operadoras dos planos de saúde. Da mesma forma que também atende aos pacientes particulares.

Entender como funciona todo o processo é muito importante para evitar erros, não se perder tempo e, principalmente, dinheiro. Com as noções corretas e respeitando os prazos legais para envio das guias, todo o procedimento pode ser feito de maneira tranquila e segura.

Desse modo, é preciso estar atento a cada etapa, sabendo como cada fase afeta o trabalho diário na empresa. Por ser uma atividade complexa, é necessário que o faturista não apenas tenha amplo conhecimento, como também acompanhe e esteja atualizado acerca de mudanças nos procedimentos por parte das operadoras.

O que são as contas médicas

Primeiramente, precisamos definir o que é lançamento de contas médicas. O consultor de Implantação Sênior da ProDoctor Software, Elizeu Zaquino Junior, explica que “a conta médica é a listagem dos procedimentos realizados pelo profissional, através de consultas exames e cirurgias, bem como dos materiais, medicamentos, taxas e diárias utilizados durante o atendimento ao paciente”. 

Dica 2 – Capacite os seus colaboradores

Trata-se de uma tarefa árdua e complexa. Por isso mesmo, para realizar o faturamento de convênio com perfeição, é fundamental investir na capacitação dos funcionários.  Além da participação em cursos de reciclagem e atualização, eles devem ter à mão materiais de apoio para consultas sempre que necessário, em caso de problemas e dúvidas.

Elizeu Zaquino Junior, destaca a importância do faturista ter o conhecimento teórico exigido para realizar bem o seu trabalho:

– Além de tornar o profissional mais capacitado para realizar o lançamento de contas médicas e o envio do faturamento, isso vai ajudá-lo a não ficar preso no automatismo. Não é apenas o lançamento da conta médica com a impressão ou não da guia médica, paciente e médico assinam a guia e depois esta é enviada para a operadora. É preciso ir além dessa operação mecânica. É preciso ir além disso. A pessoa precisa saber, entender o que está fazendo.

Dica 3 – Organização para facilitar o faturamento de convênios

Uma simples desatenção, como digitar um número errado ou perder um documento, é tão grave quanto esquecer de faturar um determinado procedimento. Ambos podem gerar prejuízos.

Portanto, a palavra de ordem é ter uma grande capacidade de organização. Não só controlando todas as informações necessárias, bem como mantendo a atenção no tempo a ser gasto para fazer o faturamento e enviá-lo dentro do prazo estabelecido pelas operadoras.

Nesse sentido, a concentração de todos os dados em um único local, com o uso de um software de gestão, proporciona ganho de tempo. Com toda a certeza, ninguém vai perder o sono e a calma vasculhando pilhas de documentos em papel porque uma simples folha desapareceu…

Dica 4 – Nunca deixe para depois o faturamento de convênios

Adiar tarefas é um grave erro, principalmente, quando o trabalho em um consultório/clínica tem grande fluxo de atendimento. Os dias vão passando, as semanas se aproximando do final do mês e… os prazos determinados têm que ser respeitados, sob pena de não pagamento.

Dessa maneira, é preciso estar atento ao volume de procedimentos realizados a cada dia e não perder tempo, pois a pressa também pode levar a erros, por menores que sejam. Como, por exemplo, o não preenchimento de uma guia. Assim, não deixe acumular as guias, uma vez que o lançamento de várias guias e lotes de uma só vez pode aumentar a possibilidade de algum erro ao se fazer o preenchimento.

Para evitar contratempos e facilitar o trabalho, é importante já separar as guias por convênios e manter um relatório diário. Além disso, tudo pode ser ainda mais facilitado com o software de gestão que traz a agenda vinculada ao faturamento.

O ideal é estabelecer um fluxo de trabalho que seja seguido à risca, de maneira padronizada, cobrindo desde a emissão da guia até a conferência de cada pagamento. Antes de fechar o lote para envio, revise tudo com a máxima atenção!

Dica 5 – Como evitar as glosas no faturamento de convênios

Este é um ponto de grande importância, conforme destaca o analista de Produto da ProDoctor Software, Marcelo Campos. Segundo ele, “o faturamento informatizado permite que a equipe responsável pelo setor gerencie melhor, ou muito melhor, as glosas, apresentando os devidos recursos à operadora e isto também é um ganho”.

Com relação aos repasses, o gerente de Operações da ProDoctor Software, Ricardo Oliveira, afirma que “os softwares de gestão foram além, uma vez que realizam o controle de recursos. Além disso, também configuram as regras do repasse, com todos os cálculos para seu pagamento sendo realizados em segundos”.

Como resultado, os erros ao realizar e receber pagamentos diminuem de forma significativa, pois o software de gestão dá conta perfeitamente do recado.

Dica 6 – Use um software de gestão, que ajuda no faturamento de convênios

Marcelo Campos destaca um dos grandes benefícios da utilização de um software de gestão.  Para ele, “sem um software de gestão, o faturista teria que pegar uma guia de papel da operadora e preenchê-la à mão. Ou, então, recorrer a uma plataforma da operadora e digitar cada um dos itens”.

O software médico pode ser implementado em todos os setores da clínica ou consultório. Dessa forma, é com a ajuda dele que os processos realizados diariamente ficam mais práticos e rápidos.

Ao preencher os dados manualmente, ressalta, podem ocorrer erros que comprometem várias informações. Segundo ele, uma delas, por exemplo, está ao fazer a cobrança de consultas e exames. Tais erros são um dos grandes motivos na hora de sair do controle e, principalmente, perder dinheiro.

Dica 7 – Tenha uma Agenda Médica eficiente

Com toda a certeza, a Agenda de Consultas Médicas é o princípio de toda a engrenagem para o bom funcionamento de uma clínica/consultório. Dessa maneira, você – principalmente sua secretária – precisa trabalhar com um software de gestão eficiente, fácil de usar e com o acesso simplificado.

É preciso ter em mente que o processo de faturamento já começa com o lançamento da conta médica na recepção. Certamente, isso torna o atendimento administrativo ao paciente mais ágil e eficaz, trazendo como resultado a sua satisfação.

O uso de um aplicativo racionaliza o trabalho, com ganho de tempo no atendimento e até mesmo em termos de segurança do paciente, que terá a comprovação da cobrança correta pelo serviço que lhe foi prestado. O software deve estar preparado para atender aos padrões exigidos pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e também ajudar a fazer a boa gestão a nível particular.

O controle total da agenda permite otimizar o tempo dos profissionais, além de possibilitar melhor atendimento aos pacientes. E, como resultado, proporcionar maior satisfação, uma vez que eles não sofrerão com esperas desnecessárias ou demora para que seus procedimentos sejam feitos.

Além disso, é importante lembrar que, na agenda, a grade de horários deve ser configurável, respeitando a demanda da clínica/consultório e dos médicos. Tudo isso, de maneira unificada com o Prontuário Eletrônico do Paciente.

Dica 8 – Conte com uma Agenda de Salas, Equipamentos e Leitos

Algumas clínicas ou consultórios realizam procedimentos que exigem equipamentos ou salas específicas para sua realização. O objetivo é auxiliar na logística do atendimento para a realização de determinados procedimentos. Estes poderão ou não incluir o uso de equipamentos específicos.

Só para ilustrar: se o estabelecimento de Saúde tem um aparelho de tomografia que é compartilhado entre os médicos, então a Agenda de Salas, Equipamentos e Leitos ajuda a gerenciar sua utilização, evitando o conflito de horários entre médicos e pacientes.

Além disso, em conjunto com a Agenda de Consultas do ProDoctor Corp, evita o conflito de horários do médico na Sala e no Consultório.

Dica 9 – Não descuide da segurança na compatibilidade de dados

Devidamente orientado por um consultor de Implantação, o faturista monta o pacote e o software carrega as informações automaticamente na ficha do paciente. Com o honorário do médico e a relação dos insumos do respectivo procedimento definidos, só resta imprimir a guia.

Marcelo Campos ressalta que “isso representa dinheiro”, acrescentando que “o médico tem a certeza de que não existem erros, já que o programa imprime a guia pronta”. Uma vez que os dados são compatíveis com aqueles exigidos pelos planos de saúde, o faturista tem mais tempo para se dedicar a outras atividades de igual importância.

– Ele poderá verificar o contrato e analisar se os valores cobrados estão em conformidade com ele. Então, poderá negociar com a operadora valores melhores, o que representa ganhos no faturamento – afirma.

Dica 10 – Guias TISS

Quando se fala em faturamento de convênios clínicas e consultórios, é impossível não falar sobre a Troca de Informações em Saúde Suplementar – TISS. Criada em 2006 pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), seu objetivo é claro: “Padronizar as ações administrativas, subsidiar as ações de avaliação e acompanhamento econômico, financeiro e assistencial das operadoras de planos privados de assistência à saúde e compor o Registro Eletrônico de Saúde”.

Ricardo Oliveira enfatiza que o padrão TISS foi um divisor de águas na forma de se fazer o faturamento médico. Conforme declarou, “antes não havia padrão e cada operadora de plano de saúde podia definir como o prestador iria cobrar pelos serviços e insumos. Isto gerava uma enorme dificuldade operacional, pois diversos formulários ou arquivos eletrônicos não eram padronizados. Com a TISS, a ANS padronizou todos os formulários, consultas, exames, internação, etc.”

A facilidade de uso dos programas da ProDoctor Software começa pelas inúmeras informações que disponibilizam. Ele acentua a importância do treinamento bem executado pela empresa. Assim, assegura que uma de suas grandes vantagens é gerir a clínica com mais confiabilidade nas informações, com rapidez e segurança. Tudo isto, após a configuração das regras, com poucos cliques.

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10 coisas que um bom software de gestão precisa ter
Quanto custa um software de gestão?

Conheça a ProDoctor

No mercado há mais de 25 anos, a ProDoctor Software possui soluções em gestão, que abrangem desde a agenda, até os repasses, controle de caixa, estoque, financeiro e o faturamento de convênios clínicas e consultórios. Conheça as versões:

ProDoctor Cloud Consultórios

Software na nuvem para pequenos consultórios. Disponível para iPad, iPhone, macOS e Windows, foi desenvolvido especialmente para seus dispositivos, utilizando todos os recursos existentes. Dessa forma, proporciona mais segurança e velocidade.

Acesse as informações quando e de onde quiser. Além do módulo de agenda completa, realize faturamento simples e registre evoluções e anamneses. Além disso, possibilita digitalizar documentos e exames com a câmera diretamente para o prontuário do paciente.

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ProDoctor Plus

Software para consultórios médicos e pequenas clínicas. Completo sem ser complexo, o Programa de gestão de Consultórios e Clínicas ProDoctor Plus cuida da sua agenda, dos prontuários e até do seu faturamento. Assim, sobra mais tempo para você cuidar dos seus pacientes.

Além disso, possui também comunicador interno, envio de SMS, relatórios, controle de estoque, auditoria, backup e catálogo de imagens.

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ProDoctor Corp

O programa mais completo no mercado para clínicas e policlínicas. 

Além de todas as funcionalidades do ProDoctor Plus, a versão Corp conta, principalmente, com agenda de salas e equipamentos, agenda de filas, estoque multilocal, controle de leitos e muito mais.

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Qual o melhor software para fazer o faturamento de convênios da sua clínica ou consultório?

O software de gestão da ProDoctor conta com uma série de funcionalidades além das que foram apresentadas nesse post e certamente é a melhor opção para simplificar o seu dia a dia! Se quiser saber mais sobre nossas soluções, basta entrar em contato através da Central de Atendimento pelo telefone 0800 725 2555 (Segunda à sexta das 7h às 18h)