Nos dias de hoje, para que um atendimento seja considerado de qualidade, ele precisa ser centrado no paciente. Uma das melhores maneiras de conseguir isso é adotando um Procedimento Operacional Padrão na Saúde, também conhecido pela sigla POP na Saúde, um verdadeiro ativo estratégico para sua clínica ou consultório.
Como você deve ter imaginado, isso está totalmente atrelado à Gestão da Qualidade, um sistema que surgiu e evoluiu juntamente com a indústria, a partir da primeira metade do século XX.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) surgiu na década de 1940, juntamente com os primeiros métodos de padronização e processos. Inclusive, o POP e a Certificação ISO 9001 são duas das principais ferramentas de controle de qualidade e de gestão dos processos de empresas atualmente.
Seja como profissional da Saúde ou como responsável por gerir uma clínica ou um consultório médico, sem dúvida, você busca melhorar constantemente a qualidade e aumentar a segurança do seu paciente, não é verdade? Por isso, te convidamos a continuar lendo este artigo para saber o essencial sobre o POP na Saúde e dar um salto na qualidade do seu atendimento.
Como começamos a entender ali na introdução, o Procedimento Operacional Padrão (POP) faz parte da Gestão de Qualidade Total.
Basicamente, o POP é um documento formal que descreve, de maneira detalhada e sistemática, como realizar tarefas ou processos específicos numa organização.
O objetivo do POP é garantir resultados consistentes, conforme os padrões de qualidade e o planejamento estratégico da empresa.
Sendo assim, ele pode ser entendido como um manual de instruções que dita o passo a passo de cada tarefa.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) visa organizar as atividades repetitivas realizadas em uma empresa, definindo itens como tempo de execução, materiais e ferramentas necessários, membros fundamentais para a realização de cada função, etapas, dentre outros aspectos.
No setor de Saúde, portanto, o POP é fundamental, pois garante a padronização das atividades, assegurando que todas as operações sejam realizadas de forma consistente e segura.
Podemos citar como um exemplo prático de POP na Saúde o detalhamento da administração de medicamentos intravenosos, incluindo:
É importante dizer que um software médico de gestão é uma ferramenta poderosa para otimizar a gestão de processos e assegurar a qualidade no setor de Saúde.
O sistema de gestão proporciona uma base sólida para a padronização, automação, monitoramento e melhoria contínua, garantindo que as organizações de Saúde possam oferecer serviços de alta qualidade de maneira eficiente e segura.
A seguir, vamos descobrir, em detalhes, a relevância do POP na Saúde.
O POP na Saúde garante que todas as tarefas sejam executadas da mesma forma, independentemente de quem as realize, o que é essencial para a consistência e a qualidade dos serviços de Saúde.
A adoção de um Procedimento Operacional Padrão reduz a variabilidade nos cuidados de Saúde, diminuindo o risco de erros e melhorando a segurança do paciente.
O POP na Saúde serve como um recurso de treinamento para novos colaboradores, fornecendo um guia conciso sobre como realizar procedimentos específicos.
Um Procedimento Operacional Padrão ajuda sua clínica a cumprir normas e regulamentações, como aquelas estabelecidas pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e outros órgãos reguladores, como o Conselho Federal de Medicina (CFM).
Através da revisão e atualização periódica dos POPs, as organizações de Saúde podem continuamente aprimorar seus processos e práticas.
O Procedimento Operacional Padrão na Saúde é uma ferramenta de Gestão da Qualidade que busca a excelência na qualidade de serviço, procurando minimizar erros nas ações rotineiras, de forma dinâmica, passível de evolução que busca profundas transformações culturais na instituição, nos aspectos técnico e político-institucionais.
Sendo assim, confira, a seguir, em que áreas é possível aplicá-lo.
É possível elaborar um Procedimento Operacional Padrão detalhando como realizar procedimentos médicos e de enfermagem, como, por exemplo, administração de medicamentos, coleta de amostras, cuidados com feridas, etc.
Outro exemplo de aplicação de POP na Saúde inclui instruções sobre processos administrativos, como agendamento de pacientes, gerenciamento de registros médicos, e gestão de materiais e equipamentos.
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É muito importante criar um Procedimento Operacional Padrão estabelecendo normas para a limpeza e desinfecção de ambientes, equipamentos e instrumentos, essenciais para o controle de infecções hospitalares.
Em relação à segurança dos trabalhadores da Saúde, o POP pode ser elaborado com orientações sobre o uso correto de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), procedimentos de descarte de resíduos, e práticas seguras para a manipulação de substâncias perigosas.
Por fim, é interessante a elaboração de um POP na Saúde que forneça diretrizes para a comunicação e o atendimento ao paciente, garantindo uma abordagem humanizada e eficiente.
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A Resolução RDC n.º 44, da Anvisa, publicada em 2009, dispõe sobre as Boas Práticas Farmacêuticas.
Nela, podemos encontrar uma série de regras para o funcionamento de farmácias e drogarias no Brasil, incluindo o controle sanitário do funcionamento, dadispensação e da comercialização de produtos e da prestação de serviços.
Para além disso, a RDC n.º 44 traz o Manual de Boas Práticas (MBP) e os Procedimentos Operacionais Padrão (POP).
De forma resumida, temos que todos os funcionários de farmácias e drogarias devem passar por capacitação para o cumprimento da legislação sanitária referente ao setor e para o domínio dos POPs do estabelecimento, que devem ser definidos para as seguintes tarefas:
Em situações de fiscalização, os auditores podem requerer a apresentação do POP e até mesmo revisá-lo com os profissionais para garantir que estejam familiarizados com o conteúdo do documento. Caso essa exigência não seja cumprida, pode ocorrer a autuação do estabelecimento.
É importante lembrar que, periodicamente, é necessário apresentar uma revisão do POP da farmácia, mesmo que não tenha ocorrido nenhuma alteração. Portanto, os POPs devem ter edições atualizadas e registradas regularmente.
Para elaborar um POP é necessário seguir alguns passos básicos. Porém, lembre-se sempre de adaptá-los à realidade da sua clínica ou consultório.
Algumas etapas importantes são:
Vale a pena dizer que o POP deve ser elaborado pelo colaborador que executa a tarefa em cada setor, já que ele é quem melhor conhece o processo.
O documento deve ser redigido com atenção e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela sua clínica. Para tanto, necessita de uma validação formal do responsável.
É importante que os documentos tenham um padrão de elaboração, assim será mais rápido elaborá-los no dia a dia.
Uma sugestão de itens que o documento com o Procedimento Operacional Padrão precisa incluir:
Por fim, também é preciso ter em mente que o POP é um documento vivo, que deve ser revisado e atualizado regularmente, para refletir novas evidências científicas, mudanças regulatórias e melhorias nos processos internos.
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Como dissemos, o POP é um documento que deve atender à realidade e aos objetivos de uma instituição.
Assim, recomendamos não copiar POPs de outras organizações. Pense nas características da sua clínica e adeque os processos para suas especificidades.
Outro ponto importante é que a linguagem do documento precisa ser entendida por todos os envolvidos naquela operação. Para evitar confusões, não utilize palavras difíceis ou que não façam parte do vocabulário corriqueiro.
Após a elaboração e implementação do seu POP, monitore os processos regularmente, garantindo o seu cumprimento.
Como vimos ao longo deste artigo, o Procedimento Operacional Padrão é fundamental na Gestão da Qualidade no atendimento de Saúde, além de garantir a segurança do paciente.
Isto é, implementar um POP na Saúde eficaz na sua clínica ou consultório – e segui-lo – pode resultar em um atendimento mais seguro, eficiente e de alta qualidade.
Além disso, é importante contar com ferramentas que facilitem o cumprimento do que foi estabelecido no POP e que otimizem os processos dentro da sua clínica ou consultório.
É por esse motivo que ter um software médico eficiente em sua clínica ou consultório fará toda a diferença na gestão de processos e da qualidade.
Um software médico de gestão, como o ProDoctor, centraliza todas as informações relevantes, como registros de pacientes, agendamentos, prescrições, além de fornecer dashboards e relatórios, tudo em um único sistema.
Isso facilita o acesso rápido e eficiente a dados essenciais. Assim, fica mais fácil monitorar e auditar processos, identificar padrões e detectar áreas que precisam de melhoria.
Sem falar que, com um software médico, diversas tarefas administrativas, como agendamento de consultas, envio de lembretes e faturamento, ficam automatizadas. Isso reduz a carga de trabalho manual e minimiza erros operacionais.
Dessa forma, os processos são realizados de maneira consistente e conforme os padrões estabelecidos, contribuindo para a manutenção da qualidade.
|Leia também: Acreditação ONA: como o ProDoctor pode te ajudar no processo.
A implementação eficaz de um POP na Saúde requer um planejamento cuidadoso, além do envolvimento de toda a equipe, que deve estar comprometida com a melhoria contínua.
Entretanto, é comum encontrar alguns desafios na hora de elaborar e colocar em prática o seu Procedimento Operacional Padrão.
Contudo, lembre-se que superar tais desafios é o pontapé para ter processos seguros e eficientes para você, para os funcionários da clínica e para o seu paciente.
Aqui estão alguns dos maiores desafios e algumas sugestões para superá-los:
É comum ao ser humano ser resistente à mudança em algumas situações, sobretudo quando já estão habituados a algumas práticas.
Uma saída para este problema pode ser uma campanha interna de educação, bem como ter uma cultura de treinamentos.
Outra estratégia que pode funcionar é convidar os profissionais a se envolverem na criação do POP, para que sintam que suas experiências e opiniões são valorizadas.
Como sabemos, existem diversos procedimentos médicos e administrativos, e que cada um possui a sua complexidade, o que pode dificultar a padronização.
Nesse caso, você pode desenvolver um POP específico para cada área e processo, garantindo que sejam detalhados e adaptados às particularidades de cada setor.
Os POPs precisam ser revisados e atualizados regularmente para refletir novas evidências científicas, mudanças regulatórias e melhorias nos processos.
Mas não deixe que isso seja um fator desmotivador! Estabeleça um cronograma de revisão, que pode ser anual, por exemplo, e cumprido por um “comitê interno” de qualidade.
Procure manter-se informado sobre as mudanças regulatórias e garantir que os POPs sejam adaptados rapidamente para estar em conformidade.
Um grande desafio na implementação de um POP na Saúde é fazer com que todos os profissionais de Saúde envolvidos compreendam e saibam executar os procedimentos operacionais padrão adequadamente.
Em casos assim, a solução pode ser adotar programas de treinamento, além de fornecer recursos de apoio, como manuais e workshops regulares.
Integrar os POPs com sistemas de gestão de Saúde pode ser tecnicamente desafiador.
Uma dica de ouro é optar por um sistema de gestão que seja parametrizável e que te ofereça um suporte técnico adequado.
Avaliar se os POPs estão sendo seguidos corretamente e se são eficazes pode ser desafiador.
Para isso, faça um monitoramento contínuo e auditorias regulares, além de coletar feedback dos profissionais de Saúde para ajustes necessários.
Deparar-se com recursos financeiros e humanos limitados para desenvolver, implementar e manter POPs pode ser um obstáculo.
Se isso acontecer, procure alocar recursos de forma estratégica, buscar parcerias e financiamentos, e utilizar tecnologias que possam facilitar a implementação e manutenção dos POPs.
A elaboração e a implementação de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) são essenciais para garantir a padronização, segurança e qualidade nos seus serviços de Saúde.
Eles fornecem diretrizes claras que ajudam a minimizar erros, melhorar a eficiência e assegurar que todas as práticas estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
Além disso, a adoção de um software médico de gestão complementa esses esforços ao centralizar informações, automatizar processos e facilitar o monitoramento em tempo real.
Juntos, os POPs e o software de gestão formam uma base robusta para uma clínica de Saúde que busca excelência operacional, segurança do paciente e melhoria contínua dos serviços prestados.
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