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Planilha para marcar consultas: vale a pena?

Atualizado em 18/06/2019

Planilhas para marcar consultas

Planilha para marcar consultas em uma clínica/consultório, é melhor para a secretária do que utilizar agendas de papel. A funcionária poderá trabalhar com aplicativos Excel. Ou, com um software de gestão, que traz várias vantagens. E não apenas no agendamento dos pacientes.


O importante é analisar os pontos positivos e negativos de um e de outro. Além disso, é importante observar qual a real necessidade do seu empreendimento para fazer a escolha correta. Pense sempre em termos de eficácia e lembre-se que uma economia com algo mais em conta ou gratuito pode não ser a opção ideal para seu empreendimento.


Vantagens e desvantagens do uso da planilha para marcar consultas


Vantagens e desvantagens do uso da planilha para marcar consultas 


A planilha Google é gratuita e funciona de maneira semelhante à do Excel. Se muitas pessoas preferem trabalhar com planilhas, geralmente optam por serem gratuitas. Todavia, é importante ressaltar que esta é sua única vantagem, pois, de outro lado, apresenta inúmeras desvantagens.


Uma delas é não ter proteção contra o acesso de outras pessoas. A segurança dos dados em uma clínica/consultório é fundamental e não há como segregar funções, delimitando quem pode acessar o que e qual conteúdo da planilha pode ser acessado por determinado usuário.


Assim, o computador com a planilha pode facilmente ser acessado por qualquer pessoa que estiver diante da máquina, até mesmo de forma remota. Além disso, não é possível identificar o usuário que fez algum tipo de alteração na planilha.


A planilha não permite um gerenciamento dos dados. Por exemplo: o usuário não consegue trabalhar da mesma forma que se estivesse usando um software. Embora a planilha do Google permita o acesso compartilhado dentro de uma empresa, já com a planilha do Excel isto nem é possível.


No programa, todos podem acessar as mesmas informações. Por exemplo, duas recepcionistas trabalham na agenda do mesmo médico, enquanto ele também consegue fazer o mesmo. Isto não interfere no trabalho dele. E vice-versa.


Analisemos, por exemplo, se você entregar uma cópia eletrônica da planilha para uma pessoa. Consequentemente, ela terá em mãos todo o seu conteúdo, sem restrição.




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Proteção para o usuário


Por outro lado, em um banco de dados, a pessoa precisa ter um conhecimento básico da ferramenta e saber a senha de acesso. Além disso, alguns conteúdos poderão estar em formatos que necessitam de uma conversão para serem reconhecidos e lidos.


Sem dúvida, isso demanda conhecimento. O que representa uma maior proteção para o usuário.


Além disso, a planilha para marcar consultas não apresenta telas amigáveis, ao contrário da grande maioria dos softwares. A utilização de planilhas em Excel demanda ter conhecimentos básicos, pelo menos, para inserir os dados e trabalhar com eles.


Por outro lado, nos softwares, o trabalho para preenchimento dos dados é muito fácil de ser realizado. Não apenas pelo fato do trabalho ser acompanhado por especialistas, mas também porque a secretária passará por um treinamento e contará com total apoio quando precisar do suporte técnico.


Ao passo que os programas geram relatórios, a planilha para marcar consultas não possibilita imprimir, por exemplo, as guias TISS, pois não gera os arquivos de faturamento a serem enviados para as operadoras dos planos de saúde.


Gerenciamento insatisfatório


Gerenciamento Insatisfatório com a planilha para marcar consultas


Ou seja, uma planilha para marcar consultas oferece funcionalidades muito básicas, que certamente não atenderão às necessidades do site consultório. Em resumo, não há um gerenciamento de dados suficiente para que o médico possa tomar as decisões necessárias.


A planilha para marcar consultas pode até ser usada como uma ferramenta adicional, no setor administrativo. Entretanto, em momento algum poderá substituir um software desenvolvido especificamente para a administração de um consultório/clínica.


Geralmente, a utilização da planilha para marcar consultas é na recepção e, mais ainda, no setor administrativo.


Com relação ao prontuário médico, o seu uso torna-se ainda mais inviável, pois o registro das observações do médico pode ser muito extenso. O formato das planilhas não é apropriado para o registro de textos longos.


Em resumo, analise bem o que será melhor para o seu empreendimento. E lembre-se sempre do velho adágio popular: “o barato pode sair caro”.


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