Quando o consultório ou a clínica não possui um um software médico, muitas vezes, a solução é recorrer a uma planilha de agendamento de consultas para manter um gerenciamento do fluxo de pacientes. Sem dúvidas, essa opção ainda é melhor que usar uma agenda de papel. Mas será que a mais eficiente?
Imagine que, pela manhã, tudo está devidamente organizado, mas aí começam a ocorrer atrasos, remarcações, faltas, pedidos de encaixe. Se não houver o devido controle, o que era um cenário de paz pode virar uma grande dor de cabeça.
Ao ter um sistema que automatiza processos, manda avisos inteligentes e mostra possibilidades de agendamento e reagendamento em um clique, a possibilidade de as coisas desandarem. Neste artigo, queremos te apresentar algumas informações importantes para que você decida que tipo de agenda é ideal para o seu dia a dia: a planilha em um software de terceiros, como o Excel ou Google Sheets, ou uma agenda médica prática e unificada ao prontuário, num sistema de gestão.
Acompanhe aqui:
- Problemas que o uso da planilha de agendamento de consultas pode trazer
- As desvantagens do Google Sheets
- As desvantagens de usar o Excel como agenda médica
- Usando a Agenda Médica do software de gestão
- Outras vantagens de usar um software médico
- 4 motivos para escolher a agenda médica do ProDoctor e abandonar as planilhas
Problemas que o uso da planilha de agendamento de consultas pode trazer
Para começar a organizar a agenda médica do consultório ou da clínica, provavelmente você precisou montar a sua própria planilha de agendamento de consultas em uma ferramenta como o Excel ou o Google Sheets, ou já pesquisou modelos prontos, disponíveis para download na internet e usar em software como o Excel.
De modo geral, uma planilha de agendamento de consultas não apresenta telas amigáveis, ao contrário da grande maioria dos softwares. Apesar de parecer simples, as planilhas e os programas que as geram são cheios de fórmulas e atalhos e comandos nem sempre óbvios, que exigem uma preparação de quem vai utilizar a ferramenta no dia a dia.
Além disso, utilizar recursos gratuitos ou pirateados pode colocar em risco a segurança dos dados dos pacientes ou parar de funcionar caso haja problemas com a internet ou mesmo com a licença do software.
Pense sempre em termos de eficácia e lembre-se que uma economia com algo mais em conta ou gratuito pode não ser a opção ideal para seu empreendimento.
As desvantagens do Google Sheets
Se muitas pessoas preferem trabalhar com planilhas, geralmente optam por serem gratuitas. A planilha Google é gratuita e funciona de maneira semelhante a do Excel.
Todavia, é importante ressaltar que esta é sua única vantagem, pois, de outro lado, apresenta inúmeras desvantagens.
Uma delas é não ter proteção contra o acesso de outras pessoas. A segurança dos dados em uma clínica ou consultório é fundamental e não há como segregar funções, delimitando quem pode acessar o que e qual conteúdo da planilha pode ser acessado por determinado usuário.
Assim, o computador com a planilha de agendamento de consultas pode facilmente ser acessada por qualquer pessoa que estiver diante da máquina, até mesmo de forma remota. Além disso, não é possível identificar o usuário que fez algum tipo de alteração na planilha.
As desvantagens de usar o Excel como agenda médica
A utilização de planilhas em Excel demanda ter conhecimentos básicos, pelo menos, para inserir os dados e trabalhar com eles.
Por outro lado, nos softwares, o trabalho para preenchimento dos dados é muito fácil de ser realizado. Não apenas pelo fato do trabalho ser acompanhado por especialistas, mas também porque a secretária passará por um treinamento e contará com total apoio quando precisar do suporte técnico.
A planilha de agendamento de consultas não permite um gerenciamento dos dados. Por exemplo: o usuário não consegue trabalhar da mesma forma que se estivesse usando um software. Embora a planilha do Google permita o acesso compartilhado dentro de uma empresa, já com a planilha do Excel isto nem é possível.
No programa, todos podem acessar as mesmas informações. Ou seja, duas recepcionistas trabalham na agenda do mesmo médico, enquanto ele também consegue fazer o mesmo. Isto não interfere no trabalho dele. E vice-versa.
Analisemos, por exemplo, se você entregar uma cópia eletrônica da planilha para uma pessoa. Consequentemente, ela terá em mãos todo o seu conteúdo, sem restrição.
|Leia também: Gestão de Clínicas: O Guia Definitivo
Usando a Agenda Médica do software de gestão
Ao dispensar o uso de agendas de papel e as planilhas de agendamento de consultas para adotar a agenda digital de um software médico, não é só o profissional de Saúde e a secretária que saem ganhando – os pacientes também ficam mais satisfeitos.
Isso porque é possível ter, na mesma tela, uma visão geral dos status de todos os pacientes e médicos.
O resultado disso é mais agilidade, o que ajuda muito em casos de urgência, e menos possibilidades de aglomeração na recepção ou de faltas e horários vagos sem necessidade.
Neste momento, é preciso optar por um software médico que ofereça uma agenda médica de fácil usabilidade e inteligente, que contribua para a produtividade e que forneça informações confiáveis para o faturamento mensal.
Outra grande vantagem de usar um software médico é que ele oferece muitas outras funcionalidades indispensáveis para o dia a dia, como:
- Prontuário eletrônico do paciente (se for unificado à agenda médica, melhor ainda!);
- Controle financeiro;
- Gestão de estoque;
- Comunicador interno e muito mais.
Todos esses recursos são essenciais para uma gestão eficiente.
Outras vantagens de usar um software médico
Quando se utiliza um software médico, lida-se com um banco de dados. Só tem acesso a ele quem tem um conhecimento básico da ferramenta e possui um login e uma senha de acesso.
Além disso, alguns conteúdos poderão estar criptografados ou em formatos que necessitam de uma conversão para serem reconhecidos e lidos.
Sem dúvida, isso demanda conhecimento. O que representa uma maior proteção para o usuário.
Ao passo que os programas geram relatórios, a planilha de agendamento de consultas não possibilita imprimir, por exemplo, as guias TISS, pois não gera os arquivos de faturamento a serem enviados para as operadoras dos planos de saúde.
4 motivos para escolher a agenda médica do ProDoctor e abandonar as planilhas
1. É fácil de usar.
Com uma interface amigável e com recursos visuais que facilitam a usabilidade, proporcionando uma navegação fluida.
Além disso, tem uma grade de horários muito simples de gerenciar. Assim, fica mais fácil fazer agendamentos separados por tipo (consultas, exames e cirurgias).
2. É inteligente.
A agenda no ProDoctor é unificada ao prontuário do paciente. E mais: cada usuário do sistema possui uma agenda exclusiva.
A tecnologia da agenda médica no ProDoctor emite avisos sobre pendências do paciente, retornos e agendamentos futuros.
Isso faz com que seja mais prático fazer remarcações e retornos, pesquise por pacientes agendados e horários vagos.
Usar a agenda médica do ProDoctor agiliza e facilita o trabalho da secretária desde a chegada dos pacientes, permitindo a identificação de casos de urgência. Tudo isso ajuda a otimizar o tempo, possibilitando uma rotina mais produtiva e eficiente.
3. Possui as funcionalidades que você realmente precisa.
Além de agendar a fila de pacientes, a agenda médica do ProDoctor permite o agendamento de salas e de equipamentos. Assim, é possível gerenciar o fluxo de atendimentos, evitando conflitos de horários.
Com uma agenda assim, inteligente, criar uma logística de atendimento na realização de determinados procedimentos, incluindo ou não o uso de equipamentos específicos, passa a ser uma tarefa simples.
4. Oferece confirmação de consulta via WhatsApp com maior taxa de resposta do mercado e atualização automática na agenda.
Nosso serviço de confirmação de consulta, teleconsulta e exames pode ser feito via SMS e/ou WhatsApp, que possui selo de verificação e é homologado pela Meta (Facebook), e ainda conta com Inteligência Artificial eficiente.
A taxa de resposta tem chegado a 88%, a maior do mercado! Sabe por quê? Simplesmente porque o paciente recebe um link seguro para clicar e realizar a confirmação.
Isso quer dizer que, além de diminuir o absenteísmo, este recurso reduz o tempo gasto com ligações.
Após a confirmação ou a não confirmação, a atualização é feita automaticamente na agenda.
Este serviço também dá a opção de envio de mensagens com informações de preparo para realização dos exames e instruções prévias para consulta. Muito bom, não é mesmo?
Esqueça a planilha de agendamento de consultas: escolha hoje mesmo o melhor software médico
Como podemos concluir, a planilha de agendamento de consultas oferece funcionalidades muito básicas, que certamente não atenderão às necessidades do site consultório.
Em resumo, não há um gerenciamento de dados suficiente para que o médico possa tomar as decisões necessárias.
Com relação ao prontuário médico, o seu uso torna-se ainda mais inviável, pois o registro das observações do médico pode ser muito extenso. O formato das planilhas não é apropriado para o registro de textos longos.
A planilha pode até ser usada como uma ferramenta adicional, no setor administrativo. Entretanto, em momento algum poderá substituir um software desenvolvido especificamente para a administração de uma clínica ou consultório.
Portanto, analise bem a realidade da sua clínica e do seu consultório. E se você chegar à conclusão que precisa de um software médico, conte com a expertise e a segurança que a ProDoctor tem a oferecer.
