Como fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade na clínica e no consultório médico? Eis uma grande pergunta, não só pelo tamanho da frase, bem como pela importância que representa para a saúde financeira do seu estabelecimento.
Ter uma clínica ou um consultório é um negócio como qualquer outro e é preciso estar atento e pronto para se posicionar em um setor do mercado cada vez mais competitivo. Neste artigo, trazemos para você informações que poderão te ajudar a entender como utilizar bem o tempo de trabalho e, ao mesmo tempo, ter resultados positivos em termos de produtividade.
Nesse sentido, convidamos você para seguir os tópicos abaixo:
- O que é produtividade e o que significa gerir o tempo?
- O fator qualidade e a gestão do tempo
- Como fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade
- A importância de um software para fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade na clínica e no consultório médico
O que é produtividade e o que significa gerir o tempo?
Pensar que aumentar a produtividade é atender o maior número de pacientes no menor espaço de tempo, e ainda economizando recursos, é um engano.
E, se acaso você ainda acredita nisso, está colocando em risco a qualidade do atendimento em sua clínica ou consultório.
Pelo contrário! Quantidade não é sinônimo de qualidade. A produtividade depende da forma como a gestão do tempo será conduzida por você e todos os colaboradores em seus respectivos setores.
Principalmente, tendo como objetivo satisfazer plenamente as necessidades daqueles que procuram seu estabelecimento.
Na realidade, a produtividade é o retrato da eficiência alcançada pelo seu estabelecimento em sua rotina de trabalho. Ela permite que você avalie se os recursos disponibilizados foram utilizados corretamente, alcançando a meta estabelecida.
Alcançar mais resultados com menos recursos
Da mesma forma que produtividade é a capacidade de produzir mais com menos, a gestão do tempo está relacionada à priorizar o que deve ser feito, calculando bem o tempo de cada atividade.
Antes de mais nada, você precisa ter em mente qual o padrão de qualidade que pretende oferecer nas consultas. E verificar com exatidão qual o número de atendimentos diários que asseguram a qualidade do atendimento. Isso sem perder de vista que a questão financeira e a margem de lucro devem ser estudadas com o mesmo rigor.
Nesse sentido, recorra a gestores de reconhecida experiência, a fim de não gastar recursos dando tiros na água.
O importante é que todos os setores estejam conscientes dos propósitos da clínica ou consultório em termos de manutenção e crescimento. Proporcionando o melhor serviço em cada área do estabelecimento.
A produtividade resulta de um trabalho desenvolvido de maneira inteligente. Gerindo bem o tempo, sem desperdiçá-lo, poupando recursos e controlando os esforços.
Portanto, é preciso estar atento ao planejamento e ter total controle sobre o desenvolvimento dos processos rotineiros em sua clínica ou consultório.
O fator qualidade e a gestão do tempo
A sobrevivência, o crescimento e a permanência de uma clínica ou consultório no mercado estão diretamente ligados aos índices positivos.
Os resultados apresentados em números e porcentagens devem ser analisados detidamente, em cada setor, pelos administradores.
Nesse sentido, deve-se utilizar os Indicadores KPI de produtividade para clínicas e consultórios, com o intuito de direcionar corretamente as ações e seguindo as metas delineadas.
Esses indicadores permitem que os gestores façam o acompanhamento da evolução dos processos em curso em cada área do seu estabelecimento.
O mais importante é que você defina com seus assessores quais os indicadores de desempenho mais adequados que deverão ser utilizados, com o propósito de obter sucesso na estratégia delineada.
Sem dúvida, é uma ferramenta de grande importância para que o desempenho dos profissionais seja analisado. Dessa maneira, os KPIs de produtividade revelarão uma análise sucinta dos resultados.
Como resultado, os processos poderão ser sempre aprimorados, daí sua importância em termos estratégicos.
A qualidade do processo é o indicativo por excelência para que as tarefas executadas em cada processo sejam analisadas.
Dela resultarão detalhes importantes para que possíveis falhas sejam corrigidas, permitindo que novas soluções sejam apontadas para recolocar a estratégia da empresa nos trilhos.
Com relação à qualidade dos serviços prestados, as informações recolhidas serão um importante referencial em termos de como o paciente é atendido, desde o instante que conversa pela primeira vez com a secretária, pessoalmente ou por telefone, até o final da consulta médica.
Conforme abordaremos mais à frente, as pesquisas de satisfação devem ser realizadas periodicamente.
Como fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade
Antes de mais nada, você precisa conhecer quem é seu público-alvo, ou seja, quem são seus pacientes.
Existem várias formas de como fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade. Uma delas é ter um serviço de excelência na recepção de sua clínica ou consultório.
Dessa maneira, poderá planejar e colocar em ação a melhor estratégia para conversar com públicos diferentes, adotando uma linguagem distinta, direta e, certamente, mais eficaz.
Além disso, reforçamos, é de suma importância que realize pesquisas de satisfação, a fim de saber quais são os pontos de destaque e possíveis erros que prejudicam a qualidade do atendimento.
Conheça o seu diferencial
Você não tem tempo para mergulhar a fundo nos processos de gerenciamento. Mas, deve ter ao seu lado uma equipe capaz de te repassar as informações fundamentais do gerenciamento da clínica ou consultório.
Dessa maneira, é fundamental que saiba, antes de tudo, qual é o diferencial do seu empreendimento.
O que isso significa e implica? Primeiramente, significa que você deve conhecer bem os seus pacientes e as motivações que os levam a retornar para as consultas, determinando assim o seu diferencial. Isso é importante para que você e os gestores possam identificar os principais fatores.
Por exemplo: atendimento das secretárias, atenção do profissional durante a consulta, pós-atendimento através de SMS, WhatsApp verificado para realizar a conformação das consultas e evitar faltas, além de oferecer uma boa localização, infraestrutura, limpeza e higiene.
Faça pesquisas de satisfação
Periodicamente, com toda a certeza, as pesquisas de satisfação revelarão a devida importância que os pacientes dão a cada um desses tópicos.
Ao mesmo tempo, permitirão que você tenha conhecimento dos pontos fracos, recebendo ainda sugestões para providenciar correções e implantar melhorias.
Para realizá-la, informe ao paciente, antes do atendimento, que ele poderá responder ao questionário após a consulta ou, com mais calma, pela Internet. Se acaso ele optar por essa opção, envie o formulário com as perguntas por e-mail, SMS ou WhatsApp.
Contudo, o mais importante é que os dados apontados pelas pesquisas de satisfação não fiquem apenas registrados no papel.
As medidas necessárias para as melhorias pedidas pelos pacientes devem ser providenciadas com a maior agilidade possível.
Assim que tiver conhecimento do ponto forte de sua clínica ou consultório, analise os dados de sua produtividade. Revise, com a sua equipe, como essa produtividade pode ser medida.
E, importante: não tente medir todos os índices de produtividade ao mesmo tempo. Amparado pelos seus assessores, comece pelo principal. Escolha um recurso e um resultado para fazer o cálculo, avaliando bem os dois fatores.
Utilize um bom software para fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade na clínica e no consultório médico
Automatizar os processos já é um grande passo para gerir o tempo e aumentar a produtividade dos profissionais da Medicina. Porém, a possibilidade de unificar funcionalidades e centralizar informações irá otimizar ainda mais o seu tempo!
Um bom exemplo disso é poder contar com o Financeiro unificado ao Faturamento e Controle de Estoque no sistema médico.
Para fazer a gestão do tempo e aumentar a produtividade na clínica e no consultório médico você precisa trabalhar com um software de reconhecida qualidade no mercado.
Nesse sentido, o sistema deverá proporcionar benefícios importantes em todos os setores do estabelecimento. Desde a marcação de consultas, até o atendimento médico, facilitando o trabalho das secretárias e dos médicos, através da Agenda e do Prontuário Digital.
Além disso, um bom software médico deve contemplar todas as operações para realizar com agilidade e sem erros o controle financeiro e de estoque da clínica ou consultório.
Corretamente parametrizado, um software de gestão é a melhor solução para o setor de faturamento, uma vez que, em segundos, permite a impressão total e sem erros de uma guia.
Conforme enfatiza o consultor de Implantação Sênior da ProDoctor Software, Elizeu Zaquino Junior: “É fundamental ter um software de gestão, que deve estar preparado para atender aos padrões exigidos pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e que também ajude a fazer a boa gestão a nível particular”.
Gestão à vista: os dashboards gerenciais
É importante ressaltar o papel de grande relevância dos dashboards gerenciais do ProDoctor para a gestão de qualquer empresa.
A consolidação de vários dados (geralmente distribuídos em inúmeros relatórios) em um único painel gráfico permite aos gestores ter uma visão global e imediata das informações do estabelecimento médico.
Dessa maneira, é possível analisar os dados de maneira assertiva e objetiva. Só para ilustrar, com esta ferramenta gerencial, em um único painel, o responsável pela gestão da clínica ou consultório tem a visão completa da saúde financeira do estabelecimento, seja de maneira mensal, trimestral ou mesmo anual. Ao ver e analisar receita e despesa, pode escolher a visão conforme seu objetivo.
Confira também os benefícios proporcionados pela Agenda de Salas e equipamentos.
Em detalhes, veja o depoimento dos gestores sobre como o Gastrocenter transformou sua gestão com o ProDoctor Corp.
Também confira o relato da experiência dos gestores sobre a forma como o Centro Médico Lapacor mudou o patamar de gestão com o ProDoctor Corp.
