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Como reduzir gastos no consultório e na clínica

Atualizado em 11/04/2019

Como reduzir gastos no consultório e na clínica

Como reduzir gastos no consultório e na clínica? Essa é uma pergunta que todo médico/administrador deve se fazer sempre!


Você tem uma boa carteira de pacientes e sua agenda está sempre cheia. Mas, quando verifica as contas do mês se assusta com a queda no faturamento da clínica e o aumento inesperado das despesas. O que terá acontecido? Se você não gosta e nem dispõe de tempo para lidar com números, precisa urgentemente repensar a situação administrativa do seu consultório/clínica.


A realidade atual tem apresentado um quadro de dificuldades em todos os setores e você precisa estar atento para o ajuste dos gastos ao orçamento do seu empreendimento, que é um negócio como qualquer outro da sociedade. É preciso sobreviver em um mercado cada dia mais competitivo.


Assim, alinhamos alguns itens para ajudá-lo na dura empreitada de manter o seu consultório/clínica em perfeitas condições, a fim de continuar prestando aos seus pacientes um atendimento de primeira. É dispendioso, mas você deverá tomar medidas enérgicas e firmes.


 Leia também: Como evitar erros no faturamento da sua clínica


Como reduzir gastos no consultório e na clínica


1- Bom senso e assessoria técnica


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


A primeira orientação de como reduzir gastos no consultório e na clínica é contar com assessoria técnica. Utilize o bom senso para atacar os pontos nevrálgicos do estabelecimento. E esteja amparado de um profissional que possa dar lhe a segurança necessária em termos administrativos, a fim de que possa tomar a decisão correta.


2 – Conhecimento da clínica/consultório


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


É importante ter em mãos um levantamento acerca de todo o funcionamento da clínica/consultório, com o detalhamento de gastos em cada setor.


Somente com todos os dados em mãos é que poderá avaliar o que é indispensável e o que é supérfluo. Faça uma listagem de todos os custos ao longo do mês e atente também para as despesas eventuais, como cursos de capacitação. 


Assim, relacione o número de funcionários e analise cada função e desempenho. Liste todos os materiais existentes e que serão necessários, a fim de determinar sua manutenção e compra: aparelhos, instrumentos e material de uso geral, inclusive de serviços gerais e de limpeza. Saiba qual é o número atual de pacientes e tenha uma média mensal em mãos.


3 – Cortes nas despesas


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


É a parte doída do trabalho, mas que merece um olhar especial, para que possa tomar a decisão correta, após uma criteriosa avaliação.


As despesas fixas não podem ser mexidas, pois implicam em um abalo na estrutura de funcionamento do seu negócio. Mas, com o raio-x da situação financeira da empresa, você poderá realizar os cortes necessários, adequando então sua receita e mantendo o que for essencial para manter o serviço de qualidade da clínica/consultório.


4 – Conscientização dos colaboradores


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


De nada adiantará implantar medidas saneadoras se não tiver a cooperação de todos os funcionários. Estes deverão estar cientes do processo para que possam colaborar para que a redução de custos tenha resultado positivo. Todos devem estar prontos para agir em situações mínimas, como o simples apagar de luzes após deixar um ambiente, ou desligar e retirar aparelhos eletrônicos da tomada no fim do expediente.


5 – Maximização de recursos


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


O nível de qualidade da prestação dos serviços precisa permanecer intacta. Cortando o inútil, é possível investir no aprimoramento e na qualidade do atendimento. Esteja atento, pois, para o lado humano. Com uma estrutura mais enxuta, e uma atenção especial para cada paciente, desde o primeiro momento em que entra no consultório até o final da consulta, é possível deixá-los satisfeitos, dispostos a retornar para uma nova consulta e ainda fazer a melhor divulgação sobre o atendimento recebido.


Esteja atento à utilização de infra estrutura, como a energia elétrica e o saneamento. Procure usar lâmpadas e torneiras mais econômicas, capazes de reduzir as tarifas de luz e água. A princípio, tais investimentos podem parecer dispendiosos, mas, depois, reverterão em queda nas respectivas contas, resultando em lucro.


6 – Comunicação interna e externa


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


Outra dica de como reduzir gastos no consultório e na clínica é investir em comunicação. Outra área a ser atacada, com a redução das contas de telefone. Além da fineza no trato pessoal, sua secretária deve estar habilitada para se comunicar com os pacientes utilizando todos os recursos tecnológicos disponíveis. Ela poderá confirmar o horário de uma consulta através de e-mail, whatsApp ou SMS, por exemplo.


Também é importante reforçar as ações de marketing digital, divulgando o consultório/clínica sem gastar muito. Pode ser através de e-mails e das redes sociais, capazes de atrair novos pacientes e fidelizar antigos.


7 – De olho nos fornecedores


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


É preciso ter um controle acerca dos gastos com os fornecedores. Você, seu administrador ou pessoa de confiança deverá ter conhecimento pleno dos preços praticados no mercado. Após pesquisar, analisar e preparar orçamentos negocie o que for melhor para sua empresa com seus fornecedores atuais e seus concorrentes. Não deixe a qualidade cair, mas tenha conhecimento de causa e argumentos para negociar e obter o melhor preço.


Se possível, trabalhe com apenas um fornecedor, para que dê todo o suporte ao seu negócio, que tenha tudo, faça uma entrega rápida e que seja leal, oferecendo em troca o melhor preço para você.


8 – De olho nos pagamentos


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


Este é um ponto de suma importância em se tratando de redução de custos. É importante não deixar pendências e para evitar contratempos que possam resultar em cobrança de multas e juros, efetue todos os pagamentos dentro do prazo legal. Tenha à vista, sempre, um calendário com todas as despesas do mês, a fim de que programe o pagamento de cada compromisso.


9 – Taxas bancárias


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


Outro ponto importante, pois tendo conhecimento de seus valores e destinação, você poderá negociar diretamente sua redução ou até mesmo suprimi-la.


10 – Profissionalismo


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


Você não consegue dar conta de exercer a Medicina e quebrar a cabeça com essa chateação de números que só lhe dão aborrecimento e dores de cabeça? Percebeu que passou da hora de resolver o dilema?


Então, contrate um profissional para tratar das questões financeiras, principalmente as mais complexas. É ele quem também poderá indicar os melhores caminhos em termos de financiamentos ou investimentos a longo prazo, auxiliando nas melhores tomadas de decisão para que sua clínica/consultório possa investir no mercado financeiro.


11 – Software de gestão


Como reduzir gastos da clínica/consultório?


A última orientação de como reduzir gastos no consultório e na clínica é adotar um software de gestão. Além de contratar pessoas de confiança e que sejam especialistas na área, você poderá resolver grande parte dessas questões ao informatizar a clínica/consultório, utilizando um bom software de gestão. São ferramentas desenvolvidas especialmente para otimizar seu tempo, pois concentram todas as informações importantes para o seu negócio somente em um lugar.


A utilização de um software permitirá ter uma radiografia completa da vida financeira da empresa, com amplo controle de receita, despesa, estoque de material, por exemplo, permitindo fazer projeções e estabelecer metas. O ajustamento das despesas em função dos recursos disponíveis significa aumentar o faturamento, vislumbrando lucros e crescimento.


Agora que você sabe como reduzir gastos no consultório e na clínica seu sucesso é garantido!