A agenda médica é a principal ferramenta de um consultório ou clínica. É por meio dela que médicos, recepcionistas e pacientes se conectam e têm as primeiras tratativas.
Gerenciar consultas e ter o controle da agenda de consultas é fundamental para que o seu consultório/clínica proporcione um atendimento de qualidade e se torne uma referência no setor.
Por isso, é necessário estar atento para alguns pontos essenciais que envolvem tanto as normas do bom relacionamento humano quanto a utilização correta e eficaz dos recursos tecnológicos de ponta disponíveis no mercado.
Quais ferramentas podem ser utilizadas para gerenciar a agenda médica?
Existem diversos tipos de ferramentas que podem ser utilizados para gerenciar consultas, das mais rusticas as mais tecnológicas. Escolher a que mais se encaixa na sua rotina é fundamental para ter um bom gerenciamento de tempo e recursos.
São exemplos de ferramentas para gerenciar consultas
- Agenda de Papel
- Agenda Médica Online
- Planilhas de Marcar Consultas
- Software Médico de Gestão
Entretanto, é importante saber que é preciso ir além das ferramentas. Confira cinco dicas para gerenciar sua agenda de consultas.
5 dicas de como gerenciar a agenda médica e não perder o controle da rotina
1 – Treine sua equipe
É essencial que, em todos os setores do seu empreendimento, os funcionários estejam devidamente treinados e capacitados. No caso específico da agenda médica, a(s) secretária(s) deve(m) estar atenta(s) para que as consultas sejam marcadas com a devida atenção, confirmando todos os dados com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente.
Para isto, deverá(ão) conhecer bem o software de gestão adotado pela clínica/consultório. Isso para utilizar todos os seus recursos da melhor forma e com agilidade.
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2 – Utilize um software de gestão
A utilização das agendas de papel está se tornando cada vez mais rara, pois grande parte da classe médica está consciente e convencida dos benefícios proporcionados pela tecnologia. Em inúmeros sentidos, a começar pela Agenda e pelo Prontuário Digital. Torna-se imperioso adotar um excelente software de gestão, com integração total e capacidade para gerenciar todos os setores que compõem o estabelecimento, garantindo seu pleno e eficaz atendimento.
O controle total da agenda é fundamental para o perfeito funcionamento diário da clínica/consultório, proporcionando estreita e perfeita interação entre a(s) secretária(s) e o(s) médico(s).
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3 – Estabeleça o tempo de duração das consultas
Para trabalhar bem a agenda, a secretária deverá estabelecer com o médico um tempo médio para as consultas. Assim, ela poderá estabelecer os horários disponíveis e realizar a marcação, cancelamento e remarcação dos compromissos sem atropelos e enganos.
Além de, conforme o andamento diário, fazer encaixes que forem necessários e urgentes. É uma tarefa bastante difícil determinar o tempo de uma consulta. Se o médico, por exemplo, sentir necessidade de ouvir mais o paciente, a consulta pode durar mais.
As demandas são diferentes e, se normalmente a duração de uma consulta vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções, é possível adotar uma média de 30 minutos, abrindo um intervalo de 15 minutos entre uma e outra, a fim de conseguir vencer imprevistos sem prejudicar os pacientes.
Ninguém gosta de esperar e as reclamações pela demora refletem a mesma angústia pela espera do médico chegar à clínica/consultório.
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4 – Confirme as consultas com antecedência
O trabalho da secretária exige atenção e sobriedade, mas também paciência e jogo de cintura para lidar com imprevistos. A praticidade das agendas digitais tornaram o dia a dia mais eficaz, mas mesmo contando com o apoio da tecnologia, o contato humano é fundamental. É preciso lembrar que o ser humano está sujeito a erros e esquecimentos. Daí a necessidade de, todos os dias, confirmar as consultas com antecedência.
Seja através do telefone, e-mail, WhatsApp ou SMS, a secretária deve lembrar aos pacientes da consulta no dia seguinte, ou na tarde/noite do mesmo dia. Diante da demora de um paciente, ela deve procurar manter contato para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.
Com isto, ela poderá ajudar a diminuir as faltas por esquecimento ou desistência. Pode, inclusive, acionar outros pacientes para comunicar que existe uma vaga em tal dia e horário. Tudo isto, de uma forma rápida e eficaz, com a agenda eletrônica permitindo marcar, desmarcar e remanejar consultas.
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5 – Tenha alinhamento com sua secretária
A interação entre o trabalho da secretária e do médico permite que ela saiba, com antecedência, os dias e horários em que ele não poderá atender, seja por compromissos de viagens, cirurgias ou motivos particulares, como férias. Caberá a ela informar aos pacientes quando o profissional retorna, voltando então a marcar as consultas.
Em caso de contratempo que impeça o médico de atender aos compromissos em um dia normal de trabalho, a secretária deverá comunicar o ocorrido a cada paciente, com as desculpas pelo transtorno e já propondo a remarcação das consultas.
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