Agenda médica: como gerenciar de forma profissional
Gestão de Clínicas e Consultórios

Como gerenciar a agenda médica de forma profissional

Como gerenciar suas consultas para não perder o controle da sua agenda

A agenda médica é a principal ferramenta de uma clínica ou de um consultório. É por meio dela que médicos, recepcionistas e pacientes se conectam e têm as primeiras tratativas.

Gerenciar e ter o controle da agenda médica de consultas é fundamental, pois só assim a sua clínica ou o seu consultório poderão proporcionar um atendimento de qualidade, tornando-se referência no setor.

Para fazer uma boa gestão da agenda médica é necessário atentar-se a alguns pontos essenciais que envolvem tanto as normas do bom relacionamento humano quanto a utilização correta e eficaz dos recursos tecnológicos disponíveis no mercado.

Acompanhe o nosso post e descubra como organizar a agenda médica para diminuir faltas e aumentar a rentabilidade da clínica ou do consultório.

Como gerir a agenda médica de um consultório

As consultas são os grandes motores do consultório e é através da agenda médica que elas se organizam.

Quando ocorre o contrário e a agenda médica fica desorganizada, inúmeros problemas podem ocorrer. O choque de horário é um deles, que tem como consequência, o atraso na consulta ou uma sessão rápida demais. 

Situações como essas podem gerar insatisfação por parte dos pacientes, que podem optar por não voltar mais ali.

Para fazer uma boa gestão dos horários das consultas, é importante começar a organizar os horários da agenda médica sempre com antecedência, deixando todo o dia seguinte organizado na noite anterior.

Outra estratégia válida é intercalar tipos de consultas e deixar um espaço confortável entre elas.

Para evitar faltas, enviar lembretes de consulta aos pacientes, pedindo que confirmem o agendamento, é a melhor opção.

Ferramentas de gestão de agenda médica

Existem diversos tipos de ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciar a agenda médica de consultas, das mais rústicas às mais tecnológicas.

Escolher a que mais se encaixa na sua rotina é fundamental para ter um bom gerenciamento de tempo e recursos.

São exemplos de ferramentas para gerenciar consultas:

Como agendar pacientes sem cometer erros

A boa e velha agenda de papel pode ser a preferência de muitas pessoas no dia a dia. Porém, para realizar o controle de agendamento de consultas, o papel pode não ser um bom amigo.

Como a agenda médica é muito dinâmica, é comum acontecerem rasuras quando ocorrem cancelamentos, por exemplo, o que pode causar equívocos. E mais: a agenda de papel pode ser perdida ou facilmente danificada.

Pensando nisso, nada melhor que poder contar com a tecnologia para otimizar a agenda médica. 

A agenda médica online facilita a edição, possibilita acessar as marcações a qualquer momento e de qualquer lugar e ainda permite o compartilhamento com o profissional da saúde, quando necessário.

Em outro post aqui do nosso blog nós já falamos sobre como a tecnologia pode reduzir a burocracia no seu consultório, reduzindo custo e tempo.

Além de garantir a modernização do ambiente médico, esses recursos podem ajudar a reduzir a espera dos atendimentos, facilitar o processo de gerenciamento das clínicas, aprimorar a organização do depósito e até viabilizar a marcação de consultas de forma mais rápida. Não deixe de ler!

Voltando para os diferenciais da agenda médica online, temos o bloqueio de horários, a configuração automática de agendamentos recorrentes, a geração de listas de pacientes diários e de espera, os lembretes de consultas, entre outras vantagens.

E para eliminar de vez os erros no agendamento de pacientes, a dica é ter um software médico que contenha uma agenda médica com cadastro de pacientes e prontuário eletrônico, como o ProDoctor.

Assim, as marcações ficarão automatizadas, os dados ficarão seguros, numa única ferramenta, e os lembretes de consultas poderão ser enviados diretamente para o WhatsApp do paciente, através de uma conta oficial.

Ter a agenda médica num software deixa o trabalho da secretária ou do recepcionista muito mais produtivo e torna a consulta médica muito mais rica, uma vez que todo histórico estará na tela, à disposição do médico.

Leia também: Como ter a agenda de consultório cheia?

5 dicas de como gerenciar a agenda médica e não perder o controle da rotina

1 – Treine sua equipe

Médica e secretária consultam agenda médica no computador.

É essencial que, em todos os setores do seu empreendimento, os funcionários estejam devidamente treinados e capacitados.

No caso específico da agenda médica, a secretária ou o recepcionista deve estar atento para que as consultas sejam marcadas com a devida atenção, confirmando todos os dados com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente.

Para isto, deverá(ão) conhecer bem o software de gestão adotado pela clínica ou consultório, utilizando todos os seus recursos da melhor forma e com agilidade.

Saiba mais: A importância de treinar a equipe da sua clínica.

2 – Utilize um software de gestão

Mãos de um profissional da saúde sobre teclado de computador ilustrando a consulta a agenda médica.

Como dissemos, a utilização das agendas de papel está se tornando cada vez mais rara, pois grande parte da classe médica está consciente e convencida dos benefícios proporcionados pela tecnologia em inúmeros sentidos, a começar pela Agenda Online e pelo Prontuário Digital.

Torna-se imperioso adotar um excelente software médico de gestão, com integração total e capacidade para gerenciar todos os setores que compõem o estabelecimento, garantindo seu pleno e eficaz atendimento.

O controle total da agenda médica é fundamental para o perfeito funcionamento diário da clínica ou do consultório, proporcionando estreita e perfeita interação entre a secretária e o médico. Quando um software médico é fácil de usar, a agenda médica online torna-se um grande ativo.

3 – Estabeleça o tempo de duração das consultas

Agenda médica em ação: foto de paciente em consulta com um médico.

Ninguém gosta de esperar e as reclamações pela demora refletem a mesma angústia pela demora de um médico.

Para trabalhar bem a agenda médica, a secretária deverá acordar com o profissional da Saúde um tempo médio para as consultas.

Assim, ela poderá estabelecer os horários disponíveis e realizar marcação, cancelamento e remarcação dos compromissos sem atropelos e enganos. Além de, conforme o andamento diário, fazer encaixes que forem necessários e urgentes.

É uma tarefa bastante difícil determinar o tempo de uma consulta. Se o médico, por exemplo, sentir necessidade de ouvir mais o paciente, a consulta pode durar mais.

As demandas são diferentes e, se normalmente a duração de uma consulta vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções, é possível adotar uma média de 30 minutos, abrindo um intervalo de 15 minutos entre uma e outra, a fim de conseguir vencer imprevistos sem prejudicar os pacientes.

4 – Confirme as consultas com antecedência

Foto de uma secretária ao telefone confirmando marcações da agenda médica.

O trabalho da secretária exige atenção e sobriedade, mas também paciência e jogo de cintura para lidar com imprevistos.

A praticidade das agendas digitais tornaram o dia a dia mais eficaz, mas mesmo contando com o apoio da tecnologia, o contato humano é fundamental.

É preciso lembrar que o ser humano está sujeito a erros e esquecimentos. Daí a necessidade de, todos os dias, confirmar as consultas com antecedência.

Seja através do telefone, e-mail, WhatsApp ou SMS, a secretária deve lembrar aos pacientes da consulta no dia seguinte, ou na tarde/noite do mesmo dia.

Diante da demora de um paciente, ela deve procurar manter contato para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.

Com isto, ela poderá ajudar a diminuir as faltas por esquecimento ou desistência.  Pode, inclusive, acionar outros pacientes para comunicar que existe uma vaga em tal dia e horário. 

Tudo isto, de uma forma rápida e eficaz, com a agenda médica eletrônica permitindo marcar, desmarcar e remanejar consultas.

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5 – Tenha alinhamento com sua secretária

Agenda médica: foto de recepção com um médico e uma secretária combinando o agendamento com um paciente.

A interação entre o trabalho da secretária e do médico permite que ela saiba, com antecedência, os dias e horários em que ele não poderá atender, seja por compromissos de viagens, cirurgias ou motivos particulares, como férias.

Caberá a ela informar aos pacientes quando o profissional retorna, voltando então a marcar as consultas na agenda médica.

Em caso de contratempo que impeça o médico de atender os compromissos em um dia normal de trabalho, a secretária deverá comunicar o ocorrido a cada paciente, com as desculpas pelo transtorno e já propondo a remarcação das consultas.

Como a agenda médica impacta na experiência do paciente

Nos últimos anos, a experiência do consumidor tem sido cada vez mais valorizada no mercado. Com o paciente isso não é diferente. 

Apesar de ser um conceito mais recente, a experiência do paciente sempre foi algo muito importante, pois ela reflete a qualidade do atendimento e a assistência recebida.

Mas o que a agenda médica tem a ver com isso. Ela tem uma grande parcela de influência nisso tudo, por ser o ponto inicial de todos os processos.

A experiência do paciente vai além da satisfação com o atendimento médico. Ela começa na marcação. Se não for rápida e facilitada, o paciente pode desistir e partir para outro profissional.

Após o agendamento vem a confirmação da consulta. No dia do atendimento, o paciente estará observando tudo: o tempo de espera, o conforto da recepção, a atenção que recebeu do recepcionista. 

Como você pode perceber, o maior diferencial de uma clínica não é o serviço prestado pelo médico. Tão importante quanto ele é este conjunto que faz a experiência do paciente.

Ter uma agenda médica organizada mostra credibilidade e gera confiança, satisfação e, consequentemente, fidelização.

Outros benefícios da agenda médica organizada

Os maiores benefícios de uma agenda médica bem gerenciada é a boa distribuição dos horários, que dá fluidez às consultas, possibilitando que todas elas aconteçam de forma satisfatória, gerando receita para a clínica ou consultório.

Outras vantagens que podemos pontuar são:

  • Menor tempo de espera;
  • Maior qualidade nos atendimentos;
  • Evita faltas e/ou atrasos;
  • Elimina aglomeração na recepção;
  • Dá uma noção visual geral das consultas agendadas;
  • Permite ter espaço para gestão de possíveis problemas ou imprevistos;
  • segurança financeira para a clínica ou consultório;
  • Proporciona uma melhoria na experiência do paciente.

A agenda médica no software ProDoctor

No ProDoctor a agenda médica é personalizada, ou seja, cada profissional possui a sua. Dessa forma, ela fica muito mais completa e fácil de usar. 

O ProDoctor permite o controle dos atendimentos com agilidade e precisão, pois a navegação entre os dias é facilitada, com ícones que facilitam a visualização.

Na agenda médica do ProDoctor as marcações são feitas em sessões e, além de agendar pacientes, é possível fazer remarcações, retornos, bloqueios de horários, colocar limite de agendamentos e muito mais.

Com relação à confirmação de consultas, a ação pode ser feita automaticamente por SMS ou pela conta oficial do WhatsApp, que é homologada e verificada pela Meta, antigo Facebook.

Com a sua agenda médica no ProDoctor você terá um assistente para localização de agendamentos e fica com histórico das ações dos usuários, o que permite um gerenciamento mais eficaz dos agendamentos futuros.

No ProDoctor Corp, você ainda conta com Agenda de Salas e Equipamentos, Agenda de Filas, entre outras funcionalidades.
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