Dicas de gestão financeira para clínicas e consultórios

A gestão financeira de clínicas e consultórios é um processo fundamental para o sucesso do seu empreendimento na área da saúde. Entretanto, manter as contas no azul nem sempre é uma tarefa fácil. Muitos médicos sentem dificuldade nesse aspecto, sobretudo pela falta de experiência ou de conhecimento na área administrativa.

Segundo o estudo Demografia Médica no Brasil 2020, realizado pelo Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Universidade de São Paulo (USP), cerca de 40% dos médicos brasileiros trabalham em meio não clínico. Desses, mais de 20% exercem cargos de gestão.

Ainda de acordo com o estudo, o consultório continua sendo uma das mais importantes modalidades de atuação profissional dos médicos brasileiros. Boa parte deles (48%) mantém o trabalho em consultório próprio ou particular.

Consultórios ou clínicas são empreendimentos essenciais para a sociedade e, para continuarem abertos, prestando serviços à comunidade, precisam gerar lucro. Para isso, é preciso fazer uma boa gestão financeira.

Para ter o controle da gestão financeira da sua clínica ou consultório, se faz necessário ter organização e conhecer alguns aspectos das finanças, como, por exemplo, capital de giro, fluxo de caixa, indicadores de desempenho, faturamento no padrão TISS, para que as contas estejam sempre positivas no fim de cada mês. 

Confira, neste artigo, algumas dicas importantes de gestão financeira para consultórios e clínicas.

Afinal, o que é gestão financeira de clínicas e consultórios e qual a sua importância?

Conseguir manter sua clínica ou consultório aberto requer uma boa gestão financeira. Só assim será possível fugir das estatísticas, que indicam que 60% dos negócios fecham antes de completar cinco anos.

Mais do que saber o saldo no banco, a gestão financeira de clínicas e consultórios engloba atividades como planejar, analisar e controlar as atividades financeiras.

Ou seja, aborda despesas (fixas e variáveis), precificação, lucro, empréstimos, melhorias e tudo mais relacionado às finanças do seu negócio.

As vantagens do planejamento financeiro

Clínicas e consultórios podem ser considerados micro e pequenas empresas. Para esses negócios, os desafios são grandes.

Por isso, fazer um planejamento é essencial para a saúde financeira e o sucesso do negócio. 

O planejamento ajuda a prevenir riscos que podem comprometer o orçamento, prevendo investimentos e controlando gastos extra, por exemplo.

Ao registrar as movimentações financeiras e alcançar o lucro, é possível investir em melhorias, como diversificação de serviços e compra de equipamentos mais eficientes.

Tudo isso transforma a experiência do paciente, que passa a ser cliente fiel, atraindo novos clientes através de uma divulgação espontânea.

4 perguntas a se fazer na hora de organizar o financeiro de uma clínica ou consultório

Existem quatro perguntas fundamentais que podem te ajudar a fazer uma boa gestão financeira da clínica ou consultório, além de deixar mais claro qual a importância desse processo.

São elas:

• Como estão os indicadores financeiros?
• Estamos operando no prejuízo?
• Temos créditos a receber?
• Como melhorar a situação?

A partir das respostas, você conseguirá traçar um bom plano para manter a saúde financeira do seu negócio.

Leia também: Gestão de Clínicas: o guia definitivo 

Indicadores financeiros

Não é possível analisar uma realidade sem estar por dentro dos dados. São os indicadores financeiros que mostram se as ações tomadas estão dando certo ou não na gestão financeira de clínicas e consultórios.

Resumidamente, um indicador financeiro é uma métrica de performance, oriundo dos demonstrativos da empresa. Devem ser analisados dentro de um contexto e subsidiar novas tomadas de decisão.

Alguns exemplos de indicadores para a gestão financeira de clínicas e consultórios são: 

1. Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma planilha de relatório que deve ser acompanhada de perto, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Ele serve para registrar entradas e saídas monetárias. Ou seja, deve monitorar:

• Previsões, que são os gastos fixos, como aluguel, conta de luz e de água, e os recebimentos futuros, como parcelas a receber, vendas planejadas etc.

• Recebimentos, como vendas e rendimentos;

• Pagamentos, como compras realizadas, impostos e outras despesas.

O fluxo de caixa é essencial para a gestão financeira de clínicas e consultórios, pois ajuda a prever algumas situações financeiras e planejar, de forma organizada, como resolver problemas, reduzir despesas, liberar estoque, realizar investimentos etc.

Não deixe de realizar a conciliação bancária, comparando os registros do caixa da clínica ou do consultório com as movimentações na conta corrente.

Impostos recolhidos de clínicas e consultórios

Já que falamos em impostos, quem faz a gestão financeira de clínicas e consultórios precisa saber quais tributos são recolhidos do estabelecimento de saúde, na hora de emitir notas fiscais.

Confira a relação abaixo:

• ISS;
• PIS;
• INSS;
• COFINS;
• IRPJ, no caso de Pessoas Jurídicas.

2. Capital de Giro 

Basicamente, o capital de giro é uma reserva financeira que pode ser usada para arcar com os custos fixos e despesas pontuais da clínica ou do consultório ao longo do tempo.

O capital de giro é uma parte fundamental da gestão financeira de clínicas e consultórios, sobretudo no início do negócio, quando o lucro não é suficiente.

Para saber se o capital de giro anda bem, use a fórmula: CGL = AC – PC, em que

• CGL = Capital de Giro Líquido.
• AC = Ativos Circulantes.
• PC = Passivos Circulantes.

O resultado final de um bom capital de giro deve ser sempre entre 1,2 e 2,0. 

Se a sua clínica precisar de uma fonte alternativa para somar ao capital de giro, é possível recorrer ao crédito do BNDES ou às fintechs de crédito, por exemplo.

3. Resultado Operacional ou Resultado Bruto

Este resultado mostra o valor total da clínica ou do consultório, após o desconto dos custos variáveis (contas de água e energia, por exemplo).

Leia também: Como reduzir custos usando um software médico de gestão

4. Resultado Líquido ou Lucro

Como você já deve ter concluído, esse indicador, importante na gestão financeira de clínicas e consultórios, evidencia o que realmente foi ganho, isto é, o lucro líquido. 

5. Retorno sobre investimentos (ROI)

Da sigla em inglês, o ROI, ou Retorno sobre Investimentos, calcula-se dividindo o lucro líquido pelo valor investido na clínica ou no consultório.

É um indicador relevante para a gestão financeira, pois investiga se os investimentos que foram feitos têm trazido resultados.

Para calcular o ROI, talvez seja preciso contar com a ajuda de um contador. Pois, apesar de parecer simples, os números avaliados precisam ser confiáveis.

Estamos operando no prejuízo. E agora?

Pode parecer óbvio, mas, na gestão financeira de clínicas e consultórios é fundamental entender se as contas estão fechando. E isso vai além de ter saldo no banco.

Muitas clínicas podem ter saldo e mesmo assim estar operando no prejuízo. Isso porque, para avaliar o lucro de um negócio é preciso avaliar se o valor investido é menor que a renda obtida.

De acordo com a Caixa Econômica Federal, saldos negativos devem ser analisados. Na gestão financeira de clínicas e consultórios, é preciso descobrir o que está deixando a conta no vermelho, se são glosas ou outro motivo.

Créditos a receber

Ter controle dos créditos a receber pode facilitar (e muito) o planejamento financeiro. Ao analisar o controle de contas, é possível avaliar como seu capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente.

Isso ajuda a fazer a gestão financeira de clínicas e consultórios, eliminando falhas e despesas desnecessárias e ainda fornece informações para as tomadas de decisões futuras.

Melhorias

Uma vez entendidos os indicadores e a situação financeira de sua clínica ou consultório, entra em cena a necessidade de planejar ações para melhorar a realidade e chegar ao patamar desejado.

Para quem já chegou nesse ponto, agora é hora de avaliar melhorias para se manter bem e não ter problemas futuros.

Dicas de gestão financeira para clínicas e consultórios

Desde o início desse artigo temos trazido dicas importantes, como ter um planejamento financeiro e realizar a projeção de gastos e lucros.

Confira, a seguir, mais dicas valiosas para realizar a gestão financeira de clínicas e consultórios de forma eficiente.

Tenha profissionais preparados para fazer a gestão financeira da clínica ou consultório

Dependendo do tamanho do seu negócio, será necessário criar um setor próprio e contratar profissionais formados para essa função, não sobrecarregando assim sua secretária e deixando que ela foque seus esforços e atenção em atender bem seus pacientes e gerir a agenda médica.

São essas pessoas que ficarão responsáveis pelo gerenciamento das contas, jamais permitindo que tudo se transforme em uma grande confusão e impedindo que o seu negócio possa ficar à deriva e até escorrer pelo ralo. Daí a necessidade de contar alguém de estrita confiança e que entenda do ramo.

É importante que o profissional designado para realizar a gestão financeira da clínica ou do consultório tenha diariamente em mãos o controle de todo o movimento financeiro do estabelecimento.

Para evitar confusões, sugerimos algumas recomendações:

1. Depositar imediatamente os cheques à vista.
2. Relacionar os cheques pré-datados conforme a ordem de seus respectivos vencimentos.
3. Ao emitir ou receber os cheques, estes devem ser cruzados e precisam ser nominal.
4. Dispor de um cofre, em local seguro, para guardar os cheques e o dinheiro recebido pelas consultas.
5. Manter um Livro Caixa, no qual deverá constar o registro de todos os recebimentos e pagamentos relacionados à clínica.

Mantenha as contas separadas

Um grande mandamento é não permitir jamais que as finanças do consultório ou clínica sejam misturadas com sua conta pessoal.

Portanto, se até aqui você andou se descuidando e pagando almoço ou jantar com cheque da empresa, a partir de agora a regra é não fazê-lo mais.

Você pode até pensar que uma vez ou outra não fará diferença, mas é bom manter a casa sempre em ordem e não dar margem para que o “de vez em quando” não vire costume.

Pense sempre na frente, evitando que ao fim de um período, principalmente em tempos de crise econômica, esteja diante de um grande problema e uma dor de cabeça sem fim. 

Esteja ciente de que, além de soar estranho você pagar um compromisso particular com um cheque emitido por um paciente, isto é reflexo de desorganização.

Ao manter as contas do empreendimento separadas da sua particular, você terá total controle da gestão financeira da clínica ou do consultório.

Leia também: 5 dicas para escolher o software médico da sua clínica

Controle o estoque

Organizar o estoque é outro ponto importante na gestão financeira de clínicas e consultórios. É a partir daí que os gastos com compras são planejados, bem como são evitados os desperdícios e a perda de produtos por vencimento de validade. Mantenha um estoque ideal, suficiente para as demandas da clínica ou do consultório.

Gerencie os repasses e comissões

Na gestão financeira de clínicas e consultórios, o objetivo é sempre buscar formas de reduzir custos e aumentar a eficiência.

Na hora de fazer os repasses e comissões, é preciso ter muita atenção às regras específicas dos profissionais e prestadores de serviços.

Mantenha esses valores sob controle, no fluxo de caixa, junto com as contas a pagar e a receber, registrando as porcentagens de cada profissional ou empresa como custos variáveis.

É importante que o profissional designado para essa função tenha diariamente em mãos o controle do movimento financeiro da clínica/consultório. Para evitar confusões, sugerimos algumas recomendações:

1. Deposite imediatamente os cheques à vista.
2. Relacione os cheques pré-datados conforme a ordem de seus respectivos vencimentos.
3. Ao emitir ou receber os cheques, estes devem ser cruzados e precisam ser nominal.
4. Disponha de um cofre, em local seguro, para guardar os cheques e o dinheiro recebido pelas consultas.
5. Mantenha um Livro Caixa, no qual deverá constar o registro de todos os recebimentos e pagamentos relacionados à clínica.
6. Estabeleça um Fluxo de Caixa, para que possa visualizar a saúde financeira do seu negócio. Assim, será possível saber com antecedência se haverá falta ou sobra de caixa em um determinado período.

Tenha relatórios sempre à mão

Sua secretária, ou o profissional que você contratou para direcionar as decisões do seu empreendimento, precisará ter em mãos relatórios com informações detalhadas sobre o seu passivo financeiro, como as contas a receber e pagar, o estoque e o capital de giro.

Pense no crescimento da empresa e esteja consciente de que a gestão financeira estratégica precisa estar em consonância com o planejamento, a projeção de caixa e as opções para captar recursos.

Também é necessário colocar um foco especial no estabelecimento de relação com seus fornecedores.

A relação deve ser estreita e baseada na confiança, procurando antes obter referências para só depois fazer a parceria.

Não atrase os pagamentos, mas exija qualidade no atendimento, prestando bastante atenção ao preço e às condições de pagamento.

Pense sobre o preço

A clínica ou o consultório é um negócio como qualquer outro. E você, médica ou médico, um profissional como qualquer outro, que deve receber pelo seu trabalho.

Já escrevemos aqui no Blog sobre como estabelecer o preço da consulta, pois é fundamental saber como cobrar pelo serviço prestado.

Tenha um preço justo, que não seja aviltante e assuste os pacientes, mas que também não desvalorize e desmereça o valor real do trabalho realizado.

Tenha uma ferramenta de gestão financeira para clínicas e consultórios

Para que haja maior tranquilidade, agilidade e segurança na gestão financeira da clínica ou do consultório, o ideal é que, além de colaboradores capacitados e de confiança, você passe a utilizar um bom software médico de gestão.

O ProDoctor oferece dashboards e relatórios para facilitar a sua gestão como um todo. Com o ProDoctor, você pode analisar dados e conhecer sua clínica ou consultório de forma completa. Além de planejar suas estratégias com base em dashboards customizados para o seu dia a dia.

Faturamento e repasse mais eficientes

O ProDoctor te ajuda a faturar mais, pois possui todas as ferramentas necessárias para gerar corretamente todo o faturamento da sua clínica.

Veja alguns dos diferenciais que o software médico da ProDoctor oferece:

• Está sempre atualizado com a última versão do padrão TISS;
• Deixa os valores de procedimentos totalmente parametrizáveis;
• Faz geração e impressão das guias físicas no Padrão TISS;
• Gera o arquivo XML contendo o lote de guias;
• Realiza os repasses para cada profissional de Saúde, unificados ao financeiro;
• Contém a Tabela TUSS com valores de AMB e CBHPM;
• É integrado aos Web Services TISS disponíveis nas operadoras;
• Permite o faturamento de particulares.

Faça o controle financeiro no software médico

O ProDoctor permite o lançamento e o controle de todas as contas a pagar e receber.

Ele é essencial para realizar a gestão financeira de clínicas e consultórios, deixa o Financeiro unificado ao Faturamento e ao Controle de Estoque e ainda realiza o controle de caixa unificado ao prontuário eletrônico do paciente. 

Com o ProDoctor, é possível criar formas de pagamento, inclusive com parcelamento, dando mais comodidade ao seu paciente.

Ao realizar a gestão financeira da sua clínica ou consultório com o ProDoctor, você conta ainda com:

• Assistente para fácil localização de lançamentos no contas a pagar e receber;
• Estoque multilocal com suporte para leitor de código de barras e unitarização de itens;
• Chat interno para o envio de mensagens entre usuários ou para um grupo de usuários;

E tem mais. O ProDoctor tem um compromisso com os dados da sua clínica. Toda a gestão da informação é feita com segurança.

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