Gestão de Clínicas – O Guia Definitivo

A gestão de clínicas não é algo que o médico aprende na faculdade ou residência, mas ainda assim é uma tarefa muito importante. Todo médico que pensa em abrir seu próprio negócio precisa estar atento a alguns pontos fundamentais.

Pensando na acirrada concorrência no setor de Saúde, elaboramos então este Guia Definitivo para Gestão de Clínicas. Queremos que seja um vencedor e, por isso, pensamos no seu sucesso e na preparação os desafios que encontrar pela frente.

Confira!

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Gestão de Clínicas – Por Onde Começar

Você montou sua clínica pensando em proporcionar aos pacientes o melhor atendimento. Para isso, precisará de ferramentas eficazes e conhecimentos específicos. A gestão de clínica abrange, em primeiro lugar, o cuidado especial com o espaço físico. Da mesma forma, exige a adoção de procedimentos inovadores, com o auxílio de um excelente programa para gestão de clínicas.

Assim, seu empreendimento será capaz de oferecer serviços de qualidade total. Como resultado, você perceberá a satisfação dos pacientes/clientes. Consequentemente, também em termos financeiros.

Este Guia Definitivo para Gestão de Clínicas é um referencial com tudo que você necessita para ter êxito, uma vez que abrange todos os pontos de um negócio. Tanto as exigências físicas e legais de infraestrutura, quanto dicas de ferramentas que podem ajudar no dia a dia de trabalho e como proporcionar o melhor atendimento possível ao seu paciente.

Neste post você vai encontrar:

Estar atento a esses pontos é essencial para que você tenha sucesso com o espaço físico de sua clínica. O cuidado com a gestão é um passo muito importante e que precisa ser estudado com carinho e atenção aos detalhes, tendo como foco principal o seu público-alvo. Além disso, é preciso ter sempre em mente que sua clínica também é uma empresa.

Portanto, não se esqueça disso!

Passo a Passo para uma boa Gestão de Clínicas

1- Como contratar uma boa secretária

Encontrar as pessoas certas para exercer cada função nas clínicas é de grande importância, para que o trabalho transcorra normalmente. A secretária é a imagem número 1 do estabelecimento, sendo o cartão de visita para que o paciente retorne. Dessa forma, já no primeiro atendimento, precisa demonstrar toda sua educação e eficiência. Por isso, escolha com bastante rigor sua secretária.

Listamos algumas qualidades fundamentais para esse cargo. Confira:

• Educação e cordialidade;
• Correção e profissionalismo;
• Bons conhecimentos de português e informática;
• Discrição;
• Pró-atividade e eficiência;
• Bons antecedentes;
• Organização e Limpeza.

Esteja atento aos detalhes quando for entrevistar os interessados em exercer a função, para que possa trabalhar com tranquilidade. Afinal, ela se tornará, inegavelmente, seu braço direito!

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2 – Marketing olfativo: aromatização de clínicas médicas

O Marketing olfativo é uma estratégia que tem como objetivo trabalhar com os sentidos, para que os pacientes sejam envolvidos e fidelizados. Tanto pelo conforto quanto pelo bem-estar e prazer proporcionados pela ambientação de uma clínica.

A aromatização de ambientes objetiva não apenas neutralizar odores ruins e deixar um cheiro agradável. Também pretende promover o bem-estar geral. Além de trabalhar positivamente com a percepção olfativa do paciente, estimula a concentração e aumenta a produtividade do funcionário, criando um ambiente de bem-estar e de acolhimento.

Escolha com cuidado o aroma a ser utilizado. Alfazema, camomila, erva doce, flor de laranjeira, lavanda e tangerina são algumas essências com efeitos relaxantes e calmantes, que podem ser úteis em salas de espera.

O mercado oferece várias opções interessantes, como difusores à vela ou elétrico, varetas, esferas ou anéis de cerâmica, sachês, entre outros. Se possível, converse com especialistas no assunto ou procure alguma empresa especializada.

3 – Música ambiente para clínicas

Ainda pensando em tornar o ambiente o mais agradável possível? Para isso, é importante utilizar música ambiente, a fim de proporcionar aos pacientes o máximo de tranquilidade enquanto aguardam a consulta. Afinal, a música está sempre presente em nossas vidas, despertando a sensibilidade e acalmando nos momentos de apreensão.

Porém, quando pensar em usá-la em sua clínica, tenha muito cuidado e aja com bom senso, para não perder o tom e obter um efeito indesejado. O essencial é ter em mente que as canções devem ser de propícias para o ambiente. Por exemplo, calmas, com ritmo agradável, de preferência instrumental e com o volume sempre baixo, desde que as pessoas possam escutá-las.

Procure por rádios e no Spotify por playlists criadas especialmente com música ambiente para consultórios e clínicas.

4 – O que servir na sala de espera da sua clínica médica

O serviço de copa de sua clínica deve estar devidamente equipado para oferecer algo para beber ou comer. Escolha um profissional para estar sempre atento a esse ponto, a fim de atender as solicitações, sanar dúvidas e repor material conforme o consumo.

Água é essencial. Café, chás e sucos são boas opções de bebidas. Prefira bebidas sem açúcar, oferecendo este item à parte. Ter biscoitos integrais em embalagens individuais, por exemplo, é um diferencial que certamente será percebido.

O ideal é que tenha um local apropriado, com uma bancada para colocação dos produtos. Sempre com tudo muito bem limpo e organizado.

5 – Como fazer a higienização correta de clínicas médicas

Um estabelecimento de saúde tem que dar o exemplo! Na higienização do ambiente, então, nem se fala. Sua clínica precisa estar atenta a isto já a partir do seu planejamento físico. Dessa forma, siga as determinações dos órgãos públicos e também o bom senso, contemplando tanto a estrutura física do imóvel quanto os procedimentos recomendados.

Toda a equipe deve ter conhecimento das noções básicas de saúde e das regras a serem seguidas, tendo sempre em mente um pensamento elementar, mas fundamental: “Lave sempre as mãos, a saúde começa neste ato simples”.

A limpeza é o primeiro passo do processo. É a responsável por preparar o ambiente ou objeto para produtos mais fortes que virão posteriormente, a fim de remover toda a sujeira da superfície, como poeira ou restos de alimentos.

A higienização, também conhecida por sanitização ou desinfecção, deve ser feita após a limpeza. Esse processo é responsável pela eliminação de micro-organismos vivos, como ácaros e bactérias.

6 – Como realizar o pós-atendimento

A satisfação dos pacientes/clientes está condicionada a uma série de fatores. Lembre-se sempre que os estabelecimentos de saúde necessitam sobreviver em meio à crescente concorrência. Dessa forma, você precisa estar atento, sendo o pós-atendimento uma boa técnica a ser utilizada.

Em resumo, é o atendimento prestado ao paciente após a consulta. O grande objetivo é, primeiro, satisfazer os pacientes. E, ao longo do tempo, fidelizá-los, pois a fidelização representa tranquilidade para as clínicas, uma vez que demanda menos investimentos do que a conquista de novos clientes

Um item que compreende o pós-atendimento é a pesquisa de satisfação. O ideal é que ela seja realizada periodicamente, a fim de estabelecer um relacionamento melhor da clínica com seus clientes. É importante analisar os pontos revelados na pesquisa e promover as melhorias identificadas.

Porém, e se o paciente sumir? Nesse caso, a secretária pode, por exemplo, utilizar o telefone, e-mail ou SMS para saber do motivo.

7 – Assessoria de Imprensa para clínicas

Manter um bom relacionamento com a mídia é fundamental para a formação e fixação do nome de um médico perante a sociedade. Com isso, pode impulsionar sua carreira. Cultivar uma boa imagem é importante para que você possa demonstrar seus conhecimentos e se tornar uma referência em sua especialidade.

Como em outras profissões, muitos médicos são procurados pelos Meios de Comunicação de Massa (jornais, revistas, rádios, tevês, internet e demais mídias sociais) para falar ou escrever sobre assuntos de seu domínio. Você também pode tomar a iniciativa e enviar releases e conteúdo para os meios de comunicação. Sendo assim, contratar uma assessoria de imprensa pode ajudar muito na divulgação da sua clínica atraindo mais pacientes.

• Veja detalhadamente sobre o trabalho de uma Assessoria de Imprensa para clínicas.

Atenção Redobrada – Informatização de clínicas

Medicina e Tecnologia estão cada vez mais unidas. É impensável ter um empreendimento na área de Saúde sem utilizar os avanços proporcionados pela informática.

Nesse cenário, ter um software médico de gestão a disposição faz toda diferença. É uma ferramenta que se tornou indispensável em um contexto em que tempo e segurança são estritamente importantes.

A manutenção e o crescimento de uma clínica estão intimamente ligados à utilização de um bom software de gestão. A informatização é a receita certa para controlar o fluxo de caixa e estreitar o relacionamento com os clientes. Além disso, permite acompanhar o desempenho de seus colaboradores.

Da mesma forma, possibilita observar o bom andamento das atividades diárias, através da eficiência da agenda. Mais: todos os custos operacionais e a movimentação financeira podem ser analisados ao final de cada mês. E os relatórios e gráficos permitem ver o desempenho, detectar problemas e realizar projeções. Assim, torna possível estabelecer metas e diretrizes, a fim de que sejam cumpridas conforme um cronograma com as estratégias de ações.

Cuidados com o faturamento

Um bom software de gestão de clínicas deve proporcionar facilidade e eficácia no acompanhamento de sua saúde financeira. Esta é uma questão fundamental para a sobrevivência de sua clínica, algo que abrange as operadoras dos planos de saúde e também o atendimento dos particulares. Assim sendo, os responsáveis por este setor devem ter especial atenção com o faturamento.

Portanto, escolha um programa capaz de controlar, com precisão, todos os detalhes envolvendo a movimentação diária da empresa. Por exemplo: maximizando o faturamento e minimizando as glosas, ao cobrar das operadoras de saúde tudo o que pode ser cobrado e no valor atualizado e correto.

A minimização das glosas é alcançada desde que não existam, por exemplo, erros de cadastro e valores e códigos incorretos.

Quer saber mais?

Após ler todo o guia definitivo, você pode continuar se especializando sobre clínicas e outros assuntos importantes para profissionais da saúde.

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