Gestão de Clínicas e Consultórios

Como organizar a agenda do consultório durante o feriado?

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Organizar a agenda do consultório pode ser uma tarefa complicada, principalmente na hora de definir as folgas e os feriados. Por isso, é preciso manter tudo sob controle e se preparar para os períodos de recesso. Afinal, todo mundo merece alguns dias de descanso para renovar as energias!

Com um bom planejamento, é possível aproveitar seu tempo livre sem precisar se afastar muitos dias do trabalho. Pensando nisso, separamos algumas dicas que certamente irão te ajudar na hora de organizar sua agenda para os feriados. Vamos lá:


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Planeje-se com antecedência

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O planejamento deve ser o primeiro passo para organizar qualquer coisa, principalmente sua agenda, e isso deve ser feito com certa antecedência. Assim, fica mais fácil marcar retornos e agendar procedimentos sem atrapalhar seu cronograma.

Primeiramente, você precisa definir por quantos dias vai se afastar do trabalho. A partir daí, escolha a melhor data para que não coincida com nenhum evento importante ou algum compromisso inadiável.

Você precisa estar ciente de que ficará alguns dias longe. Portanto, alguém precisa ficar responsável pela sua clínica/consultório durante este período, a fim de resolver eventuais imprevistos e manter tudo sob controle.

Outro ponto importante para se levar em conta ao organizar a agenda do consultório para o feriado é o financeiro. Lembre-se que ficar alguns dias de folga implica em menos dinheiro entrando no caixa. Avalie suas possibilidades e gastos antes de descansar!

Se o faturamento é um problema para você, talvez seja útil aprender algumas técnicas para melhorar o desempenho da sua clínica ou consultório!

Estabeleça seus dias de folga

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As datas da sua folga precisam estar bem definidas e devem acompanhar o fluxo de pacientes do seu local de trabalho.

Levante dados relacionados à frequência de atendimentos na sua clínica/consultório, a fim de saber melhor se vale a pena ou não parar em determinada data. Isso vai te ajudar a reduzir o prejuízo nas datas próximas aos feriados, se acaso quiser emendar alguns dias a mais, por exemplo.

Feito isso, pondere se é necessário emendar com o fim de semana, por exemplo. Leve em consideração o seu cronograma anual de atendimentos. Talvez não seja sensato emendar em muitos feriados, isso pode causar a impressão de que você está sempre ausente para os seus pacientes.

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Tranque horários

Software de gestão

Uma vez que você já definiu seus dias de recesso, é preciso organizar a agenda do consultório, para que não haja confusões nos horários.

Se você utiliza um software médico, por exemplo, este processo fica bem mais simples. Você só precisa trancar os horários e/ou os dias necessários e, pronto! Sua agenda estará bloqueada, evitando que consultas sejam marcadas neste período.

Caso você ainda utilize a agenda de papel, é preciso um pouco mais de atenção, a fim de que ninguém marque consultas ou procedimentos em uma data que você não irá trabalhar. Seus funcionários devem observar este detalhe com muita atenção, evitando dessa forma possíveis confusões ou problemas futuros.

Comunique seus pacientes

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Por último, mas não menos importante, é a hora de fazer com que seus pacientes saibam da sua ausência. Para que isso seja feito, existem algumas formas eficazes de informá-los que você estará de folga durante o feriado.

Uma delas é o telefone. É possível ligar para cada um deles com certa antecedência, mas esta pode não ser uma opção eficaz,uma vez que demanda o tempo da secretária e também do paciente.

Neste caso, o mais indicado é informá-los através do celular ou então do e-mail. Se você possui um software médico com funcionalidades úteis, por exemplo, fica fácil enviar mensagens para os pacientes com horários marcados de forma simples e sem complicações.

Basta selecionar os pacientes, definir a mensagem e enviá-la!


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Resumo

Não é difícil se organizar para o feriado. Com um planejamento bem feito e todas as tarefas bem definidas, você consegue curtir o feriado sem dor de cabeça ou se lembrando de algo que esqueceu de fazer na sua clínica/consultório!

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