Gestão de Clínicas e Consultórios

Como gerenciar suas consultas para não perder o controle da sua agenda

Como gerenciar suas consultas para não perder o controle da sua agenda

Gerenciar consultas e ter o controle da agenda médica é fundamental para que o seu consultório/clínica proporcione um atendimento de qualidade e se torne uma referência no setor.

Por isso, é necessário estar atento para alguns pontos essenciais e que envolvem tanto as normas do bom relacionamento humano quanto a utilização correta e eficaz dos recursos tecnológicos de ponta disponíveis no mercado.

Quais ferramentas podem ser utilizadas para gerenciar consultas?

Existem diversos tipos de ferramentas que podem ser utilizados para gerenciar consultas, das mais rusticas as mais tecnológicas. Escolher a que mais se encaixa na sua rotina é fundamental para ter um bom gerenciamento de tempo e recursos.

São exemplos de ferramentas para gerenciar consultas

Entretanto, é importante saber que é preciso ir além das ferramentas. Confira cinco dicas para gerenciar sua agenda de consultas.

Cinco dicas de como gerenciar consultas e não perder o controle da rotina

1 – Treine sua equipe

Como gerenciar suas consultas para não perder o controle da sua agenda

É essencial que, em todos os setores do seu empreendimento, os funcionários estejam devidamente treinados e capacitados. No caso específico da agenda, a(s) secretária(s) deve(m) estar atenta(s) para que as consultas sejam marcadas com a devida atenção, confirmando todos os dados com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente.

Para isto, deverá(ão) conhecer bem o software de gestão adotado pela clínica/consultório. Isso para utilizar todos os seus recursos da melhor forma e com agilidade.

  Leia mais: A importância de treinar a equipe da sua clínica

2 – Utilize um software de gestão

Agenda digital tem grandes vantagens

A utilização das agendas de papel está se tornando cada vez mais rara, pois grande parte da classe médica está consciente e convencida dos benefícios proporcionados pela tecnologia. Em inúmeros sentidos, a começar pela Agenda e pelo Prontuário Digital. Torna-se imperioso adotar um excelente software de gestão, com integração total e capacidade para gerenciar todos os setores que compõem o estabelecimento, garantindo seu pleno e eficaz atendimento.

O controle total da agenda é fundamental para o perfeito funcionamento diário da clínica/consultório, proporcionando estreita e perfeita interação entre a(s) secretária(s) e o(s) médico(s). 

  Leia mais: Software médico: tudo o que você precisa saber!

3 – Estabeleça o tempo de duração das consultas

Gerenciar consultas é fundamental

Para trabalhar bem a agenda, a secretária deverá estabelecer com o médico um tempo médio para as consultas. Assim, ela poderá estabelecer os horários disponíveis e realizar a marcação, cancelamento e remarcação dos compromissos sem atropelos e enganos.

Além de, conforme o andamento diário, fazer encaixes que forem necessários e urgentes. É uma tarefa bastante difícil determinar o tempo de uma consulta. Se o médico, por exemplo, sentir necessidade de ouvir mais o paciente, a consulta pode durar mais.

As demandas são diferentes e, se normalmente a duração de uma consulta vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções, é possível adotar uma média de 30 minutos, abrindo um intervalo de 15 minutos entre uma e outra, a fim de conseguir vencer imprevistos sem prejudicar os pacientes.

Ninguém gosta de esperar e as reclamações pela demora refletem a mesma angústia pela espera do médico chegar à clínica/consultório.

  Leia mais: Existe um tempo ideal para consulta médica?

4 – Confirme as consultas com antecedência

Como gerenciar suas consultas

O trabalho da secretária exige atenção e sobriedade, mas também paciência e jogo de cintura para lidar com imprevistos. A praticidade das agendas digitais tornaram o dia a dia mais eficaz, mas mesmo contando com o apoio da tecnologia, o contato humano é fundamental. É preciso lembrar que o ser humano está sujeito a erros e esquecimentos. Daí a necessidade de, todos os dias, confirmar as consultas com antecedência.

Seja através do telefone, e-mail, WhatsApp ou SMS, a secretária deve lembrar aos pacientes da consulta no dia seguinte, ou na tarde/noite do mesmo dia. Diante da demora de um paciente, ela deve procurar manter contato para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.

Com isto, ela poderá ajudar a diminuir as faltas por esquecimento ou desistência. Pode, inclusive, acionar outros pacientes para comunicar que existe uma vaga em tal dia e horário. Tudo isto, de uma forma rápida e eficaz, com a agenda eletrônica permitindo marcar, desmarcar e remanejar consultas.

Leia mais: Como melhorar o atendimento telefônico de sua clínica/consultório

5 – Tenha alinhamento com sua secretária

Como não perder o controle da sua agenda

A interação entre o trabalho da secretária e do médico permite que ela saiba, com antecedência, os dias e horários em que ele não poderá atender, seja por compromissos de viagens, cirurgias ou motivos particulares, como férias. Caberá a ela informar aos pacientes quando o profissional retorna, voltando então a marcar as consultas.

Em caso de contratempo que impeça o médico de atender aos compromissos em um dia normal de trabalho, a secretária deverá comunicar o ocorrido a cada paciente, com as desculpas pelo transtorno e já propondo a remarcação das consultas.

Leia mais: A importância da secretária no consultório e clínica médica

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