6 sinais de que você precisa melhorar a gestão da clínica

Postado em 18 de novembro de 2019

Fazer a gestão da clínica é uma tarefa complicada, principalmente se você precisa gerenciar uma equipe muito grande e/ou com vários setores. Por isso, eventuais contratempos podem acontecer, mas é importante que eles sejam resolvidos rapidamente. Se problemas na gestão são comuns na sua clínica, a probabilidade de que os pacientes procurem por outros serviços é alta, pondo em risco o seu negócio. Afinal, uma clínica eficiente e de qualidade atrai mais pacientes e, consequentemente, se torna uma referência na especialidade médica.

Para evitar esses empecilhos, separamos os principais problemas de gestão da clínica que podem afetar a rotina e atrapalhar não só o trabalho da equipe, como também a qualidade do seu atendimento.

Poucos pacientes

A falta de pacientes na sua clínica certamente significa que você tem um problema na gestão. Afinal, deve haver um motivo para que eles optem por utilizar outros serviços.

Uma ótima forma de entender melhor o que está havendo é fazer um diagnóstico completo em todos os aspectos da clínica. Avalie o desempenho da sua equipe, levando em conta quais são as atividades de cada um e como elas estão sendo realizadas.

Entender os pontos fracos no serviço prestado é fundamental para que você saiba em quais aspectos precisa melhorar, a fim de deixar seus pacientes satisfeitos. Uma ótima forma de reduzir erros e economizar tempo com alguns processos é adotar um software de gestão para clínicas. Com ele, é possível administrar todos os setores, incluindo a recepção, o consultório, e o estoque, além do financeiro e faturamento.

Atendimento ruim

O principal motivo para que os clientes parem de frequentar determinado local é o mal atendimento prestado pela empresa.

De acordo com um estudo da NeoAssist e da MindMiners realizado no ano passado sobre o Serviço de Atendimento ao Cliente, 87% dos entrevistados afirmaram desistir de uma marca ou empresa por conta de um atendimento ruim. Além disso, mais da metade deles acha que as empresas não ouvem o feedback dos clientes. Em seguida, mais de 90% espera que as empresas peçam a opinião sobre os serviços prestados.

É importante lembrar que sua clínica é um negócio como outro qualquer e depende de clientes – neste caso, seus pacientes – para funcionar. Então, é preciso levar em conta os costumes e a opinião destas pessoas para proporcionar um atendimento de qualidade e evitar que isso seja um problema no seu ambiente de trabalho.

Estes são os principais motivos que podem levar seus pacientes a procurarem outra clínica:

Falta de educação;
Tempo de espera no telefone;
Comportamento grosseiro;
Demora no atendimento;
Desconhecimento dos procedimentos realizados;
Falta de pós atendimento;
Dificuldades no contato;
Pouca clareza nas informações.

Equipe inexperiente

Um bom atendimento vai muito além do ‘bom dia’ e ‘obrigado’. Pelo contrário: a boa educação deve ser a primeira impressão do paciente ao entrar na clínica. A partir daí, é preciso ter uma equipe capacitada e, principalmente, pronta para resolver e ajudar quando o paciente precisar de algum serviço ou tirar uma dúvida.

Investir em cursos, workshops e eventos relacionados à especialidade da clínica são importantes para manter a equipe atualizada sobre o assunto. Dessa forma, todos estarão sempre alinhados.

Vale lembrar que a dica vale não só para os médicos, mas principalmente para a secretária, os responsáveis pelo faturamento e todos os colaboradores da clínica. Assim, ao perceber que está lidando com pessoas que entendem do assunto, o paciente saberá que está em boas mãos e terá mais confiança no seu trabalho.

Falta de ferramentas adequadas

A tecnologia está presente em tudo e pode ajudar de forma gigantesca se usada corretamente na sua clínica. Seus pacientes teriam uma péssima impressão caso algum equipamento quebrasse por falta de manutenção ou por ser ultrapassado demais, por exemplo. Por isso, utilizar equipamentos novos e de ponta são essenciais para obter diagnósticos corretos dos pacientes e gerar resultados mais satisfatórios.

Outro ponto importante onde a tecnologia pode atuar é na automatização do trabalho. Ainda hoje, existem clínicas onde as consultas são marcadas na agenda de papel e as informações dos pacientes são guardadas em prontuários impressos, dentro de pastas que ocupam espaço na clínica.

Centenas ou milhares de informações suscetíveis a serem danificadas por uma série de diferentes situações. Já imaginou perder uma informação importante do paciente simplesmente porque alguém guardou uma folha em um lugar errado? Problemas como esse podem ser facilmente resolvidos ao passar todos os dados para o computador.

Além de guardar uma quantidade enorme de informações em um espaço pequeno, os dispositivos virtuais (computador, tablet, celular) são fáceis de manusear e ainda ajudam na comunicação. Para isso, é necessário adotar a ferramenta de gestão adequada e que possibilite administrar toda a clínica, não só a agenda. Assim, a equipe tem uma plataforma comunicacional mais eficiente e que reduz o tempo gasto com idas e vindas pelos corredores da clínica ou ao procurar alguma informação importante.

Problemas no faturamento e no financeiro

O faturamento é parte importante para que a gestão da clínica funcione bem. Se você tem problemas ao fechar as contas no fim do mês, isso significa que seu negócio pode estar em risco de fechamento. Já imaginou faltar recursos para pagar os funcionários, fazer a manutenção da clínica e pagar as contas em geral? Por isso, manter o controle deste setor é essencial para que todos os outros funcionem em harmonia.

Para resolver problemas no faturamento/financeiro, é importante adotar um software de gestão que atenda a todas as necessidades da equipe responsável pela contabilidade. Dessa forma, é possível administrar melhor as contas a pagar e receber, além de manter uma relação mais tranquila com os Convênios através da automatização de alguns processos. Ao fazer isso, é possível reduzir as glosas e a clínica não perderá dinheiro pelos procedimentos, exames e consultas precificados de forma errada por falha humana, por exemplo.

Problemas de divulgação

Cada vez mais as pessoas vêm buscando informações através da internet. O estudo da NeoAssist e da MindMiners mostrou que 65% das pessoas preferem o atendimento online quando precisam dos serviços de alguma empresa.

Isso significa que, cada vez mais, a divulgação nas redes sociais e nos mecanismos de buscas têm sido usados como uma forte ferramenta para conseguir mais clientes – neste caso, os pacientes.

Trabalhar com o marketing digital é uma ótima opção, já que ao mesmo tempo em que divulga o seu trabalho para o público em geral, também é possível interagir com ele e proporcionar uma experiência melhor para o paciente. Além disso, sua clínica visível no radar de novos pacientes, além de ser uma ótima forma de fortalecer a sua marca na região onde atua.

O estudo ainda mostra que 70% das pessoas utilizam de 2 a 3 canais diferentes para solicitar atendimento às empresas. Por isso, apenas o telefone não é suficiente para que seus pacientes tenham uma boa relação com você e a sua equipe.