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Como gerenciar suas consultas para não perder o controle da sua agenda


O controle da agenda médica é fundamental para que o seu consultório/clínica proporcione um atendimento de qualidade e se torne uma referência no setor.


Por isso, é necessário estar atento para alguns pontos essenciais e que envolvem tanto as normas do bom relacionamento humano quanto a utilização correta e eficaz dos recursos tecnológicos de ponta disponíveis no mercado. Confira, a seguir, algumas dicas que preparamos para você.


1 – Treine sua equipe



É essencial que, em todos os setores do seu empreendimento, os funcionários estejam devidamente treinados e capacitados para exercerem suas respectivas funções. No caso específico da agenda, a(s) secretária(s) deve(m) estar atenta(s) para que as consultas sejam marcadas com a devida atenção, confirmando todos os dados com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente. Para isto, deverá(ão) conhecer bem o software de gestão adotado pela clínica/consultório, a fim de utilizar todos os seus recursos da melhor forma e com agilidade.


2 – Utilize um software de gestão


Ferramenta de Gestão do Faturamento de Consultórios e Clínicas Médicas


A utilização das agendas de papel está se tornando cada vez mais rara, pois grande parte da classe médica está consciente e convencida dos benefícios proporcionados pela tecnologia. Em inúmeros sentidos, a começar pela Agenda e pelo Prontuário Digital. Torna-se imperioso adotar um excelente software de gestão, com integração total e capacidade para gerenciar todos os setores que compõem o estabelecimento, garantindo seu pleno e eficaz atendimento.


O controle total da agenda é fundamental para o perfeito funcionamento diário da clínica/consultório, proporcionando estreita e perfeita interação entre a(s) secretária(s) e o(s) médico(s). 


3 – Estabeleça o tempo de duração das consultas


Contornando problemas


Para trabalhar bem a agenda, a secretária deverá estabelecer com o médico um tempo médio para as consultas. Assim, ela poderá estabelecer os horários disponíveis e realizar a marcação, cancelamento e remarcação dos compromissos sem atropelos e enganos. Além de, conforme o andamento diário, fazer encaixes que forem necessários e urgentes. É uma tarefa bastante difícil determinar o tempo de uma consulta, principalmente se o médico sentir necessidade de ouvir mais o paciente.


As demandas são diferentes e, se normalmente a duração de uma consulta vai de 15 a 45 minutos, com poucas exceções, é possível adotar uma média de 30 minutos, abrindo um intervalo de 15 minutos entre uma e outra, a fim de conseguir vencer imprevistos sem prejudicar os pacientes. Ninguém gosta de esperar e as reclamações pela demora refletem a mesma angústia pela espera do médico chegar à clínica/consultório.


4 – Confirme as consultas com antecedência


30 de Setembro - Dia da Secretária


Em sua rotina, o trabalho da secretária exige atenção e sobriedade, mas também paciência e jogo de cintura para lidar com imprevistos. A praticidade das agendas digitais tornaram o dia a dia mais eficaz, mas mesmo contando com o apoio da tecnologia, o contato humano é fundamental. É preciso lembrar que o ser humano está sujeito a erros e esquecimentos, daí a necessidade de, todos os dias, confirmar as consultas com antecedência.


Seja através do telefone, e-mail, WhatsApp ou SMS, a secretária deve lembrar aos pacientes da consulta no dia seguinte, ou na tarde/noite do mesmo dia. Diante da demora de um paciente, ela deve procurar manter contato para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.


Com isto, ela poderá ajudar a diminuir as faltas por esquecimento ou desistência, podendo acionar outros pacientes para comunicar que existe uma vaga em tal dia e horário. Tudo isto, de uma forma rápida e eficaz, com a agenda eletrônica permitindo marcar, desmarcar e remanejar consultas.


5 – Tenha alinhamento com sua secretária


Valorização do elemento humano: Secretárias e Médicos


A interação entre o trabalho da secretária e do médico permite que ela saiba, com antecedência, os dias e horários em que ele não poderá atender, seja por compromissos de viagens, cirurgias ou motivos particulares, como férias. Caberá a ela informar aos pacientes quando o profissional retorna, voltando então a marcar as consultas.


Em caso de contratempo que impeça o médico de atender aos compromissos em um dia normal de trabalho, a secretária deverá comunicar o ocorrido a cada paciente, com as desculpas pelo transtorno e já propondo a remarcação das consultas.




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