Melhores técnicas de faturamento de contas médicas

Sem dúvida, cuidar das contas de qualquer empreendimento exige muita organização, atenção, cuidado e controle. Como sabemos, as melhores técnicas de faturamento de contas médicas permitem aperfeiçoar o controle financeiro e a gestão da clínica ou do consultório.

Por isso, é imprescindível que o profissional responsável pelo faturamento conheça as principais técnicas nas duas tarefas. Dessa maneira, conseguirá minimizar e evitar erros, sem que seja surpreendido com dificuldades ao final de cada mês. Isto é: as inoportunas glosas e possíveis prejuízos.

Pensando nisso, a ProDoctor Software preparou dicas importantes que serão de grande utilidade para os profissionais que trabalham nesses setores, seja em uma clínica ou num consultório. Confira nos itens a seguir:

• O que é o Faturamento
• O que significa Auditoria de Contas Médicas
• Técnicas de Faturamento e Auditoria de Contas Médicas

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O que é o Faturamento

Para aplicar as melhores técnicas de faturamento é preciso, antes de mais nada, entender o que é o faturamento. Trata-se, em qualquer empresa, do resultado mensal das receitas obtidas através dos serviços prestados.

Em clínicas e consultórios, o faturamento de convênios abrange os valores dos exames, procedimentos e/ou consultas realizadas.

Realizar o faturamento de forma correta é fundamental para a saúde do empreendimento, pois clínicas e  consultórios são empresas como quaisquer outras no mercado, que precisam sobreviver em um setor cada vez mais competitivo.

Desse modo, é ideal que o faturamento seja feito por profissionais que realmente conheçam as tarefas. E que sejam organizados e metódicos, detalhistas e atentos aos cumprimentos dos prazos.

Tudo deve ser corretamente contabilizado. Não apenas os valores recebidos de cada paciente, como também os repasses dos convênios médicos.

Além disso, devem estar permanentemente atualizados, a fim de cumprir com rigor as atualizações das normas no preenchimento dos dados antes do envio das guias para as prestadoras de serviços de saúde.

O papel do setor de faturamento

O setor de faturamento serve para analisar os contratos e acordos efetuados entre o prestador de serviços e as operadoras, de forma a entender as regras de precificação e cobrança. Ou seja, a forma que temos para esclarecer as cobranças junto às operadoras de plano de saúde.

Dessa forma, o faturista pode montar as contas médicas em conformidade com as regras de precificação e cobrança. 

A partir disso, organiza-se a documentação a ser enviada às operadoras de plano de saúde.

É importante destacar que cada operadora de saúde tem um contrato distinto com os prestadores de serviços de saúde e esses contratos trazem regras de precificação distintas.

Portanto, entender isso e faturar da forma correta evita retrabalhos, maximiza os resultados das clínicas e consultórios, evitando erros comuns que só trazem prejuízos. 

As funções do faturamento, ainda incluem: 

• Enviar o faturamento às operadoras, com documentação e arquivos eletrônicos.
• Acompanhar o envio, o processamento e o retorno das faturas enviadas.
• Verificar e analisar possíveis glosas.
• Preparar relatórios de repasse aos envolvidos.

Quem é o profissional faturista?

Os faturistas se deparam com especificidades relacionadas ao faturamento de contas médicas que geram dúvidas, retrabalho. Consequentemente, isso pode até fazer a clínica ou consultório perder dinheiro.

Isso é muito comum, mas a maioria dos casos pode e devem ser evitados. Um bom profissional, que domina as técnicas de faturamento e que tem auxílio de um software de gestão eficiente, está muitos passos à frente.

O faturamento de contas médicas começa na recepção de uma clínica, pois quem faz o lançamento, em geral, é a recepcionista, assim que atende o paciente.

Mas vai muito além e envolve conceitos complexos, até mesmo pelas constantes atualizações das exigências da ANS, a Agência Nacional de Saúde Suplementar, que é a agência reguladora vinculada ao Ministério da Saúde, responsável pelo setor de planos de saúde no Brasil.

O que significa Auditoria de Contas Médicas

A Auditoria de Contas Médicas é um processo de conferência das contas na área da Saúde. Tem como objetivo identificar se todos os itens estão em conformidade com o atendimento realizado em serviços do setor de Saúde.

Nesse sentido, a auditoria de contas médicas é um serviço fundamental para as operadoras de Planos de Saúde, já que evitam cobranças indevidas e fraudes.

Entender o ponto de vista do auditor ajuda aos profissionais faturistas a realizar o faturamento de forma assertiva, evitando glosas e agilizando processos, dentro das boas práticas.

Isso é de suma importância, uma vez que pode atingir a credibilidade da marca da operadora de plano de saúde.

Faturamento de Contas Médicas deve ter conferência e organização diárias

Uma das melhores técnicas de faturamento, que deve ser realizada diariamente, é a conferência das informações gerais da clínica ou do consultório. Afinal, todos os dias, seu local de trabalho recebe vários pacientes, que passam por consultas médicas e/ou procedimentos, gerando uma série de pedidos e guias.

Alguns exemplos de informações essenciais, que devem ser conferidas incluem:

• Espaços em branco no cadastro do paciente;
• Erros nas informações do Convênio de Saúde;
• Informações desatualizadas;
• Meios de contato desatualizados.

Já imaginou precisar conferir as guias de centenas de pacientes de uma só vez antes de entregá-las aos Convênios?

Sobre a importância da conferência diária das informações, o Consultor da ProDoctor, Elizeu Zaquino Junior, destaca:

“É importante trabalhar com um software de gestão para facilitar essa tarefa através de relatórios de auditoria das contas médicas, como também garantir que todos os pacientes que estavam agendados e compareceram tiveram seu ciclo de atendimento realizado por completo”.

|Leia também: A importância dos relatórios financeiros nas clínicas e consultórios.

Glosas Médicas

Glosa médica é o termo que se refere ao não pagamento, por parte dos planos de saúde, de valores referentes a procedimentos , medicamentos, materiais ou taxas cobradas pelas empresas prestadoras (hospitais, clínicas, laboratórios, entre outros) e profissionais liberais da área de saúde.

Este é um problema crescente em toda a rede particular de saúde, gerando prejuízos às empresas e profissionais liberais que prestam atendimento aos pacientes de convênios.

Conheça (e utilize) as melhores técnicas de faturamento de contas médicas

O setor de saúde é conhecido pelas inúmeras metodologias e catalogações. Neste cenário, os sistemas de gestão podem ajudar muito! Diante de tanta complexidade, é importante ter um sistema e até um fluxo de trabalho que ajude na organização de processos e evite erros para a equipe de faturamento. 

O faturamento não é apenas um setor de cobrança, visto que, apenas cobrar, não garante o pagamento. O pagamento fica condicionado a vários outros fatores.

O faturamento pode ser considerado o setor responsável por emitir as contas dos pacientes que realizaram algum tipo de atendimento ou procedimento em uma instituição de saúde, seja ela um consultório médico, uma clínica ou mesmo um hospital.

Este setor é responsável por emitir diversos documentos, entre eles boletos, duplicatas, guias de faturamento e faturas. Eles fazem parte da gestão financeira de um negócio e, diferente do que muitas pessoas pensam, os termos não são sinônimos.

Como você já deve saber, existem algumas tarefas que devem ser realizadas periodicamente e que simplesmente não podem ser ignoradas, como por exemplo:

• Fechamento dos Planos de Saúde;
• Repasses aos colaboradores;
• Fechamento do Caixa;
• Pagamento de fornecedores;
• Compra de insumos e medicamentos.

Uma vez estabelecidas as tarefas que são realizadas com frequência, procure se organizar através dos prazos para ter tudo em mãos na hora de realizá-las.

É dessa maneira que você vai poupar não só o seu tempo: estando preparado. Mas, também poderá fazer suas tarefas com mais precisão e com menos erros.

O consultor Elizeu Zaquino ressalta: “Não podemos deixar de incluir nessa rotina o acompanhamento dos pagamentos das operadoras de planos de saúde. Estar atento a isso vai contribuir para a saúde financeira da clínica e permitirá, caso seja necessário, o recurso de glosas em tempo hábil”.

Além disso, ele enfatiza a importância de se “trabalhar com um software de gestão que possui o Faturamento unificado ao Financeiro, uma parceria fundamental entre dois módulos que, além de facilitar o dia a dia, contribui para aumentar a confiança de toda equipe nos processos administrativos e também para que os profissionais da Saúde recebam seus honorários corretamente”.

Crie modelos de relatórios: uma das melhores técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas

Uma das formas técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas que aumentam significativamente a eficiência são os modelos prontos.

Os médicos, os responsáveis pela recepção e até mesmo você, faturista, precisam utilizar relatórios e escrever documentos para dar andamento ao trabalho.

Por isso, é necessário criar modelos para todos eles, a fim de agilizar a rotina e ficar um passo à frente. Alguns exemplos de modelos prontos que você pode criar:

• Tabelas;
• Atestados;
• Declarações;
• Recibos;
• Modelos de e-mail;
• Relatórios de desempenho;
• Plano de contas;
• Recursos de Glosa;
• Solicitação de Procedimentos;
• Solicitação de Prorrogação de Internação.

Com todos esses modelos prontos, você e sua equipe não precisarão se preocupar na hora de entregar documentos a pacientes, fornecedores e outros colaboradores.

Dica importante:
Uma ótima dica para preparar modelos de relatórios em geral é adotar um software de gestão. Dentre várias funções, ele também ajuda na hora de fazer todo o faturamento!

Nota Fiscal

Cuidar das notas fiscais não é tarefa do faturista. Contudo, entender bem como elas funcionam pode simplificar bastante o seu trabalho.

Os Convênios de Saúde utilizam as notas fiscais para realizar o pagamento dos procedimentos realizados na sua clínica ou consultório.

Resumo

Estar preparado para todos os desafios é a principal forma de desempenhar um bom trabalho na clínica ou consultório.

Só assim você enfrentará com tranquilidade todos os imprevistos e dores de cabeça que ocasionalmente acometem os profissionais em geral.

Por isso, fique atento aos prazos, organize o seu material de trabalho e tenha tudo sob controle!