Cuidar das contas da clínica ou consultório é uma tarefa que exige muito cuidado. Por isso, é imprescindível que o profissional responsável conheça as principais técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas. Só assim é possível evitar erros e surpresas no fim do mês.
Dessa forma, separamos algumas dicas úteis para simplificar a rotina dos faturistas e tornar os processos de trabalho mais simples. Veja só:
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Prazos
Este é um ponto muito importante para que seu trabalho não vire uma bola de neve. Ainda que pareça um detalhe pequeno, não estar preparado para as datas pode comprometer o seu desempenho e te dar bastante dor de cabeça.
A principal dica é anotar todos os prazos com os quais trabalha no dia a dia. Não se esqueça dos períodos de fechamento dos Convênios de Saúde, nem as datas de fechamento de contas e vencimento de boletos, além do pagamento dos fornecedores, por exemplo.
Com uma agenda organizada, a eficiência do seu trabalho aumenta significativamente e você não terá problemas em resolver muitas tarefas de última hora. Além disso, realizá-las com antecedência permite checar se tudo foi feito corretamente. Isso contribui para a diminuição de erros e, por consequência, evita glosas e multas.
Conferência Diária
Uma das técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas que deve ser realizada diariamente é a conferência das informações gerais do consultório ou clínica.
Todos os dias, seu local de trabalho recebe vários pacientes, que necessitam de guias, fichas cadastrais e outras informações que ficam armazenadas nos arquivos da clínica/consultório. Por isso, é importante conferir diariamente todos esses dados, a fim de evitar erros.
Alguns exemplos de informações essenciais e que devem ser conferidas diariamente incluem:
- Espaços em branco no cadastro do paciente;
- Erros nas informações do Convênio de Saúde;
- Informações desatualizadas;
- Meios de contato desatualizados;
- Informações catalogadas e reunidas em um só lugar.
Já imaginou precisar conferir as guias de centenas de pacientes de uma só vez antes de entregá-las aos Convênios? Este é um trabalho que exige cuidado e deve ser feito aos poucos. Por isso, é importante separar um tempo no final do dia para esta tarefa.
Dessa maneira, a chance de que o estabelecimento seja glosado diminui de forma significativa. Além disso, proporciona maior segurança ao exportar relatórios mais precisos, quando for o momento de analisar seus indicadores.
Conheça bem os Convênios de Saúde
Essa dica vale ouro e pode evitar muitos problemas no futuro. É importante que você entenda não só as particularidades de cada convênio, mas também as questões contratuais de cada um deles.
Se você compreende bem os principais detalhes e regras de cada Plano de Saúde, fica mais simples na hora de preparar as Guias TISS e Arquivos XML para enviar periodicamente. Assim, você ganha tempo ao resolver questões que possam ser levantadas pela sua equipe.
Separe e catalogue documentos
Manter a casa organizada é uma tarefa cansativa, porém valiosa. De tempos em tempos, você pode precisar de uma informação muito antiga ou de um conjunto de dados que exige a consulta em vários arquivos. Para que isso não se torne um desafio, é preciso estar preparado.
Por isso, separar todos os documentos da clínica ou consultório é muito importante. Comece a organização pela data, por exemplo, separando mês a mês todos os arquivos. A partir daí, estes dados podem ser catalogados por tipo, período, convênios, médico responsável ou outro critério que se adeque à sua necessidade.
O que não pode acontecer é deixar tudo de lado ou simplesmente jogar fora todas essas informações. Só assim você terá um amplo controle de tudo o que acontece no seu local de trabalho.
Esteja preparado
Essa dica trabalha em conjunto com a atenção aos prazos. Como você já deve saber, existem algumas tarefas que devem ser realizadas periodicamente e que simplesmente não podem ser ignoradas, como por exemplo:
- Fechamento dos Planos de Saúde;
- Repasses aos colaboradores;
- Fechamento do Caixa;
- Pagamento de fornecedores;
- Compra de insumos e medicamentos;
Uma vez estabelecidas as tarefas que são realizadas com frequência, procure se organizar através dos prazos para ter tudo em mãos na hora de realizá-las.
É dessa forma que você vai poupar não só o seu tempo: estando preparado. Mas, também poderá fazer suas tarefas com mais precisão e com menos erros.
Crie modelos de Relatórios
Uma das formas técnicas de faturamento e auditoria de contas médicas que aumentam significativamente a eficiência são os modelos prontos.
Os médicos, os responsáveis pela recepção e até mesmo você, faturista, precisam utilizar relatórios e escrever documentos para dar andamento ao trabalho. Por isso, é necessário criar modelos para todos eles, a fim de agilizar a rotina e ficar um passo à frente. Alguns exemplos de modelos prontos que você pode criar:
- Tabelas;
- Atestados;
- Declarações;
- Recibos;
- Modelos de e-mail;
- Relatórios de desempenho;
- Plano de contas;
- Recursos de Glosa;
- Solicitação de Procedimentos;
- Solicitação de Prorrogação de Internação.
Com todos esses modelos prontos, você e sua equipe não precisarão se preocupar na hora de entregar documentos a pacientes, fornecedores e outros colaboradores.
Dica:
Uma ótima dica para preparar modelos de relatórios em geral é adotar um software de gestão. Dentre várias funções, ele também ajuda na hora de fazer todo o faturamento!
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Nota Fiscal
Cuidar das notas fiscais não é tarefa do faturista, porém entender bem como elas funcionam pode simplificar bastante o seu trabalho.
Os Convênios de Saúde utilizam as notas fiscais para realizar o pagamento dos procedimentos realizados na sua clínica ou consultório.
Resumo
Estar preparado para todos os desafios é a principal forma de desempenhar um bom trabalho na clínica ou consultório. Só assim você enfrentará com tranquilidade todos os imprevistos e dores de cabeça que ocasionalmente acometem os profissionais em geral.
Por isso, fique atento aos prazos, organize o seu material de trabalho e tenha tudo sob controle!
