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Melhores práticas para organizar o estoque

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Organizar o estoque da clínica ou consultório pode ser uma tarefa complicada, uma vez que a prática envolve muito mais do que armazenar medicamentos. Pelo contrário: não se atentar a detalhes importantes pode fazer com que você perca tempo e dinheiro.

Para evitar que esses e outros problemas aconteçam, a ProDoctor pensou em algumas práticas essenciais para uma gestão de estoque eficiente, prática e sem erros. Incluindo:

  • Organização do espaço
  • Entrada de materiais
  • Dispensação
  • Inventário

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Organize o espaço do estoque

organizar o estoque

Não podemos falar de gestão sem mencionar a organização, não é mesmo? E, sobretudo, no estoque não seria diferente.

Manter o estoque organizado é peça fundamental para que nada se perca ou se confunda. Já imaginou entregar um medicamento errado para o tratamento de um paciente? Erros como esse são inadmissíveis e, para isso, a organização deve ser muito rigorosa.

Primeiro de tudo, é preciso fazer a separação de forma clara e objetiva de te todos os itens. Implementar uma ferramenta com leitor de código de barras pode ser uma ótima opção para fazer uma identificação rápida de cada item, por exemplo.

Outro ponto importante está no armazenamento: todos os itens devem ter um espaço específico e com uma identificação clara. Além disso, é necessário separar os grupos de itens. Então, nada de misturar materiais médico-hospitalares com materiais de limpeza, por exemplo. Além de não ser higiênico, esses itens podem ser contaminados e ocasionarem reações adversas a quem eles forem administrados.

Atenção para a limpeza

Cuidar da limpeza do seu estoque também faz parte da organização. Por isso, é preciso que seu espaço de armazenamento esteja o mais limpo possível. Assim como misturar grupos de itens, a falta de limpeza também pode contaminar medicamentos e outros materiais de tratamento ao paciente.

Estar alinhado à equipe de limpeza da clínica ou consultório é uma ótima opção. Dessa forma, é possível criar um cronograma de limpeza semanal, a fim de que tudo esteja sempre em ordem.

Entrada e saída de materiais

Agora que tudo está organizado e limpo, chegou a hora de resolver a questão do fluxo de entrada e saída no seu estoque. É importante lembrar que esses dois processos devem ser feitos de forma distinta, para que todos os itens que derem entrada passem pelos processos corretamente até serem dispensados da forma adequada.

Dependendo do fluxo de entrada e saída de materiais, pode ser necessária a utilização de uma ferramenta de gestão de estoque. Principalmente para que tudo seja registrado de forma correta e de fácil alcance, além da possibilidade de coletar dados importantes, como a validade e a necessidade de reposição dos itens.

Aliás, falando em reposição, aqui vai outra dica: é importante ter atenção ao nível do estoque. E, para isso, podemos utilizar duas sinalizações importantes:

Estoque mínimo de reposição: Quando existem poucas unidades de determinado item disponíveis para utilização. É recomendada a reposição.

Estoque mínimo: Nível crítico de quantidade disponível em estoque. Necessária a reposição urgente.

Manter a atenção a esses níveis de alerta são de extrema importância para evitar a falta de medicamentos ou outros itens importantes utilizados pela sua equipe no dia a dia. Dessa forma, uma ferramenta de gestão pode te ajudar – e muito – com isso.

Unitarização

Uma vez que os itens deram entrada no estoque, é necessário fazer a unitarização em alguns deles. Este processo nada mais é do que separar os itens de forma unitária para a dispensação.

Por exemplo, se uma cartela com 10 comprimidos chegou ao estoque, é necessário que cada comprimido seja separado em uma embalagem própria com a identificação correta de nome, data e validade. Lembra da ferramenta de código de barras? Mais uma vez, ela tem papel fundamental neste processo, pois além de tornar tudo muito mais rápido, o risco de erros é reduzido drasticamente.

Coloque tudo em um Inventário

organizar o estoque

Nós já falamos rapidamente que uma ferramenta de gestão pode ajudar bastante na hora de organizar o estoque. Igualmente, na hora de fazer um inventário ele é essencial.

Já imaginou registrar cada entrada e saída de materiais e medicamentos de forma manual em um caderno ou agenda de papel? Além de demorar muito, está passível de erros ou de perda dos dados por uma série de fatores e imprevistos.

Por isso, fazer o registro de movimentações de forma automatizada é a melhor opção. Assim, realizar o backup de forma constante e correta pode fazer com que os dados armazenados na rede da clínica possam ser recuperados a qualquer momento.

Outra vantagem está no controle das notas fiscais e do fluxo de dinheiro para a compra de materiais e medicamentos. A ferramenta de gestão também cuida dessa parte e torna o processo muito mais simples.

Um software de gestão ainda possui várias outras vantagens, como por exemplo:

  • Controlar as requisições dos itens em estoque (quem, quando e onde retirou o medicamento)
  • Acertos no estoque (quebra, perda, contagem errada)
  • Agrupamento de insumos (medicamentos, materiais médico-hospitalares, utensílios, itens de escritório, materiais de limpeza, etc)
  • Relatórios diversos.

Quer saber mais sobre como organizar o estoque?

Este foi um resumo do nosso e-book “Como gerenciar seu estoque”. Nele, você encontra várias outras informações e dicas importantes para organizar o estoque de forma rápida e sem complicações. E o melhor de tudo: é gratuito! Basta preencher um formulário e te enviaremos o material por e-mail, na mesma hora. É só clicar no botão abaixo:

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