A gestão de consultórios é uma tarefa importante para o profissional de Saúde. Além de atender os pacientes, o médico precisa seguir alguns passos importantes para gerenciar bem o ambiente de trabalho.
Um bom médico pode ser um ótimo gestor. Para isso, deve acompanhar de perto a rotina diária do consultório. Com o intuito de ajudá-lo a reduzir problemas e otimizar o funcionamento do seu negócio, preparamos algumas dicas para você.
Leia também: Gestão de Clínicas – O guia definitivo.
O que é gestão?
Gestão é organizar e monitorar ações administrativas para obter os benefícios planejados e desejados. A fim de gerenciar um consultório e alcançar os resultados almejados é preciso estruturar os processos, ter liderança e organização.
A gestão é de extrema importância para qualquer negócio. Afinal, o gerenciamento de uma organização será a base para todos os princípios e objetivos futuros. A gestão se fundamentará em um processo idealizado em ações e resultados que darão ao médico condições para medir os índices, diagnosticar problemas, evitar erros e programar metas.
Por que devo dar atenção à gestão do meu consultório?
O gerenciamento do seu consultório é um passo importante para o desenvolvimento e progresso dos seus negócios. Estar atento à administração e de olho nos detalhes será primordial para ser diferente dos demais. Além de boas consultas, um consultório deve se preocupar com outras questões para o bom funcionamento do lugar e o gestor deve estar por dentro desses assuntos.
Uma gestão baseia-se em recursos humanos, financeiros e estruturais. Esteja ligado nisso. Pense, organize e planeje projetos assertivos, assim será possível um futuro com muitos ganhos.
Dicas para a gestão de consultórios
1- Localização
Se você já possui um consultório, certamente a localização foi pensada e calculada para a melhor satisfação de seus pacientes. Para aqueles que estão iniciando agora, vale a pena avaliar qual será o melhor local. Essa decisão deve levar em conta a linha estratégica escolhida para melhor receber seu público-alvo.
Além disso, estude quais são seus pacientes e em quais locais da cidade eles estão concentrados (ou estão situados). Por exemplo, se seus pacientes são segmentados nas classes A e B, procure colocar seu espaço de trabalho em regiões centrais e próximo a essas pessoas. Assim, a localização do consultório poderá influenciar e ser decisiva na hora da escolha do profissional de saúde a ser feita pelo paciente.
A localização também será relevante caso trabalhe em outro consultório/clínica. Vale levar em consideração a necessidade de deslocamento e os problemas diários no trânsito. O espaço deve ser próximo e favorável tanto para você quanto para os clientes/pacientes.
Leia também: Como abrir meu consultório?
2- Decoração
A decoração é fundamental para a harmonia do seu consultório. Os pacientes estão sempre de olho na recepção e nos cuidados com o lugar. Assim, dentro da gestão de seu ambiente de trabalho, é necessário estar atento a esse aspecto.
A primeira impressão é a que fica e aqui nunca fez tanto sentido. Tenha bom gosto, equilíbrio e opte por cores cleans, trazendo tranquilidade, modernidade e luminosidade. Com a arquitetura e a decoração bem trabalhadas, seu público-alvo perceberá os cuidados e a dedicação desde a porta de entrada.
Além dos setores de consultas e administrativos, um bom gestor deverá estar em alerta para proporcionar um ambiente agradável. Para se diferenciar dos demais, cada detalhe conta pontos na avaliação final e conjunta de seu paciente.
3- Recepção
A recepção do seu consultório será de extrema importância, afinal é onde ocorre o primeiro contato com o paciente. Procure sempre deixar o espaço agradável e bem recepcionado. Ofereça um bom atendimento, deixe disponível revistas, jornais, a senha do Wi-Fi e a TV ligada.
Que tal investir em um cafezinho? Faça com que seu paciente sinta-se em casa! Oriente aos colaboradores do lugar a sempre perguntar se está tudo bem e se necessitam de algo. Sendo assim, a forma de contato e o cuidado individual proporcionam um grande diferencial.
Leia também: O que servir na sala de espera do seu consultório médico?
4- Secretária
Ter uma boa secretária só aumentará os frutos de seu consultório, pois ela estará presente da primeira à última consulta. Braço direito do médico, ela será a ligação entre o paciente e o especialista. Educada e solícita, a secretária detém uma grande responsabilidade ao planejar e organizar o ambiente para o médico. Assim, seus atendimentos podem ser tranquilos e seguros.
Na hora da contratação de uma secretária é ideal seguir algumas dicas importantes que farão a diferença na recepção ao paciente. Procure uma colaboradora simpática, responsável e comunicativa para que, além do atendimento dentro do consultório, a satisfação dos pacientes se estenda até mesmo após a consulta.
- Para contratar uma secretária, vale traçar um roteiro para encontrar a pessoa ideal para o cargo, seguindo todas as normas éticas.
5- Faturamento e Administrativo
Organizar de maneira correta e inteligente o faturamento do seu consultório é fundamental para o sucesso do empreendimento. O modo de administrar deve ser muito bem planejado e arquitetado para cada mês.
Com o administrativo do seu consultório em dia, os lucros irão se multiplicar cada vez mais. Sendo assim, invista em estratégias eficazes e que podem trazer segurança, ganhos, praticidade, dinamismo e simplificação.
Fique alerta com relação às dívidas e aos impostos que devem ser quitados, pois uma boa gestão deve estar em dia com suas contas. Para 2019, o Imposto de Renda dos médicos já deve ser declarado. Você já viu sua situação? Separamos um post e um material exclusivo que irá esclarecer todas as suas dúvidas e questões. Acesse, clicando aqui.
- Informatizando sua clínica você economiza tempo, organiza os registros das atividades, possui controle dos atendimentos e evita glosas de faturamento incorreto.
6- Higienização
A higienização de seu consultório deve ser mais uma questão importante para ser analisada. Se possível, contrate empresas terceirizadas com funcionários aptos e preparados para realizar de forma correta a higienização do ambiente.
O consultório deve seguir recomendações sanitárias e específicas. Por isso, verifique e acompanhe, sempre que possível, as medidas que devem ser adotadas.
Esteja ligado e atento a passos importantes como a limpeza, higienização, itens indispensáveis, diminuição de papéis, dentre outros. Oriente sua equipe a ter conhecimento e seguir noções básicas de higiene e saúde, assim você evitará problemas futuros.
7- Equipe de Assessoria e Marketing
Cuidar do marketing e da imagem de seu consultório é tão importante quanto os itens já citados acima. Cada vez mais em alta, é preciso valorizar seu ambiente de trabalho e escolher a melhor forma de promoção para as mídias sociais.
Ter uma equipe de assessoria é primordial para trabalhar com gerenciamento de problemas e idealizar formas de comunicação interna e externa para seu espaço. Atualmente, muitos profissionais da área de comunicação estão trabalhando como freelancers (serviços prestados de forma independente) e podem ser uma opção para ajudá-lo.
O trabalho de marketing pode ser realizado pelo mesmo profissional que terá visões especializadas do que é preciso desenvolver no ambiente. Ou, que pode ser aprimorado e realizado pelo próprio gestor. Na internet, é possível encontrar várias dicas e formas de como alcançar bons desempenhos e uma boa posição nos sites de pesquisas. Portanto, vale conferir e se atualizar.
- O marketing pode atrair cada vez mais pacientes. Portanto, valer-se da comunicação será uma arma fundamental para a visibilidade de seu trabalho e do seu consultório.
8- Programa de gestão
Não aderir aos benefícios da tecnologia na gestão de seu consultório é abrir mão de vantagens, praticidade e dinamismo. Com um software de gestão, o profissional substitui o trabalho manual pela inclusão dos dados no sistema e assim reduz drasticamente erros, ganhando mais tempo. Além disso, rapidez e qualidade são pontos importantes e diferenciais no melhor atendimento, influenciando de forma positiva na gestão da sua clínica.
Aderindo a um software de gestão é possível alcançar:
- Agilidade e segurança;
- Redução de custos;
- Metas de crescimento.
No mercado, é possível encontrar muitas opções em softwares, mas antes de contratar verifique se o serviço prestado atende ao seu consultório. Atente-se aos serviços oferecidos. Verifique o suporte prestado, os horários de atendimentos e a disponibilidade da equipe e da empresa contratada.
Os canais de comunicação para dúvidas, manutenção e esclarecimentos devem ser fornecidos de forma rápida, a fim de otimizar seu tempo e maximizar os ganhos. Afinal, não dá para ter um programa com problemas atrasando suas consultas.
E não se esqueça: verifique todas as vantagens que serão obtidas com o programa de gestão, uma vez que o objetivo principal aqui é simplificar o dia a dia.
9- Pesquisa de satisfação
Para saber o andamento de uma boa gestão, é necessário ouvir o outro lado! Disponibilize na recepção uma pesquisa de satisfação, pois é importante saber a opinião de seus pacientes, críticas e sugestões. Com os problemas esclarecidos, você será capaz de gerenciar melhor seu consultório e agradar seu público.
Após os resultados pós-pesquisa, é importante oferecer aos pacientes informativos e newsletter mostrando as principais atividades e trabalhos do consultório. Sendo assim, você terá oportunidades e conteúdos para abordar os principais pontos revelados na pesquisa de satisfação.
- Enfim, com essas dicas fica fácil administrar e ser um bom gestor para seu consultório. Com a correria da rotina, algumas atividades podem ficar comprometidas. Para solucionar isso, separamos mais uma dica pra você! Acesse no Ebook gratuito com um checklist completo do dia a dia no consultório médico e descubra como gerenciar com sucesso seu ambiente de trabalho.
