Se você acha que deveria aprender sobre empreendedorismo e administração de empresas na faculdade, você pode estar com a razão. Talvez, assim, fosse mais fácil não cometer erros na administração de clínicas e consultórios, não é verdade?
Com uma concorrência cada vez maior e com as dificuldades comuns ao cotidiano não basta ter um diploma para garantir o sucesso profissional. Isto tem levado muitos médicos a estudarem processos de gestão e adotarem aplicativos para tarefas complexas e que demandam tempo, além de investirem no material humano que estará a postos no dia a dia do estabelecimento.
Se isso está te preocupando, nós estamos aqui para te ajudar a superar este desafio. A seguir, abordamos alguns erros na administração de clínicas e consultórios que merecem ser vistos com atenção e vamos mostrar como é possível superá-los.
Conheça os principais erros na administração de clínicas e consultórios
A administração de uma clínica ou consultório pode ser bastante desafiadora. Desde a organização de horários de atendimento até a gestão financeira, há muitos aspectos que precisam ser considerados.
Infelizmente, é comum que ocorram erros nessa administração, o que pode resultar em problemas graves, tanto para os pacientes quanto para os profissionais de saúde.
Separamos os 5 mais comuns. Veja se você tem cometido algum deles.
1 – Não valorizar o elemento humano
É importante começar falando do material humano, representado pela secretária e por você, profissional da Medicina.
Em relação à secretária, é ela quem apresenta o cartão de visita da empresa, sendo a responsável direta pela primeira avaliação da clínica ou consultório.
Ela representa o início de um relacionamento que poderá ser duradouro, fazendo jus à máxima de que se o cliente não gostar do atendimento, não voltará.
Veja algumas dicas para contratar uma boa secretária para seu consultório e/ou clínica médica.
Já em relação ao papel do médico, muitas vezes, até mesmo por não ter uma boa gestão da agenda, o atendimento é feito muito rapidamente, sem nem mesmo olhar no olho do paciente, o que causa grande insatisfação.
2 – Não realizar o controle do setor financeiro
Não fazer o controle efetivo das contas do empreendimento é um grave erro, que pode ser fatal. Assim como não automatizar este processo e misturar contas pessoais e profissionais também é.
Veja mais dicas de como controlar as finanças do seu consultório.
3 – Não ter uma boa gestão da agenda
A eficácia da agenda é fundamental para permitir que o paciente/cliente tenha um atendimento de qualidade e que possa ser referenciado para terceiros.
Esta performance está diretamente ligada à produtividade da empresa, com a secretária devendo estar atenta ao gerenciamento das faltas e aos encaixes para que não existam horários vagos. Afinal, “tempo é dinheiro”.
Pelo lado dos pacientes, ela deve conseguir agendar suas consultas de forma fácil, prática e rápida. Assim, cada vez mais se confirma a “soberania” da secretária sobre a agenda do médico.
4 – Não ter um planejamento
A falta de planejamento pode levar a gastos desnecessários e ineficientes. Isso pode incluir a compra de equipamentos e suprimentos desnecessários, a contratação excessiva de pessoal e a falta de otimização dos processos internos.
A má administração do tempo é outro vilão. Numa clínica ou consultório tudo deve convergir para que o médico realize bem suas consultas, utilizando seus conhecimentos em alto nível, com qualidade e em menos tempo, proporcionando ao paciente o melhor diagnóstico e satisfação.
Sem um planejamento adequado, a clínica pode perder competitividade em relação a outras clínicas médicas que estejam operando de forma mais eficiente e oferecendo serviços de melhor qualidade.
5 – Não conhecer normas e regulamentações
Não é só o Código de Ética que precisa ser seguido pelos médicos. É preciso conhecer e ter atenção na aplicação das resoluções dos Conselhos Federais de Medicina (CFM) e de Farmácia (CFF), às regras da Agência de Vigilância Sanitária (Anvisa) e outras Leis Municipais e Federais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Aqui, você confere um guia definitivo para a legislação sobre prescrição médica, só para ter uma ideia do que estamos falando.
Como superar os principais erros na administração de clínicas e consultórios?
A administração de uma clínica ou consultório pode ser bastante desafiadora. Desde a organização de horários de atendimento até a gestão financeira, há muitos aspectos que precisam ser considerados.
A boa notícia é que existem medidas que os gestores de clínicas e consultórios podem adotar para superar esses erros e melhorar a administração de seus estabelecimentos. Confira algumas delas a seguir.
Valorize o elemento humano
Investir na capacitação da sua secretária é um ponto importante. Isso envolve realizar cursos de aprimoramento e treinamentos.
Assim, ela poderá aperfeiçoar a fala e a escrita, a comunicação e a conduta, além de adquirir conhecimentos tecnológicos básicos. Tudo isto resultará em um atendimento de alta qualidade e que será referenciado pelos pacientes.
Qualquer profissional que trabalhe na área da Saúde deve estar apto a lidar com as tecnologias e ferramentas utilizadas na administração da clínica ou consultório, para que possam utilizá-las de forma eficiente e segura.
Se você já utiliza um software médico, por exemplo, realizar os treinamentos para conhecer a fundo a plataforma vai garantir que ela seja usada da melhor forma, trazendo melhores resultados.
Atendimento humanizado
Agora, voltando o olhar para o profissional da Medicina, a solução está num atendimento humanizado.
Uma vez em seu consultório, o seu paciente precisa ser ouvido com atenção sobre aquilo que o angustia e o faz sofrer, seja física ou mentalmente.
A atenção e a boa educação dada ao paciente poderão não só manter a porta aberta, como amplificar a imagem de sua clínica ou consultório.
Lembre-se de que, além do antigo boca a boca, hoje temos a internet e as redes sociais para disseminar o seu empreendimento.
Se algum paciente não gostar o atendimento recebido, além de não voltarem, poderão usar essas duas ferramentas para relatar a má experiência.
Invista em tecnologia
Uma das principais causas de erros na administração de clínicas e consultórios é a falta de tecnologia adequada.
A solução, portanto, é investir em um bom software médico. Isso pode ajudar a automatizar muitos processos, reduzindo a possibilidade de erros humanos.
Veja como escolher o sistema de gestão mais adequado para a realidade da sua clínica ou do seu consultório.
Tenha uma ferramenta de gestão para controlar da agenda ao financeiro
Em relação à agenda médica, o sistema de gestão vai ajudar a encontrar horários com mais facilidade, para marcar ou reagendar consultas. Saiba mais assistindo ao vídeo abaixo.
Com uma ferramenta completa de gestão, que ofereça também a funcionalidade da administração financeira, você consegue realizar todas as transações financeiras, abrangendo contas a pagar e receber do consultório, facilitando assim o seu trabalho.
Com o ProDoctor é possível analisar separadamente as contas, identificando-se os maiores custos do consultório, os procedimentos mais rentáveis realizados na clínica são mais rentáveis e outros relatórios financeiros. Além disso, o nosso sistema permite realizar a previsão da saúde financeira do empreendimento.
Contas pessoais X Contas do consultório
Jamais permita que as finanças do consultório sejam misturadas com sua conta pessoal.
Por exemplo: não pague seu almoço com um cheque da empresa. Você pode achar que não tem problemas, mas se o fizer aqui e ali, isto pode provocar, ao fim de um período, uma grande confusão e uma dor de cabeça sem fim, principalmente em períodos de crise.
Faça um planejamento
Existem três requisitos importantes para uma boa administração: o planejamento, a organização e a eficiência.
Inicialmente, é imperativo elaborar um planejamento de curto, médio e longo prazo, criando objetivos bem definidos que direcionem as ações do seu negócio.
Para tanto, o profissional precisa estar apto também para conhecer o tempo médio das consultas, tendo ciência do que poderá fazer para melhorar seu atendimento. Pode, assim, deixar de lado tarefas simples que consomem tempo e que possam ser alteradas por outros processos mais rápidos, como a adoção de prontuários eletrônicos.
Dessa forma, a organização é fundamental para evitar erros na administração. Certifique-se de que todos os processos estejam bem definidos e documentados, e que todos os membros da equipe estejam cientes de suas responsabilidades e tarefas.
Conheça as normas e regulamentações
Você já percebeu que área da saúde é extremamente regulamentada, e as clínicas e consultórios devem seguir uma série de normas e regulamentações para operar de forma adequada.
Dessa forma, as ferramentas utilizadas, incluindo o seu software médico, também precisa estar adequado às normas, não participando de marketplaces, por exemplo.
Certifique-se de que sua clínica ou consultório está em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis.
|Leia também: A certificação HIPAA é aplicada a empresas brasileiras de Telemedicina?
Concluindo
O fato de ser um profissional da Medicina não elimina o cuidado de olhar com atenção para outras áreas. É preciso cuidar da infraestrutura, do bom atendimento e da fidelização do cliente, trazendo nas mãos conselhos básicos da cartilha do empreendedorismo.
O importante, quando estiver diante de dificuldades relativas a outras atividades, como marketing, finanças, impostos e organização, que não domina e/ou não seja de seu interesse, é contar com profissionais da área específica, a fim de impedir que os problemas cresçam.
Como os cursos de Medicina raramente oferecem em seu currículo disciplinas específicas sobre gerenciamento empresarial, a opção tem sido buscar a pós-graduação na área de Gestão em Saúde.
Ao adotar essas medidas, os gestores de clínicas e consultórios podem superar os erros na administração e garantir que seus estabelecimentos operem de forma segura, eficiente e de alta qualidade.
Por fim, é importante adotar uma cultura de melhoria contínua na administração da clínica ou consultório. Isso significa estar sempre em busca de novas maneiras de melhorar os processos, reduzir erros e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.
Com isso, será possível oferecer aos pacientes um atendimento de excelência e contribuir para a melhoria da saúde da população e para o sucesso da sua clínica ou consultório.
