Gestão de Clínicas e Consultórios

Checklist: Saiba como abrir um consultório

Checklist: Saiba como abrir um consultório

Você pretende e sabe como abrir um consultório? Ter o próprio negócio é um sonho para muitos. Porém, esta é uma decisão que requer muita análise para que tudo dê certo. No momento em que a instabilidade econômica e os preços de insumos e serviços vários geram incerteza, é preciso estar seguro de que está mesmo pronto para enfrentar o desafio.

Diante disso, a recomendação que se faz é que cada passo seja pensado e articulado na ponta do lápis, para que o sonho de tantos anos não seja transformado em decepção. Afinal, não custa relembrar que a primeira vez a gente nunca esquece.

Dessa forma, elaboramos para você um guia que o ajudará na empreitada. Confira neste post:

  • O que é necessário para abrir um consultório;
  • Definição do público-alvo;
  • Como escolher a localização do consultório;
  • A importância de calcular os custos;
  • Investir em marketing e publicidade?;
  • Escolher os parceiros e colaboradores – Como contratar uma boa secretária.

O que é necessário para abrir um consultório

O que é necessário para abrir um consultório

Documentação

O primeiro passo para saber como abrir um consultório é reunir todos os documentos exigidos pela legislação brasileira. Inicialmente, procure qual é o órgão responsável pela expedição de licenças e autorizações para o exercício de sua profissão.

Além disso, saiba com detalhes quais são as exigências legais da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) para consultórios médicos.

Questões administrativas

Seu consultório será individual ou dividido com colegas médicos ou de outras áreas da Saúde? No segundo caso, terá com quem dividir os gastos e as preocupações advindas das questões administrativas. Entretanto, terá menos autonomia nas decisões do consultório.

Pense que, independente disso, dois outros funcionários serão fundamentais: uma secretária e um contador.

Mais abaixo, detalharemos como você pode contratar uma secretária.

Por outro lado, procure um contador de sua confiança, a fim de receber as orientações corretas acerca da maneira de registrar o consultório. Assim, poderá pagar menos impostos e ter mais isenções.

Se acaso não tenha nenhuma experiência para resolver questões burocráticas, vai precisar se inteirar de como se faz uma contratação. Considere, então, que existem encargos que entram na folha de pagamento. Abaixo, os custos que devem ser olhados com atenção:

  1. 13º salário;
  2. Férias (1/3 constitucional);
  3. Transporte ou ajuda de custo;
  4. Benefícios;
  5. Seguro de vida;
  6. Possíveis faltas ou afastamentos por motivos de força maior;
  7. Horas extras (que podem ser incorporadas ao holerite e ao 13º);
  8. Contribuição previdenciária;
  9. Ajustes salariais conforme a atualização anual;
  10. Possíveis alterações ou quebras de contrato.
  • Você tem um dinheiro reservado? Precisa ganhar tempo? Então, procure uma empresa de recrutamento, a fim de ajudá-lo. Assim, ela indicará os candidatos às vagas e lhe dará a orientação necessária acerca de todo o processo.

Contrato Social

Contrato social

Além disso, é necessário estruturar o Contrato Social, razão de ser da empresa. Para que não haja contratempos, acione o contador, que deverá trabalhar sob a supervisão de um advogado. De acordo com este contrato é que se determinará em que tipo de tributação a empresa vai se enquadrar.

Registro

Você deve procurar a Junta Comercial para registrar a abertura do consultório, pois é a partir daí que ele terá vida oficial. Contudo, ainda não poderá iniciar suas atividades, pois é necessário a emissão de alguns outros documentos.

Depois que o Registro estiver pronto, sua empresa recebe o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE). Com o registro de legalidade na Junta Comercial do Estado liberado, então, poderá obter o CNPJ.

Antes de mais nada, separe os documentos necessários para iniciar seu cadastro. Nesse sentido, é importante destacar que, para cada tipo de empresa, a Receita Federal estabelece uma lista de documentos. Portanto, verifique a Tabela de Documentos da Receita Federal.

Cartão CNPJ

Uma vez que tem o NIRE em mãos, solicite em seguida o Cartão CNPJ e o registro da empresa como contribuinte. Nesse sentido, poderá fazer a solicitação online, através de um programa disponibilizado pela Receita Federal.Além disso, o Cartão CNPJ deverá especificar as principais atividades da empresa, da mesma forma que consta no Contrato Social. Essa classificação poderá ser utilizada tanto para a tributação da empresa, quanto para a fiscalização de suas atividades.

Alvará de Funcionamento

Trata-se de uma licença concedida pela Prefeitura para que seu consultório comece a exercer suas atividades. Portanto, procure a administração do seu município para se informar. O importante é ter disponível o cadastro do CNPJ.

Cadastro na Previdência Social

Outra exigência burocrática é obter o Registro da Empresa junto à Previdência Social. Dessa forma, ela passa a ter responsabilidade com as obrigações trabalhistas e o pagamento dos tributos devidos à Previdência.

Aparato Fiscal

Também na Prefeitura, deverá solicitar o Aparato Fiscal. Com isso, seu consultório estará habilitado para emitir notas fiscais (físicas ou eletrônicas) e fazer a autenticação nos livros fiscais.

Anvisa

Para obter a licença que permite exercer seu trabalho no local, é importante verificar toda a regulamentação de acordo com a Anvisa e a nível municipal. O objetivo é a preservação da saúde da população.

Por isso, nos consultórios particulares de saúde é importante ter os seguintes documentos:

  • Licença da Vigilância Sanitária – Documento de suma importância, uma vez que comprova que seu consultório atende à legislação e foi inspecionado pela Vigilância Sanitária. A fim de obter a licença, é preciso fazer um cadastro, enviar documentações e preencher os formulários exigidos a nível municipal.

Você precisará ter a correta classificação do CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) que está cadastrado no CNPJ do consultório.

  • CNES – O Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde é instituído pelo Ministério da Saúde. Seu objetivo é obter dados de todos os estabelecimentos de saúde em território nacional. É importante observar que a solicitação de CNES só é possível depois que obter a licença da Vigilância Sanitária.

Definição do público alvo

Definição do público alvo

Antes de qualquer coisa, é preciso definir qual será o seu público alvo. Isso remete diretamente à localização, estrutura e espaço físico do consultório, além de sua comunicação interna e externa e estratégias de marketing. Você atenderá crianças? Idosos? Mulheres? Será uma clínica popular ou destinada a um perfil diferenciado de pacientes? Todas as ações daqui em diante devem ser baseadas em quem irá atender.

Como escolher a localização do consultório

A localização deve ser observada com bastante atenção. Conforme seu público alvo, opte por locais com fácil acesso de transporte público ou pelos que tenham estacionamento próprio ou próximo ao consultório. Terá grande circulação de pessoas? Nesse sentido, o espaço deve ser amplo. Receberá idosos? Então, é necessário que seja acessível, possuindo, por exemplo, rampas ou elevadores, por exemplo.

É fundamental levar em consideração os itens abaixo:

  • Facilidade e conveniência – Pense sempre no paciente, em sua conveniência, já a partir do trajeto que o conduzirá até o consultório. Por isso, opte por um local com fácil acesso de transporte público ou com estacionamento próprio ou próximo.
  • Quem são seus pacientes/clientes? – A localização do consultório está diretamente ligada aos pacientes. Assim, é necessário conhecer, pensar e estar pronto para atender suas necessidades e preferências. Se for atender jovens e adultos, o ideal é escolher sua base em uma região mais central ou próxima de centros comerciais. 
  • Acessibilidade – Escolha um local que ofereça um bom acesso para aqueles que tiverem dificuldade para se locomover, com rampas e/ou elevadores. A acessibilidade em consultórios é essencial.

Muito mais do que se mostrar politicamente correto, adotar práticas em prol da acessibilidade para cadeirantes, idosos e de pessoas com deficiência, é um direito. Existe em leis, que aos poucos as cidades e seus mandatários tomam conhecimento e colocam em prática.

 Confira mais detalhes no post: Acessibilidade em clínicas e consultórios médicos

Normas e recomendações

  • Normas da Anvisa – Esteja atento às normas legais da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), a fim de obedecer às regras específicas relativas à estrutura física de uma clínica médica. Como resultado, você terá tranquilidade, sendo poupado de qualquer possível problema no futuro.
  • Bom senso – Quem são seus “vizinhos”? – Você já pensou no absurdo de ter seu consultório ao lado de um presídio ou de um cemitério? Ou de estar rodeado de botequins? É óbvio que seus pacientes vão observar isto. Podem considerar você um ótimo médico e sua secretária muito atenciosa, o consultório muito limpo, etc. e tal. Todavia, com toda a certeza dirão que as redondezas e as pessoas que frequentam a área são esquisitas.

Existem aí diversos sentimentos que passam pela cabeça do seu paciente. Com toda a certeza, isto vai se refletir no seu bolso. Dessa forma, é necessário ter bom senso na escolha, com um olhar crítico, como se você fosse o cliente.

  • Peça opinião – Se acaso estiver inseguro, solicite informações para outras pessoas. Quem frequenta a área? Qual o poder aquisitivo do bairro? Como é sua infraestrutura em termos de transporte coletivo e de segurança? Desconfie sempre! Porém, com as indicações de pessoas sérias, você terá mais elementos para embasar sua decisão e não cair em nenhuma “roubada” do estilo “o barato sai caro”.
  • Visibilidade – É preciso ter visibilidade na sua região. Se estiver em um ponto mais movimentado, se tornará logo conhecido. Além disso, as pessoas que ali frequentam terão um acesso mais fácil ao consultório. O local de escolha do ponto, antes de tudo, determina a visibilidade que você terá na região.

Boa Imagem

É importante não se esconder. Utilize uma placa indicativa atraente. Com isso, as pessoas que transitarem logo fixarão na mente o seu nome e do estabelecimento, podendo ser, inclusive, fonte de referência para outras pessoas.

Uma imagem de seriedade é essencial. Pense na importância daquilo que pretende repassar para seus clientes/pacientes. A escolha de um local adequado, de bom gosto e com facilidade de acesso será seu cartão de visitas. Dessa forma, está relacionada diretamente com sua imagem, aquela que deseja passar para as pessoas. Isto reflete, pois, autoridade, confiança e respeito.

A importância de calcular os custos

Caso tenha encontrado o local que considera ideal, de imediato organize uma planilha com os gastos mensais do espaço. Por exemplo: aluguel, salário da secretária, devidamente registrada conforme as leis trabalhistas, despesas com luz, água e condomínio. Procure saber se existem outras taxas de manutenção. A soma dos valores que encontrar nos itens acima representará o custo fixo do espaço.

Lembre-se de que este custo final não varia, independente do número de consultas que você atender ao longo do mês. Por outro lado, o custo variável é representado, a cada atendimento, pelos materiais e demais recursos utilizados.

Investir em marketing e publicidade?

Investir em marketing e publicidade?

O objetivo principal do consultório é ajudar pessoas. Todavia, ele é uma empresa, que precisa pagar contas e gerar lucro. Para alcançar tanto um objetivo quanto outro, as pessoas precisam saber que ele existe, por isso é preciso investir em marketing e publicidade.

O Marketing Digital é uma ótima forma de começar, criando um site para encontrar (e ser encontrado) e estar em contato com o seu público alvo. Provavelmente, isso exigirá algum investimento. Portanto, inclua a estratégia de marketing em seu planejamento.

Escolher os parceiros e colaboradores

Encontrar as pessoas certas para exercer cada função no consultório é de grande importância, para que o trabalho transcorra normalmente. A secretária é a imagem número 1 do estabelecimento, sendo o cartão de visita para que o paciente retorne. Dessa forma, já no primeiro atendimento, precisa demonstrar toda sua educação e eficiência. Por isso, escolha com bastante rigor sua secretária.

Listamos algumas qualidades fundamentais para esse cargo. Confira:

  • Educação e cordialidade;
  • Correção e profissionalismo;
  • Bons conhecimentos de português e informática;
  • Discrição;
  • Pró-atividade e eficiência;
  • Bons antecedentes;
  • Organização e limpeza.

Esteja atento aos detalhes quando for entrevistar os interessados em exercer a função, para que possa trabalhar com tranquilidade. Afinal, ela se tornará, inegavelmente, seu braço direito! Todos esses pontos devem ser levados em conta ao se escolher uma secretária, pois ela é de suma importância para o sucesso do consultório, devendo ter o perfil e os objetivos alinhados com os seus e de seus colaboradores.

Informatização do consultório

Medicina e Tecnologia estão cada vez mais unidas. É impensável ter um empreendimento na área de Saúde sem utilizar os avanços proporcionados pela informática. Portanto, a utilização de softwares de gestão de consultórios médicos é uma decisão que não deve ser adiada para quem pretende ter sua rotina diária organizada, ágil e segura.

Software Médico é um sistema que auxilia na gestão de consultórios em sua rotina diária. Geralmente, engloba funcionalidades de diversos setores. Pode auxiliar vários profissionais, além dos médicos, como secretárias/recepcionistas, faturistas e administradores. É uma ferramenta que se tornou indispensável em um contexto em que tempo e segurança são estritamente importantes.

Conclusão

Elaboramos cuidadosamente um passo a passo com as noções essenciais sobre como abrir um consultório. Assim, esperamos ter contribuído para que você clareie e reforce suas ideias, a fim de concretizar o sonho que tanto almeja. Com isso, acreditamos que poderá agir com segurança e determinação, para que alcance o sucesso em sua missão no atendimento aos pacientes.

 Leia também: Gestão de consultórios – tudo o que você precisa saber

Você pode se interessar por