Como reduzir gastos no consultório e na clínica sem perder a qualidade no atendimento aos pacientes, sem que isso possa prejudicar a imagem do seu estabelecimento? Eis uma questão desafiadora para o gestor da área de Saúde, uma vez que tal decisão é fundamental para que o empreendimento sobreviva em um mercado cada vez mais competitivo.
Com toda a certeza, é uma conduta que deve ser olhada com todo cuidado a cada mês, conforme os relatórios de cada setor do consultório/clínica. Se acaso você tem uma boa carteira de pacientes, com a agenda sempre cheia, e as contas no final do mês indicam queda, algo deve estar errado. Então, é preciso reduzir gastos!
Para realizar a tarefa, é fundamental que você, médico, esteja bem assessorado administrativamente. Trabalhe com profissionais especialistas na análise de custos e no gerenciamento dos recursos disponíveis. Dessa maneira, poderá se dedicar integralmente ao seu ofício, fortalecendo a relação médico-paciente.
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Deixe para os administradores a missão de, após analisar detidamente todos os dados de entrada e saída de dinheiro, detectar os possíveis erros cometidos e onde estão os maiores problemas para a queda no faturamento. Assim, poderão agir para reduzir os gastos desnecessários.
Além disso, saberão quais as melhores medidas a serem adotadas para conter o desperdício e, também, direcionar as metas da empresa, vislumbrando os melhores investimentos a cada mês.
Nesse sentido, a ProDoctor Software traz neste post informações importantes para auxiliá-lo no planejamento e desenvolvimento de ações junto com seus assessores. É importante que as medidas a serem tomadas sejam firmes e enérgicas, contando com a adesão e a participação de todos os funcionários. Confira nos itens a seguir:
- Assessoria de especialistas para reduzir gastos no consultório e na clínica
- Levantamento e análise das despesas mensais
- Conter e reduzir gastos no consultório e na clínica
- Participação efetiva dos colaboradores para reduzir custos no consultório e na clínica
- Reduzir gastos… e maximizar recursos no consultório e na clínica
- Comunicar, sim! Mas, sem onerar os custos!
- Hora de negociar com os fornecedores
- Taxas bancárias. Qual a melhor?
- Profissionalismo acima de tudo
- A importância de um bom software de gestão
Como reduzir gastos no consultório e na clínica
1 – Assessoria de especialistas para reduzir gastos no consultório e na clínica
O trabalho de profissionais especializados é fundamental para reduzir gastos no consultório e na clínica
Para reduzir gastos no consultório e na clínica, antes de mais nada, você deve contratar uma assessoria técnica especializada, com experiência e reconhecimento no mercado. Com a confiança depositada nos profissionais, terá a segurança indispensável para tomar as decisões necessárias recomendadas por eles.
E tenha sempre em mente que o bom senso é um aliado importante para que as medidas sejam tomadas sem traumas, a fim de que os efeitos positivos possam ser sentidos de imediato com as mudanças de atitudes.
2 – Levantamento e análise das despesas mensais
Cada setor do consultório/clínica precisa ser devidamente analisado, a fim de se obter um levantamento completo do funcionamento da empresa. Os gastos mensais de cada área devem ser detalhados, com o intuito de determinar o que é indispensável para o funcionamento e o que é supérfluo e apenas onera os custos mensais.
Além disso, é importante que haja uma separação entre os compromissos que devem ser pagos a cada mês e as despesas eventuais. Só para ilustrar: a realização de cursos de capacitação ou uma despesa extra gerada por uma obra na rede física.
Disponibilize relatórios com a lista dos funcionários, com uma análise sucinta das respectivas funções e desempenho. Da mesma forma, enumere todos os materiais que existem e que são indispensáveis para o trabalho diário e sem atropelos do consultório/clínica.
Com isso, terá um controle efetivo sobre sua manutenção e a necessidade de compra. Não só dos aparelhos e instrumentos para a realização de exames, como também do material de uso geral, seja algodão, esparadrapo ou de produtos utilizados para serviços gerais, de higiene e de limpeza ou de alimentação.
Também é de suma importância manter atualizado o número de pacientes, a fim de se ter uma média mensal em mãos.
Confira como os dashboards permitem aos gestores ter uma visibilidade dos principais parâmetros de desempenho de seu consultório/clínica.
3 – Conter e reduzir gastos no consultório e na clínica
Uma análise minuciosa da situação financeira permitirá conter e reduzir os gastos no consultório e na clínica
Os momentos mais críticos e tensos de uma empresa, seja de qualquer setor, estão diretamente relacionados com a necessidade de se conter e diminuir as despesas. Por isso mesmo, merece uma atenção especial, com uma avaliação criteriosa e embasada pelo bom-senso para se evitar erros e chegar às decisões corretas.
Conforme afirmamos no item anterior, as despesas mensais são fixas e não podem ser mexidas, uma vez que integram a estrutura de funcionamento do consultório/clínica. Portanto, devem ser regiamente pagas em suas respectivas datas de vencimento.
Não descuide dos pagamentos. E nem dos prazos!
É muito importante não deixar pendências. Evite dores de cabeça e prejuízos, uma vez que contas vencidas implicam em pagamento de juros. Portanto, tenha sempre por perto um calendário com a listagem dos compromissos a serem quitados. Para evitar contratempos, se for possível, agende o pagamento de cada um deles.
Por outro lado, os cortes a serem feitos para sanear as finanças da empresa serão viabilizados pela radiografia proporcionada pelos relatórios analisados pelos gestores. Dessa maneira, a receita mensal do seu negócio deverá ser adequada ao novo quadro financeiro, mantendo tudo o que for essencial para garantir o atendimento de qualidade do consultório/clínica.
4 – Participação efetiva dos colaboradores para reduzir custos no consultório e na clínica
Com toda a certeza, todos os colaboradores precisam estar devidamente conscientizados sobre a importância das novas medidas a serem tomadas. É necessário que a equipe esteja afinada, trabalhando de forma coesa para conter e reduzir os gastos no consultório e na clínica.
Se acaso não houver um comprometimento de todos, de nada adiantará implantar as medidas visando o crescimento da empresa. A atenção deve ser permanente e ações que podem parecer mínimas têm sua importância e refletem nas contas no final do mês.
Só para ilustrar: ao terminar o expediente, é preciso verificar se tudo está como deve ser. Ou seja: com as luzes apagadas, os aparelhos eletrônicos desligados da tomada e as torneiras devidamente fechadas.
Por fim, capacite sua equipe. Quanto mais treinados, mais otimizados são os processos e o tempo, com impacto financeiro direto. Conheça o ProDoctor Cursos, que oferece capacitação para secretárias e faturistas.
5 – Reduzir gastos… e maximizar recursos no consultório e na clínica
A contenção de despesas implica em tomar decisões práticas que estão ligadas a dois setores importantes: a utilização racional da infraestrutura. Por exemplo: a energia elétrica e o saneamento. Nesse sentido, procure optar pela utilização de lâmpadas e torneiras mais econômicas, que possibilitem diminuir as contas no fim do mês.
Se é um investimento que inicialmente pode parecer mais caro, com toda a certeza, mais à frente você terá a economia almejada, revertendo as contas e proporcionando o lucro desejado.
É importante destacar que a decisão de reduzir gastos não pode comprometer a qualidade dos serviços prestados pelo seu consultório/clínica. Pelo contrário, ao reduzir e cortar os gastos desnecessários, será possível investir com foco no aprimoramento desse atendimento.
Destacando que, dessa maneira, a relação médico-paciente poderá ser fortalecida, com uma atenção mais para o lado humano. Se de um lado você reduz gastos, de outro pode maximizar os recursos disponíveis com uma estrutura mais enxuta, voltada para uma atenção especial a cada paciente, desde o momento que entra no estabelecimento até o término da consulta.
Sem dúvida, isso refletirá na satisfação dos pacientes pela atenção recebida e, principalmente na propagação de uma imagem positiva do consultório/clínica.
6 – Comunicar, sim! Mas, sem onerar os custos!
Uma boa comunicação interna ajuda a conter e reduzir os gastos no consultório e na clínica
A comunicação tem um papel fundamental na conscientização dos colaboradores no sentido de como reduzir gastos no consultório e na clínica. Sem dúvida, é necessário investir nesse setor, indo além do uso racional do telefone para diminuir as contas mensais.
Uma excelente e experiente secretária, além da educação e gentileza no tratamento com os pacientes, precisa estar devidamente antenada com as inovações tecnológicas. Desse modo, estará habilitada para se comunicar rapidamente com cada paciente, a fim de confirmar, desmarcar e remarcar consultas. Tudo isso, com poucos cliques, utilizando recursos como e-mail, WhatsApp e SMS.
Além disso, é muito importante realizar ações coordenadas de marketing digital, idealizadas por profissionais do setor que você deve recrutar tendo em mente a experiência reconhecida no mercado. Assim, estará colocando o nome de seu consultório/clínica em evidência não apenas para fidelizar os pacientes, como também para atrair novos.
A estratégia deve ser embasada pela filosofia de não onerar os custos, tendo um foco específico a ser atingido., sem dar tiros na água. Só para ilustrar: a divulgação dos serviços prestados pelo estabelecimento pode ser feita através de e-mails e das redes sociais.
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7 – Hora de negociar com os fornecedores
Este é um momento que, certamente, não é muito agradável para quem quer pensar apenas no atendimento aos pacientes. Todavia, é um capítulo importante na vida financeira de seu empreendimento. E, se é preciso pensar em como reduzir gastos no consultório e na clínica, é fundamental contar com a experiência de um profissional da área.
Saiba negociar
Saber negociar é uma arte e exige, além do conhecimento, experiência, tato e jogo de cintura. Daí a importância de ter ao seu lado um administrador de confiança e que tenha domínio acerca dos preços praticados no mercado. É ele quem guiará os passos da empresa para controlar os gastos com seus fornecedores.
Com o conhecimento que tem e diante dos relatórios financeiros do consultório/clínica, ele fará uma análise detida dos números, confrontando preços de seus fornecedores atuais e da concorrência, com o propósito de preparar orçamentos e negociar o que for melhor para a empresa.
Se acaso houver possibilidade, verifique a opção de trabalhar apenas com um fornecedor, que proporcione todo o suporte necessário para o funcionamento do consultório/clínica. Dessa maneira, a entrega dos materiais utilizados pode ser mais rápida. E com a vantagem de obter um preço melhor.
Contudo, não se esqueça de um detalhe muito importante: jamais deixar cair a qualidade no atendimento aos seus pacientes.
8 – Taxas bancárias. Qual a melhor?
Também este é um item de grande importância, uma vez que, tendo conhecimento de seus valores e destinação, é possível negociar diretamente sua redução ou até mesmo suprimi-la.
9 – Profissionalismo acima de tudo
Toda a equipe precisa estar afinada para conter e reduzir os gastos no consultório e na clínica
Desde os tempos de banco universitário, quando já sonhava em estar exercendo a Medicina e tendo o seu próprio consultório/clínica, você já havia percebido que não gostava e não tinha paciência para números, questões administrativas. Nem financeiras. Tampouco mercadológicas ou jurídicas.
Para realizar o sonho e fazer o que gosta, exercer plenamente a Medicina e cuidar dos pacientes, seria necessário ter uma equipe de profissionais trabalhando junto.
Assim, para não ter mais preocupações, aborrecimentos e dores de cabeça, é fundamental trabalhar com profissionais em seus setores específicos. É dessa forma, com todos trabalhando de maneira afinada, que é possível reverter crises, conter a queda no faturamento, reduzir gastos no consultório e na clínica.
Desse modo, cada qual, em sua respectiva área, poderá responder da melhor maneira aos desafios impostos pelo crescimento da empresa. E alargar os passos, procurando as melhores opções para investir, mantendo a mesma qualidade do atendimento à população.
10 – A importância de um bom software de gestão
Nossa última orientação de como reduzir gastos no consultório e na clínica é adotar um excelente software de gestão, que tenha experiência e reconhecimento no mercado da Saúde Digital. As opções no mercado são muitas, mas é preciso ter cuidado para não comprar gato por lebre.
Ao fazer uma procura para escolher qual sistema utilizará, lembre-se do velho ditado popular: “o barato sai caro”. Por isso, não se deixe enganar por promessas e falsas afirmações. Procure orientações com outros colegas da Medicina, amigos e profissionais de Tecnologia da Informação. Cuidado com o discurso e as armadilhas de sistemas integrados, que não oferecem uma segurança total para você e tampouco para os pacientes.
Além disso, leve em consideração qual é o que melhor atende às suas necessidades. E verifique se a empresa que contratar lhe dará o necessário suporte quando precisar. Além de proporcionar um treinamento humanizado.
Com a informatização de seu consultório/clínica, você terá uma radiografia completa da vida financeira da empresa, com amplo controle de receita, despesa, estoque de material, por exemplo, permitindo fazer projeções e estabelecer metas. O ajustamento das despesas em função dos recursos disponíveis significa aumentar o faturamento, vislumbrando lucros e crescimento.
Gerencie sua clínica e consultório de forma prática e agil.
