Ter uma boa comunicação é essencial em qualquer negócio. Independentemente do público para o qual você se dirige, transmitir a sua mensagem de forma de forma clara é essencial para ser entendido e conseguir o resultado esperado. Pensando em ter uma comunicação eficiente por e-mail, separamos algumas dicas para que profissionais da Medicina e do Secretariado possam escrever mensagens eletrônicas que não apenas sejam entendidas, mas que seja bem recebidas, criando uma comunicação produtiva. Neste artigo, você lerá sobre:
- A importância da comunicação eficiente nas empresas e com o paciente.
- “Netiqueta”: condutas para adotar na comunicação na Internet.
- 22 dicas para médicos e secretárias que querem ter uma comunicação eficiente por e-mail.
- Como um software médico pode melhorar a comunicação interna na clínica médica.
A importância de uma boa comunicação nas empresas
Você sabia que as falhas de comunicação são as principais responsáveis por problemas de produtividades e para saúde dos colaboradores em uma empresa?
De acordo com a pesquisa realizada pela revista britânica The Economist, 52% dos profissionais relatam que as dificuldades de comunicação geram conflitos e retrabalhos, contribuindo para o estresse e o desânimo dos talentos.
Sofia Esteves, presidente do conselho do Grupo Cia. de Talentos, afirma que a comunicação eficiente é a melhor forma ser produtivo no trabalho.
Segundo ela, para uma comunicação ser assertiva, ela precisa ser acessível. Ser claro e objetivo, usar uma linguagem que seja compreendida por todos e ter cuidado com o tom da fala são algumas coisas a serem consideradas.
A comunicação eficiente com o paciente
A acessibilidade nas informações também foi objeto de um estudo norte-americano, publicado na Science Advances.
Os pesquisadores defendem que adaptar o linguajar de profissionais da Medicina é uma ferramenta para melhorar a saúde. Eles chamaram isso de “comunicação de precisão” e é especialmente proveitosa para pacientes com baixa alfabetização.
O estudo analisou centenas de milhares de mensagens de e-mail entre médicos e pacientes com diabetes.
Através de técnicas de linguística computacional, descobriu-se que apenas 40% das pessoas com baixa alfabetização em Saúde têm um médico que adapta a complexidade de sua linguagem para aquela utilizada por seus pacientes.
Os pacientes sob os cuidados de médicos que praticam a comunicação de precisão estavam mais aptos em entender e agir de acordo com os pareceres e instruções de seus médicos.
Já os pacientes dos médicos que não adaptaram sua linguagem, ficaram mais propensos a confusões e a ficar mais doentes.
“Netiqueta”: condutas para adotar na comunicação na Internet
A educação rege o mundo (ou pelo menos deveria reger). Devemos respeitar regras e pessoas. Mas muita gente acha que só porque está atrás de uma tela pode sair falando (e fazendo) tudo o que quer e que não tem coragem de fazer no ‘mundo real’. Porém não é bem assim. Existem sim, regras de etiqueta para o mundo virtual.
Chamado de Netiqueta (um trocadilho entre as palavras inglesas networking e etiquette), é um conjunto de recomendações de condutas sociais a serem seguidas em comunicações via Internet para que se evitem mal entendidos em chats, redes sociais, e-mails, fóruns, etc.
|Leia também: A importância da secretária no consultório e na clínica médica
22 dicas para médicos e secretárias que querem ter uma comunicação eficiente por e-mail
De acordo com Peter Drucker, considerado o pai da Administração Moderna, erros e ruídos de comunicação respondem por 60% dos problemas corporativos.
Se você se comunica muito na Internet através de e-mails, e não quer cair nessa estatística, então você vai gostar de ler essas dicas:
- Evite escrever textos em letras maiúsculas na Internet. Elas geralmente representam que a pessoa está gritando. E creio que não é isso que você quer, não é?
- Evite excesso de cores e formatações no corpo do e-mail.
- Evite dividir frases em muitas linhas.
- Em textos longos, lembre-se de utilizar parágrafos, deixando uma linha em branco entre eles. A leitura ficará muito mais agradável!
- Evite o uso de emoticons, gifs e outros em meio à textos e conversas.
- Não esqueça da pontuação em seus textos e mensagens. A falta dela pode dificultar (e muito!) a leitura e gerar enganos na interpretação.
- Não precisa ser um expert em gramática, mas tente respeitar as regras gramaticais e escrever em bom português. Não é porque se está na Internet que não se deve escrever corretamente!
- Evite envio de correntes. A maioria das pessoas não gostam de recebê-las!
- Se você tem uma empresa e utiliza o serviço de newsletters, cuidado para não ser muito invasivo com seus clientes. Envie e-mails somente quando necessário! Ninguém gosta de ter sua caixa de entrada inundada com os famosos spams (mensagens de propagandas).
- Se você faz parte de grupos de e-mails, cuidado com o que envia e compartilha! Grupos consistem em várias pessoas receberem os mesmos e-mails ao mesmo tempo através de um mesmo endereço, o que pode gerar grandes confusões!
- Para enviar um mesmo e-mail a várias pessoas ao mesmo tempo sem que elas saibam os outros destinatários, utilize o campo CCO (Com Cópia Oculta).
- Não encha a caixa de entrada de seus contatos de e-mails “fofinhos” e “bem humorados” (a não ser que a pessoa goste e deixe claro isso para você!)
- É interessante manter contas separadas de e-mails para assuntos pessoais e profissionais. Assim, muitos enganos podem ser evitados!
- Para endereços de e-mail utilizados para contatos profissionais, procure utilizar endereços sóbrios e sérios, de preferência que representem facilmente você, sua marca ou empresa.
- Adapte a linguagem utilizada ao seu destinatário. Por exemplo, se a mensagem é para um contato profissional, utilize uma linguagem mais formal, sem gírias e sem internetês (apelido para a linguagem utilizada na Internet, com ‘palavras próprias’ e muitas abreviações).
- Preencha sempre o campo Assunto com o tema a ser tratado na mensagem ao enviar e-mail a alguém. Isso pode facilitar muito a vida de quem está sempre ocupado, com pouco tempo e muitos e-mails na caixa de entrada!
- Muita atenção ao digitar (ou anotar) o endereço de e-mail de alguém. Um simples ponto, hífen ou letra a mais ou a menos fazem toda a diferença, e a sua mensagem pode ir parar nas mãos de uma pessoa totalmente diferente!
- Lembre-se que e-mails podem ser interceptados (assim como muitas coisas na web). Portanto, cuidado com as informações que compartilha!
- Evite abrir e-mails de remetentes duvidosos e desconhecidos. Eles podem fazer algum mal à sua máquina!
- Evite clicar em links e baixar conteúdos recebidos via e-mails de procedências duvidosas (até mesmo se o remetente pertence à sua lista de contatos). A maioria destes links são vírus. Na dúvida, entre em contato com o remetente e confirme a veracidade do e-mail.
- Evite fornecer informações pessoais e confidenciais via e-mail para empresas e instituições. Muitos golpes são praticados via e-mail! Na dúvida, entre em contato com a pessoa ou empresa do e-mail e confirme a veracidade da mensagem.
- Você pode configurar uma assinatura padrão para seus e-mails. Assim, ao enviar um e-mail a assinatura será adicionada automaticamente no final da mensagem.
|Leia também: Como melhorar a comunicação médica através da tecnologia
Como um software médico pode melhorar a comunicação interna na clínica médica
As empresas desenvolvedoras de softwares médicos já entenderam que a comunicação é a base de tudo em uma clínica médica.
Alguns sistemas já oferecem um comunicador interno, ideal para clínicas de pequeno e médio porte ou que possuem várias unidades.
Sua utilização permite não apenas que você se comunique com uma outra pessoa, individualmente, como também com outros colegas de trabalho de maneira simultânea.
Boas práticas na comunicação virtual em geral
As dicas que vimos neste artigo foram direcionadas ao uso do e-mail de forma profissional, mas podem (e devem) ser adotadas sempre que possível nas demais esferas da comunicação virtual.
Além dessas, vale sempre lembrar das dicas de ouro de educação, como: não xingar, não faltar com o respeito ao próximo, não fazer com o outro o que não gostaríamos que fizessem conosco, pois apesar de ter uma tela nos separando, de ambos os lados são humanos interagindo.
Não importa o meio utilizado para comunicação, o respeito, a educação e a cordialidade deverão sempre vir em primeiro lugar!
