Você decidiu informatizar sua clínica. Mas, e depois disso? Não basta simplesmente contratar um software de gestão, uma vez que é necessário, também, realizar um trabalho prévio de Consultoria e Implantação.
Neste post, você terá informações detalhadas sobre os dois processos. Dessa forma, seu estabelecimento de Saúde poderá utilizar plenamente todos os recursos disponibilizados pelo programa que escolheu. Confira nos tópicos a seguir:
- Instalação
- Implantação
- Etapas do serviço de Consultoria e Implantação
- Parametrização
- Treinamento
- A quem se destina o Treinamento
- Treinamento remoto
- Consultoria
Instalação
Em primeiro lugar, é fundamental que a empresa de quem você adquiriu o programa tenha uma equipe pronta para fazer a instalação, através de acesso remoto. Para que isto ocorra, é utilizado um software de acesso remoto seguro.
Além disso, é importante ressaltar que o acesso remoto é sempre realizado com autorização do usuário. Se acaso a sua clínica tiver mais que cinco computadores, a recomendação é que um técnico de informática experiente e de confiança esteja presente para auxiliar no processo.
Implantação
Consiste em uma reunião preliminar e remota para planejar os passos da implantação. Nesse sentido, é preciso levantar todas as informações disponíveis, a fim de parametrizar o sistema.
Só para ilustrar: para trabalhar plenamente na Agenda, usando todos os recursos oferecidos, é necessário ter em mãos os nomes dos médicos, com seus dias e horários respectivos de atendimento.
Da mesma forma, o procedimento será utilizado em outros módulos. Como, por exemplo, no Faturamento, Financeiro, Estoque e Prontuários, que exigem a parametrização.
Logo depois que a parametrização de cada módulo for concluída, é fundamental treinar os colaboradores na operação do sistema, conforme sua função na clínica/consultório.
Além disso, é de suma importância o acompanhamento da operação do sistema para validar todo o processo e corrigir possíveis falhas.
Só para exemplificar: durante o processo, o usuário verificará se não esqueceu de inserir no sistema um modelo de atestado ou laudo. Da mesma forma, poderá constatar se determinador procedimento foi valorado corretamente.
Sem dúvida, é de suma relevância documentar todos os passos da implantação.. Dessa maneira, você facilitará o processo de suporte e treinamento de novos profissionais.
Etapas do serviço de Consultoria e Implantação
Para que a Implantação seja bem-sucedida, é preciso seguir o passo a passo estabelecido por quatro etapas distintas:
- Projeto – Contempla o levantamento dos objetivos de seu empreendimento. Nesta fase deverão ser definidos os responsáveis em cada módulo para, em seguida, propor o cronograma de trabalho.
- Atividades – Logo após o levantamento das informações, a tarefa seguinte é a parametrização e configuração dos módulos. Por fim, é realizado o treinamento dos usuários.
- Acompanhamento – O objetivo precípuo desta etapa é acompanhar cada passo dos usuários, a fim de sanar suas dúvidas. Dessa maneira, é possível corrigir possíveis falhas e omissões.
- Conclusão – Todos os passos do processo de Consultoria e Implantação devem ser devidamente documentados. Em seguida, será encerrado o processo de Implantação.
Parametrização
Com toda a certeza, este é o passo mais importante e que garantirá, com a correta parametrização, o sucesso da Implantação do sistema em sua clínica/consultório. Para isto, é fundamental o auxílio dos colaboradores, que conhecem bem o funcionamento da clínica/consultório.
Sem dúvida, eles estão aptos para identificar, coletar e organizar as informações e os processos no sistema.
Depois que esta etapa for cumprida, todas as informações e padrões estarão armazenados. Dessa forma, futuras melhorias de processo poderão ser implementas com mais facilidade e rapidez, assim como a substituição de colaboradores, além das negociações com os convênios e fornecedores, dentre outras atividades.
A parametrização correta permite que o sistema tanto realize cálculos, quanto valide as regras definidas.
Treinamento
Se acaso você optou por um software com uma interface amigável e de fácil utilização, o aprendizado para utilizá-lo é muito fácil. Assim, sua equipe receberá um treinamento nas suas próprias instalações. Dessa maneira, não há necessidade de deslocamento e cada colaborador participará apenas dos módulos específicos para os papéis que desempenha na rotina da sua clínica/consultório.
A quem se destina o Treinamento
Em cada módulo, participarão do treinamento apenas os colaboradores envolvidos naquele tema a ser abordado, sem perda para os demais. Só para ilustrar:
- Administração do sistema – para os administradores da clínica/consultório e profissionais de Tecnologia da Informação
- Agenda de Consultas, Filas, Salas e Equipamentos – para as recepcionistas e secretárias
- Recepção – para as recepcionistas e secretárias
- Admissão e Internação – para as recepcionistas e secretárias
- Prontuário Digital – para os médicos e outros profissionais de Saúde.
- Gestão do Faturamento – para os faturistas
- Gestão do Repasse – para os faturistas
- Financeiro – para os gestores financeiros
- Estoque – para os gestores do estoque
- Relatórios e Utilitários do Sistema – administradores e profissionais de Tecnologia da Informação
Treinamento remoto
Este é um modelo de treinamento consagrado mundialmente. Ele traz, por exemplo, simplificações e facilidades no agendamento dos módulos de treinamento e alocação dos consultores.
E, principalmente, possibilita que os usuários aprendam em seu ambiente de trabalho, usando seus equipamentos.
Além disso, os colaboradores serão supervisionados pelos consultores, como se estes estivessem ao seu lado.
Consultoria
Dentro do processo, é possível, através da Consultoria, avaliar os processos atuais e, também, sugerir melhorias quando houver necessidade.
A Consultoria visa simplificar a performance de todo o processo. Não só estimula o aumento do faturamento, como também apresenta o almejado resultado final: com mais lucros para sua empresa.
Resumo
Agora você está devidamente informado sobre Consultoria e Implantação. Além disso, com a certeza de que toda informação estará resguardada, de forma segura e com fácil acesso, dentro do programa, com acesso apenas para os usuários devidamente autorizados.
