Consultoria e implantação são passos fundamentais para que uma clínica/consultório possa usufruir de todas as ferramentas que um software de gestão disponibiliza. Esse trabalho prévio precisa ser realizado para que o aplicativo não só atenda às necessidades do estabelecimento, bem como evite desperdício no investimento com sua subutilização.
Para auxiliá-lo nessa empreitada, a ProDoctor Software está divulgando em seu Blog este post, a fim de que você compreenda melhor a importância dessa etapa. Assim, todos os setores de sua clínica/consultório poderão ganhar em eficiência e agilidade, colaborando para o crescimento uniforme da empresa, uma vez que os colaboradores estarão afinados com todas as possibilidades do aplicativo.
Confira os tópicos a seguir:
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Inúmeros softwares de gestão estão disponíveis no mercado de Saúde. O consultor de Implantação Sênior da ProDoctor Software, Elizeu Zaquino Jr., afirma que “o fato de um aplicativo ser adquirido por uma clínica/consultório não significa, necessariamente, que a ferramenta será útil ou tão útil quanto deveria ser”.
Dessa maneira, recomenda que, “para fazer a contratação de um software, é necessário haver um estudo e um conhecimento prévio sobre suas funcionalidades, pois um app oferece, geralmente, várias ferramentas”.
Antes de tudo, é fundamental que a empresa desenvolvedora do aplicativo tenha uma equipe pronta para fazer a instalação, através de acesso remoto. Com um detalhe importante: usando um software de acesso remoto seguro, sempre realizado com autorização do usuário. Se acaso a clínica/consultório tiver mais que cinco computadores, Elizeu Zaquino Jr. enfatiza que um técnico de informática experiente e de confiança deve estar presente para auxiliar no processo.
A fase de Consultoria consiste em uma reunião preliminar e remota para planejar os passos a serem dados na implantação. Nesse sentido, é preciso levantar todas as informações disponíveis, com o propósito de parametrizar o sistema. Sem dúvida, é um momento importante e decisivo, sendo de grande relevância documentar cada passo do processo.
Desse modo, a empresa terá facilitado o caminho para realizar não apenas o suporte, como também o treinamento de novos profissionais.
O levantamento das informações percorrerá todos os setores da clínica/consultório que exigem a parametrização: Agenda, Faturamento, Financeiro, Estoque e Prontuário. Ou seja, todas as informações importantes deverão ser enumeradas pelos colaboradores. Assim que a parametrização de cada módulo for concluída, os colaboradores, em suas respectivas funções, serão treinados na operação do sistema.
Por exemplo: quando for parametrizar a Agenda, é imprescindível ter em mãos os nomes de cada profissional, com os dias e horários respectivos de atendimento. Toda a operação do sistema deve ser acompanhada, com o fim de validar o processo e corrigir possíveis falhas. Elizeu Zaquino Jr. destaca que “a parametrização correta permite que o sistema tanto realize cálculos, quanto valide as regras definidas”.
E acrescenta: “Durante o processo, o usuário tem a oportunidade de verificar se, por exemplo, não esqueceu de inserir no sistema um modelo de atestado ou laudo. Da mesma forma, poderá constatar se determinado procedimento foi valorado corretamente”.
Após o armazenamento de todas as informações e padrões, a clínica/consultório poderá implementar melhorias de processo, com o intuito de atingir mais facilidade e rapidez no trabalho diário.
Elizeu Zaquino Jr. destaca que, se acaso for um cliente novo do Corp ou do Plus, será realizada uma reunião de planejamento para organizar todo o processo. Para que a Implantação seja bem-sucedida, é preciso seguir o passo a passo estabelecido por quatro etapas distintas:
Projeto – É a fase inicial do processo, quando são apresentados os objetivos da clínica/consultório. É o momento em que a empresa define quais os funcionários são os responsáveis em cada módulo. Além disso, é quando se definirá quão profundamente o aplicativo será usado.
Em primeiro lugar, o setor de Consultoria conversará com os responsáveis de cada setor do estabelecimento, com o intuito de entender a logística da clínica/consultório, suas necessidades, e ajudar no melhor uso do aplicativo.
Durante as negociações, a clínica tem a oportunidade de ver a apresentação do software. Contudo, nesse momento, o software não é apresentado em detalhes. O usuário tem a oportunidade de deixar claro quais são suas reais necessidades e, assim, o consultor vai ajudar para que o aplicativo possa atender plenamente à empresa, com os colaboradores entendendo como utilizar as ferramentas. Depois disso, o cronograma de trabalho é proposto.
Atividades – A tarefa seguinte é a parametrização e configuração dos módulos, que você verá detalhadamente abaixo. O passo final é o treinamento dos funcionários de cada setor.
Acompanhamento – O principal objetivo dessa etapa é acompanhar cada passo dos colaboradores da clínica/consultório. É o momento de tirar todas as dúvidas. Com isso, é possível corrigir possíveis falhas e omissões.
Conclusão – É importante lembrar que todo o processo de Consultoria e Implantação precisa ser devidamente documentado. Logo depois, o processo de Implantação é encerrado.
Em seguida devem ser agendados os treinamentos, durante os quais as pessoas treinadas da clínica/consultório aprenderão a utilizar o software detalhadamente. E, ao mesmo tempo, os dados de configurações serão inseridos, o que já é um passo do processo de Implantação. Os treinamentos vão ocorrer objetivando capacitar toda a equipe, além de concluir as configurações necessárias para o pleno funcionamento do aplicativo.
O consultor de Implantação Sênior da ProDoctor Software afirma que, “se acaso você optou por um software com uma interface amigável e de fácil utilização, o aprendizado para utilizá-lo é muito fácil”. Dessa maneira, sua equipe será treinada em suas próprias instalações, não havendo necessidade de deslocamento e cada funcionário participará apenas dos módulos específicos, no setor da clínica/consultório em que trabalha.
Elizeu Zaquino Jr. destaca que o “treinamento remoto é um modelo de treinamento consagrado mundialmente, proporcionando, por exemplo, simplificações e facilidades no agendamento dos módulos de treinamento e alocação dos consultores”. Além disso, permite que os funcionários aprendam em seu ambiente de trabalho, utilizando seus equipamentos e sob a supervisão dos consultores, como se estivessem ao seu lado.
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Conforme destaca o consultor de Implantação Sênior da ProDoctor Software, Elizeu Zaquino Jr., “a tecnologia existe para nos ajudar. Porém, é necessário ter pleno conhecimento de uma ferramenta tecnológica, a fim de usufruir de todos os benefícios que ela oferece”. A contratação de um aplicativo, segundo ele, tem custos e, “diante do investimento feito, não se pode ter um software subutilizado”.
Para fazer a contratação de um software, é necessário haver um estudo e um conhecimento prévio sobre suas funcionalidades, pois um app oferece, geralmente, várias ferramentas. O mais indicado é que a empresa desenvolvedora do aplicativo forneça não só a instalação e o suporte para esclarecer dúvidas, mas também é essencial que realize uma consultoria e um treinamento, quando, então, o software poderá ser apresentado nos seus mínimos detalhes, permitindo que a clínica conheça todas as suas potencialidades.
