Hoje em dia é muito fácil se distrair na hora em que mais precisamos focar e produzir. As inúmeras ofertas de conteúdo e as diversas notificações de mensagens, no celular ou no computador, podem dificultar a meta de ser uma médica ou um médico produtivo.
Esses são problemas relacionados à tecnologia e à vida digital que todos que estão habituados a lidar no dia a dia encaram. Mas há outras causas, como pausas não programadas e conversas paralelas que tomam mais tempo do que deveriam.
Neste post, vamos trazer dicas preciosas que vão te ajudar a aumentar a sua produtividade. Confira!
Olhando o conceito mais econômico da palavra, produtividade é sinônimo de rendimento e está relacionada à eficiência de alguém ou de alguma instituição.
É a relação entre o que é produzido e os meios utilizados para tal produção, como recursos humanos, financeiros e materiais.
De forma simplificada, é a capacidade de produzir mais com menos.
Hoje em dia, não pensamos em produtividade como desempenho ou quantidade de produção. Existem alguns indicadores mais complexos que ajudam a definir o que é ser produtivo em um determinado setor ou empresa.
Observar esses índices é essencial para os gestores, pois eles servem para indicar possíveis melhorias.
|Saiba mais: Indicadores (KPIs) para clínicas e consultórios
Ser uma médica ou médico produtivo não significa trabalhar sem parar, ter uma carga horária elevada ou aceitar mais serviços do que poderia dar conta.
De modo geral, um trabalhador produtivo é aquele que consegue fazer mais com menos recursos. Isso significa buscar ferramentas que otimizem o seu dia a dia para gerar mais resultados com menos esforço.
Note que o conceito de qualidade está alinhado à produtividade, muito mais do que a ideia de quantidade. Não adianta gastar menos tempo em uma consulta e fazê-la de forma que o paciente nunca mais volte devido à insatisfação pela atenção que lhe foi negada.
Lembre-se: produção é apenas quantidade, produtividade é quantidade com foco em qualidade.
|Leia também: Tempo ideal para a consulta médica
Um estudo feito pelo site de empregos Careerbuilder ouviu profissionais da área de RH para entender quais as maiores causas de queda de produtividade no trabalho. Confira as respostas:
Que a conversa através da troca de mensagens é supereconômica e prática, ninguém pode negar. Porém, ela pode te atrapalhar em um momento que você precisa de concentração.
Basta uma conexão com a Internet para que milhares de opções se abram à sua frente.
Algumas delas são checar e-mails, ler notícias, conversar com amigos, assistir a vídeos e navegar nas diversas redes sociais podem parecer mais interessantes do que realizar as tarefas as quais você deve concluir.
Problemas totalmente recorrentes entre pacientes e médicos, as conversas podem tomar o tempo que deveria ter para atender o próximo paciente. Além disso, podem tornar-se rotineira, fazendo perder seu precioso tempo.
Enquanto uns adoram, outros as odeiam. É fato que não há como fugir, o médico precisa conversar com sua equipe. Uma hora, alguma vai ter que acontecer. Porém, quando se tornam constantes e demoradas, é hora de rever este conceito.
Para os fumantes, ficar oito horas sem fumar não é nada possível. Assim como ficar oito horas sem comer também não é nada saudável (e daí vem a questão de comer a cada três horas). Porém, há quem abuse desses momentos, e até utilize isso como uma desculpa para a procrastinação.
A falta de produtividade leva a um maior tempo para cumprir as tarefas administrativas, erros e retrabalho acontecem, o que eleva os custos operacionais e faz o padrão de qualidade cair.
Os resultados são: pacientes insatisfeitos, equipe desmotivada, perda de oportunidades e um clima organizacional insalubre.
Por outro lado, uma alta produtividade pode significar redução de custos, aumento na lucratividade e menos desperdício de tempo. Isso vale não apenas para médicos e médicas, mas se aplica a todos os colaboradores da clínica ou do consultório.
Levando em consideração o que vimos acima, separamos dicas básicas para se tornar uma médica ou um médico produtivo.
Se o seu trabalho não depende de trocas de mensagens online, é melhor deixar seu celular desligado ou longe de você durante as suas horas de trabalho, para que você não caia em tentação.
Se você não precisa estar na Internet durante o trabalho, fique longe de e-mails pessoais, portais de notícias e redes sociais durante o expediente.
Porém, se você precisa estar online, gerencie o seu tempo e tenha disciplina. Estipule pequenas pausas para a navegação durante o seu horário de concentração e produtividade e se policie para obedecê-las.
Muitas vezes, alguns assuntos podem ser tratados por e-mail. Já outros, precisam de uma interação com a sua equipe. Marque na agenda um horário específico para tratar deles e ter reuniões mais produtivas.
Sabemos que as pausas entre pacientes podem (e devem) ser realizadas, pois ajudam o médico a relaxar, alongar, se nutrir e melhorar a sua concentração. Só tome cuidado para não exagerar no tempo gasto nelas.
Se você percebe que está gastando tempo demais em pausas para fumar e/ou lanchar, precisando sempre estender o seu horário, procure diminuir a frequência ou baixar mais tempo.
Já ouviu falar que 20% de seus esforços são responsáveis por 80% de seus resultados? A Regra de Pareto se apoia nesse conceito e preza pela otimização do tempo, com menor esforço, colocando como prioridade o que traz resultado mais facilmente.
Pensando nisso, adote ferramentas que automatizam o trabalho e que gerenciam o tempo.
Usar um sistema de gestão, por exemplo, pode agilizar processos, diminuir erros e evitar o retrabalho. Isso implica em redução de tempo e de custos e aumento do faturamento.
No mercado da Saúde digital já existem soluções que oferecem, de forma unificada, uma agenda médica, um bom prontuário eletrônico, controle do estoque e do fluxo de caixa e até mesmo dashboards gerenciais.
Os dashboards, inclusive, são ótimos para seguir a Regra de Pareto. De forma visual, com gráficos e estatísticas, os painéis indicam o que vai bem e o que precisa melhorar, o que precisa de mais atenção e o que pode ser deixado para depois, o que merece investimentos e o que pode ser eliminado ou trocado.
E, não se esqueça, ao implementar um sistema, para garantir a produtividade, faça treinamentos. Assim, você e a sua equipe ficarão bem familiarizados com a ferramenta e a utilizarão ao máximo.
|Leia também: O que não pode faltar no sistema de gerenciamento de consultório
Organizar o seu dia de forma visual te ajudará a ser uma médica ou um médico mais produtivo. Você pode utilizar listas (checklists) ou Kanban para organizar as tarefas do seu dia.
É possível fazer isso manualmente, em planners ou agendas de papel, ou optar por recursos virtuais, como o Google Agenda, o Microsoft To Do ou o Trello.
Delimite as atividades que tem para fazer, marque as que já foram feitas, sinalize impedimentos ou pendências e dê um check no que já foi concluído. Assim, seu dia ficará mais fluido.
Para tarefas que exigem concentração ou que são mais burocráticas, essa é uma excelente técnica.
O nome vem do italiano, tomate, pois é inspirado naqueles cronômetros de cozinha em forma de tomate.
A técnica consiste em utilizar blocos de 25 a 50 minutos para se concentrar em uma única tarefa, sem interrupções. Entre um bloco e outro é feita uma pausa.
Se você possui várias atividades para realizar, é comum ficar um pouco em dúvida sobre qual realizar primeiro: deve começar pelas mais fáceis ou pelas mais burocráticas?
Existem alguns métodos, focados em produtividade, que ajudam a decidir o que é prioridade. Um deles é o método MoSCoW. Por ser mais flexível, ele permite redefinir as prioridades de acordo com seus objetivos.
O nome é uma sigla, em inglês, em que apenas as maiúsculas têm significado:
M (Must have)
Significa “Tenho que fazer”. Coloque nessa coluna uma tarefa que é essencial. Ou seja, caso essa tarefa não for efetuada, tudo está perdido.
S (Should have)
Para tarefas que “Devo fazer”. Aqui se enquadra o que é importante e que deve ser realizado o quanto antes.
C (Could have)
Significa “Poderia fazer”. Ponha aqui aquelas atividades que não têm impacto real em outros trabalhos. Elas podem ser feitas depois das tarefas essenciais e importantes, pois não têm um prazo específico.
W (Won’t have but would like)
Designa o que “Não será feito” por enquanto. Liste aqui tarefas que podem ser adiadas, tarefas opcionais, que se não forem realizadas, não farão falta.
Uma vez que você montar essa tabela, ela pode servir de guia, e cada nova atividade que surgir poderá ser colocada no devido quadrante. Consulte-a sempre que desejar!
Sabemos que, antes de profissionais, somos seres humanos. Portanto, nossa saúde física e mental importa e faz diferença na hora de ser uma médica ou um médico produtivo.
Por isso, adotar ferramentas e atitudes que possam melhorar a sua qualidade de vida e o seu dia a dia é essencial e irá refletir em seus resultados no trabalho, além de evitar o Burnout.
Portanto, não se esqueça do autocuidado, se conscientizando e tratando ansiedade, depressão e doenças crônicas.
Tenha um sono reparador e de qualidade; tenha momentos de lazer e faça atividades que te trazem bem-estar.
Assim, você vai gerar um equilíbrio entre vida profissional e pessoal, sem deixar de ser uma médica ou um médico produtivo.
