O crescimento de qualquer empreendimento está ligado diretamente ao seu nível de organização. Estruturando melhor o fluxo de atendimento e a sua rotina de trabalho, é possível otimizar o tempo das pessoas e reduzir os custos com materiais. Isto resulta em maior produtividade dos colaboradores da clínica ou consultório, melhorando a experiência do seu paciente. Sendo assim, se você quer saber como se organizar para melhorar o atendimento ao paciente, nós vamos dar 6 dicas simples, que vão desde o processo de agendamento até o momento da consulta.
6 dicas de como se organizar para melhorar o atendimento ao paciente
Quando o profissional aprende como se organizar, ele acaba ganhando mais tempo para se dedicar às consultas. Sem a costumeira correria, acontece um salto de qualidade na relação médico-paciente.
Além disso, você precisa se atentar às necessidades do seu negócio, mantendo a organização no agendamento e nas áreas administrativa e financeira.
Planejar é fundamental, principalmente procurando visualizar as necessidades para o desenvolvimento da clínica ou do consultório, seja em termos de recursos humanos e materiais ou na rede física.
Confira, a seguir, 6 dicas importantes de como se organizar para melhorar o atendimento ao paciente.
1 – Tenha uma agenda médica eficiente
Ter uma agenda médica organizada é o início de tudo quando falamos em como se organizar para melhorar o atendimento ao paciente.
Sua secretária não pode mais ser exposta às dificuldades de se trabalhar com papéis que se avolumam e que podem criar uma grande confusão ao se misturar com outras anotações e se perder.
O tempo gasto com uma procura em várias agendas pode ser facilmente sanado com a utilização de um bom software de gestão, capaz de, em poucos cliques, encontrar o nome do paciente, dia e hora da consulta com o médico, confirmar, desmarcar e remarcar a consulta.
E mais: usando um sistema de confirmação de consultas, que atualiza automaticamente a agenda e realiza as confirmações de uma maneira confiável e eficiente, é possível diminuir a taxa de absenteísmo, mantendo o fluxo de atendimento e o faturamento.
|Saiba mais: Como gerenciar a agenda médica de forma profissional
2 – Tenha a anamnese em suas mãos
Em sua sala de consultas, o médico está em contato permanente com a secretária, sabendo quais as consultas agendadas para aquele dia.
Assim, antes de iniciar cada uma delas, pode se organizar colocando na tela do computador a anamnese e aguardar a chegada do paciente com uma rápida leitura para recordar os passos anteriores do tratamento.
É importante ter estas informações em mãos para não perder tempo e já confrontá-las com o estágio atual do paciente, fazendo diretamente no Prontuário Eletrônico do Paciente as observações sobre como o paciente tem reagido à sua prescrição.
Com um software de gestão eficiente, o médico pode ver, de forma prática e rápida, toda a história clínica do paciente em uma única página, com possibilidade de filtros.
É possível ainda anexar imagens e PDF relacionados ao prontuário e visualizar tudo em ordem cronológica, de forma organizada.
3 – Estabeleça um fluxograma de atendimento
Atender um paciente não pode ser uma rotina mecânica, mas seguir uma certa ordem na consulta pode tornar o trabalho mais eficiente e evitar possíveis esquecimentos.
Começando por ouvi-lo sem interrupção, deixando-o à vontade, para depois iniciar as perguntas principais da anamnese de forma coerente.
Ouvir cada resposta com atenção é importante, pois podem surgir algumas questões antes que você prossiga.
Somente depois desta conversa é que você fará a avaliação física necessária, perguntando como se sente a cada passo.
E volte a deixá-lo à vontade para se expressar antes de fazer o diagnóstico com a prescrição.
4 – Valorize a pontualidade
Ir ao médico é uma necessidade que deixa muitas pessoas mal-humoradas e ter que aguardar o atendimento somente agrava a situação, que piora ainda mais quando o consultório ou a clínica está apinhado de pessoas e o médico ainda nem chegou ao seu local de trabalho.
Atrasar as consultas, de maneira sistemática, demorando em um atendimento além do tempo desejável, é outro hábito que os pacientes não suportam, começando logo a se manifestarem na sala de espera.
Sabemos que atrasos acontecem em uma rotina de atendimento médico, mas com organização, é possível reduzir os episódios e torná-los pontuais.
E sempre sobra para a secretária, que precisa ter educação e jogo de cintura para contornar a insatisfação.
É preciso ter organização para que a agenda seja respeitada, pois isto implica no bom andamento do trabalho. Portanto, cuidar antecipadamente desta rotina diária é importante.
|Leia também: Como melhorar a relação com os pacientes.
5 – Tenha um plano alternativo para atrasos
Mesmo com o trabalho diário da confirmação das consultas, diante da demora de um paciente, a secretária deve procurar manter contato com o paciente para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.
O médico deve ser informado sobre isso e, caso a pessoa tenha desistido, existe a possibilidade de se antecipar alguma das consultas posteriores.
6 – Escolha bem as tecnologias a serem utilizadas na sua clínica
O setor de Saúde caminha junto com os avanços da tecnologia e seu consultório ou clínica não pode ficar parado no tempo.
Muito se tem falado no aprofundamento da relação médico-paciente e esta é uma realidade sem volta. Tudo para proporcionar o melhor atendimento!
Assim, esteja sempre bem informado, atualizado sobre as novidades que poderão ser adotadas para se tornar um diferencial em seu empreendimento.
Conhecer e saber usar as tecnologias e os aplicativos disponíveis, principalmente os de sua especialidade, é fundamental para se organizar para melhorar o atendimento ao paciente, o desenvolvimento e o aprimoramento do seu trabalho.
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