Eis uma das grandes preocupações das clínicas/consultórios: como fazer o faturamento de contas médicas. Porém, não se torture, mesmo que você não entenda nada do assunto. A fim de ajudá-lo, elaboramos um passo a passo para que veja que não se trata de nenhum bicho de sete cabeças.
Neste post você encontrará:
- Software de gestão;
- Importância da recepção;
- Conferência do faturamento de guias médicas;
- Envio das guias de faturamento das contas médicas.
Software de gestão
Em primeiro lugar, é preciso ter um aplicativo que faça o faturamento de contas médicas. Se acaso não tiver, você terá que realizar o lançamento das guias na plataforma disponibilizada pela operadora do plano de saúde.
Dessa forma, terá um trabalho muito maior e menor gerenciamento das informações. Além disso, como o serviço é manual, as possibilidades de erro aumentam.
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Portanto, escolha um excelente software de gestão. E atente, principalmente, para os anos de atuação da empresa no mercado.
Importância da recepção
O faturamento de contas médicas começa na recepção, pois quem faz o lançamento, em geral, é a recepcionista, assim que atende o paciente. Primeiramente, ela vai conferir ou cadastrar tanto os dados pessoais, quanto o número da carteira/matrícula constante no cartão do convênio.
Em seguida, lança a consulta e/ou os procedimentos a serem realizados, conforme previamente agendados. Então, se a operadora exigir papel, fará a impressão das guias, solicitando a cada paciente sua assinatura.
Logo depois, o ideal é que as guias sejam encaminhadas para os médicos no ato do atendimento de suas respectivas consultas, a fim de que sejam devidamente assinadas e carimbadas. Assim que cada atendimento for concluído, a guia deve ser recolhida e armazenada em local seguro.
Conferência do faturamento de guias médicas
De acordo com o volume de atendimento, é desejável que um profissional faça a conferência do faturamento das contas médicas, junto com as guias impressas. Sem dúvida, esta é uma tarefa que deve ser executada todos os dias.
Por exemplo: em uma terça-feira de manhã, confira o movimento da segunda-feira. No entanto, conforme o fluxo de atendimento, se puder, já na terça à tarde comece a conferir o movimento da manhã.
Como resultado, essa medida evitará acúmulo de trabalho desnecessário no dia a dia do envio do faturamento de contas médicas para a operadora.
Além disso, possíveis erros poderão ser detectados e corrigidos o quanto antes. Assim, serão evitados atrasos e possíveis glosas.
Por exemplo: existem operadoras cujo envio do faturamento de contas médicas é realizado de 15 a 30 dias após o atendimento. Assim, fique atento ao calendário!
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Envio das guias de faturamento das contas médicas
No dia do envio do faturamento de contas médicas, de posse das guias do período em questão, pode-se fazer uma breve conferência. De maneira idêntica, poderá inclusive confrontar com os relatórios gerados pelo software.
Logo após, é preciso gerar o arquivo XML, que contém todas as informações do faturamento das contas médicas. Por fim, o arquivo é enviado para o convênio, de acordo com a forma de envio sugerida pela operadora.
Por exemplo: realizar upload do arquivo no próprio site da operadora, realizar upload em sites terceirizados, utilizados pela operadora, ou enviar através de e-mail.
Em seguida, a operadora dará retorno acerca das informações contidas no arquivo XML. Se acaso foram lançadas conforme o contrato entre a operadora e o prestador do serviço, será gerado um protocolo de recepção do arquivo. Então, este deverá ser impresso em duas vias.
Enquanto a primeira será remetida com as guias do faturamento de contas médicas, a outra permanecerá de posso da clínica/consultório, como cópia de segurança.
Nesse sentido, é importante que a clínica/consultório tenha uma cópia de todas as guias impressas. O meio mais econômico para se fazer isto é escanear as guias, salvando-as em meio digital, pois, dessa forma, economiza papel e tinta.
Por fim, se acaso a resposta da operadora for negativa, deve-se fazer as correções necessárias, a fim de que o arquivo XML seja aceito.
Segurança e confiabilidade
Em síntese: para fazer o faturamento das contas médicas, tenha em seu consultório/clínica um bom software de gestão. Você ganhará tempo e tranquilidade. Além disso, contará com a segurança e a confiabilidade dos dados. Conheça a ProDoctor Software:
