Gestão de Clínicas e Consultórios

6 dicas de organização para você atender cada vez melhor

dicas de organização para você atender cada vez melhor

O crescimento de um empreendimento está ligado diretamente à sua organização, que permite otimizar o tempo das pessoas e reduzir os custos com materiais. Isto resulta em maior produtividade dos colaboradores de uma clínica/consultório, refletindo na melhoria do atendimento aos pacientes.

Além disso, propicia ao profissional maior tempo para se dedicar às consultas, sem a costumeira correria, proporcionando um salto de qualidade na relação médico-paciente.

Você precisa estar atento às necessidades do seu negócio, com organização permanente nas áreas do agendamento, administrativa e financeira.

Planejar é fundamental, principalmente procurando visualizar as necessidades para o desenvolvimento da clínica/consultório, seja em termos de recursos humanos e materiais ou na rede física. Confira, a seguir, algumas dicas importantes que poderão ajudá-lo em termos de atendimento.

1 – Agendamento

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Sua secretária não pode mais ser exposta às dificuldades de se trabalhar com papéis que se avolumam e que podem criar uma grande confusão ao se misturar com outras anotações e se perder.

O tempo gasto com uma procura em várias agendas pode ser facilmente sanado com a utilização de um bom software de gestão, capaz de, em poucos cliques, encontrar o nome do paciente, dia e hora da consulta com o médico, confirmar, desmarcar e remarcar a consulta. 

2 – Anamnese

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Em sua sala de consultas, o médico está em contato permanente com a secretária, sabendo quais as consultas agendadas para aquele dia. Assim, antes de iniciar cada uma delas, pode se organizar colocando na tela do computador a anamnese e aguardar a chegada do paciente com uma rápida leitura para recordar os passos anteriores do tratamento.

É importante ter estas informações em mãos para não perder tempo e já confrontá-las com o estágio atual do paciente, fazendo diretamente no computador as observações sobre como o paciente tem reagido à sua prescrição.

3 – Padrão para os atendimentos

Atender um paciente não pode ser uma rotina mecânica, mas seguir uma certa ordem na consulta pode tornar o trabalho mais eficiente e evitar possíveis esquecimentos.

Começando por ouvi-lo sem interrupção, deixando-o à vontade, para depois iniciar as perguntas principais da anamnese de forma coerente.

Ouvir cada resposta com atenção é importante, pois podem surgir algumas questões antes que você prossiga. Somente depois desta conversa é que fará a avaliação física necessária, perguntando como se sente a cada passo. E volte a deixá-lo à vontade para se expressar antes de fazer o diagnóstico com a prescrição.

4. Pontualidade

Tempo aceitável para esperar uma consulta

Ir ao médico é uma necessidade que deixa muitas pessoas mal humoradas e ter que aguardar o atendimento somente agrava a situação, que piora ainda mais quando o consultório/clínica está apinhado de pessoas e o médico ainda nem chegou ao seu local de trabalho.

Atrasar as consultas demorando em um atendimento além do tempo desejável é outro hábito que os pacientes não suportam, começando logo a se manifestarem na sala de espera.

E sempre sobra para a secretária, que precisa ter educação e jogo de cintura para contornar a insatisfação. É preciso ter organização para que a agenda seja respeitada, pois isto implica no bom andamento do trabalho. Portanto, cuidar antecipadamente desta rotina diária é importante.

5 – E se o paciente atrasar?

Como se organizar para não deixar os pacientes esperando

Mesmo com o trabalho diário da confirmação das consultas, diante da demora de um paciente, a secretária deve procurar manter contato com o paciente para saber o que houve, se está a caminho, se esqueceu ou se não poderá comparecer no horário agendado.

O médico deve ser informado sobre isto e, caso a pessoa tenha desistido, existe a possibilidade de se antecipar alguma das consultas posteriores.

6 – Tecnologia

O setor de Saúde caminha junto com os avanços da tecnologia e seu consultório/clínica não pode ficar parado no tempo. Muito se tem falado no aprofundamento da relação médico-paciente e esta é uma realidade sem volta. Tudo para proporcionar o melhor atendimento!

Assim, esteja sempre bem informado, atualizado sobre as novidades que poderão ser adotadas para se tornar um diferencial em seu empreendimento. Conhecer e saber usar as tecnologias e os aplicativos disponíveis, principalmente os de sua especialidade, é fundamental para a organização, o desenvolvimento e o aprimoramento do seu trabalho.

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