Por que ter relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são de grande importância para o crescimento das empresas. Portanto, eles são fundamentais para otimizar a gestão da clínica ou do consultório. Com os dados dos relatórios gerenciais em mãos, é possível fazer um acompanhamento constante de todo o trabalho realizado, a fim de detectar erros, antecipar ou prevenir o surgimento de problemas e pensar em soluções.

Os relatórios gerenciais também são úteis para medir e acompanhar os indicadores de crescimento. Como eles dão um diagnóstico completo de todos os setores da clínica ou do consultório, a tomada de decisão fica mais assertiva.

Neste post, você vai entender o que são relatórios gerenciais, verá exemplos e tipos de relatórios e vai perceber a importância deles na administração da empresa. Também vamos te mostrar que é possível automatizar a geração de relatórios com um software médico completo e eficiente, que te dá o controle do todo.

Confira, a seguir, cada um dos tópicos que iremos abordar neste artigo:

• O que é um relatório gerencial?
• Qual a importância dos relatórios gerenciais para sua clínica ou consultório?
• Exemplos de relatórios gerenciais
• Como elaborar relatórios gerenciais
• Usando um software médico de gestão para gerar relatórios automaticamente

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O que é um relatório gerencial?

Os relatórios gerenciais são documentos que disponibilizam informações importantes a respeito das diversas atividades exercidas em uma empresa, como clínicas ou consultórios.

Através de dados e indicadores, os relatórios gerenciais mostram, em detalhes, o desempenho do financeiro, analisam os processos administrativos, medem a produtividade e checam os resultados do negócio.

Além disso, permitem que se tenha uma visão holística de toda a organização, com o intuito de verificar se tudo está funcionando corretamente.

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Relatórios gerenciais ajudam a acompanhar os KPIs (indicadores de crescimento)

KPIs, sigla em inglês para Key-performance indicators, nada mais são que indicadores-chave de desempenho ou de crescimento. 

Eles mostram se a clínica ou consultório está indo bem, de acordo com os resultados alcançados.

Alguns exemplos de KPIs para medir são:

• Satisfação do paciente;
• Novos pacientes;
• Cancelamentos e faltas;
• Faturamento;
• Retorno sobre investimento (ROI).

Acompanhar os KPIs ajuda gestoras e gestores a identificar erros, acertos e a planejar novas estratégias para aumentar a lucratividade da clínica ou do consultório.

Esse controle só é possível através dos relatórios gerenciais.

Qual a importância dos relatórios gerenciais para sua clínica ou consultório?

Foi-se o tempo em que as decisões eram tomadas com base em achismos. 

Um estudo recente do Capgemini Research Institute, que ouviu mais de mil executivos de negócios e de tecnologia, mostrou organizações que trabalham com dados confiáveis e tomam decisões baseadas neles, chegam a lucrar 22% a mais e obtém 70% a mais de receita que as demais organizações.

Quando gestoras e gestores se baseiam nos dados que os relatórios gerenciais reúnem, conseguem realizar a manutenção da saúde da clínica ou do consultório.

É como diz o velho ditado popular: “é melhor prevenir do que remediar”, uma vez que os relatórios gerenciais servem para a prevenção de problemas.

Com eles, é possível agir rápido para criar ações estratégicas e corrigir as falhas detectadas.

Em síntese: com os dados apresentados nos relatórios gerenciais, a administração pode acompanhar o que está dando certo, visualizar possíveis impedimentos e procurar soluções.

Relatórios gerenciais eficientes ajudam na tomada de decisões

Outra grande utilidade dos relatórios gerenciais é auxiliar na tomada de decisões. 

Com os relatórios gerenciais, você e sua equipe terão totais condições para repensar o planejamento de trabalho.

Então, poderão mudar a estratégia da clínica ou do consultório para evitar o desperdícios e alcançar melhores resultados.

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Exemplos de relatórios gerenciais

Confira a seguir alguns tipos de relatórios gerenciais e sua importância para a clínica ou consultório.

Relatórios gerenciais financeiro e contábil

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa documenta todas suas entradas e saídas monetárias. Ele diz como cada movimentação afeta o seu caixa. 

O relatório financeiro do fluxo de caixa ajuda na gestão da clínica ou do consultório, pois ao selecionar determinado período de tempo, você terá em mãos um relatório gerencial completo de quanto a empresa recebeu e o que tem a receber.

Em contrapartida, também verá o que foi pago e o que tem a pagar. Portanto, saberá se vai conseguir honrar com os compromissos.

Balancete

O balancete relaciona informações sobre o que aconteceu, por exemplo, em determinado mês que você precisa verificar as contas. É utilizado como um plano de contas, que ainda detalha a origem de cada tipo de receita ou despesa.

Um grande exemplo disso está na precificação das consultas e tratamentos. Para precificar corretamente os serviços de sua clínica, a adminstração precisa levar em conta todos os seus elementos financeiros, incluindo custos fixos, custos variáveis, expectativa de lucro e situação financeira atual.

É aí que entram os relatórios de gerenciamento e seus indicadores, que apresentam essas informações de forma organizada e com o potencial de ajudar o gestor a tomar as melhores decisões.

Relatório gerencial de produtividade

Você, que faz a gestão, precisa avaliar se os profissionais estão cumprindo com suas obrigações.

Um relatório gerencial de desempenho ou de produtividade pode fornecer dados que te farão analisar a performance de cada colaborador.

Ao mesmo tempo, os dados do relatório te dão um panorama da situação, o que te fará ter insights na hora de resolver problemas ou embasar a sua tomada de decisão.

A partir disso, você pode comunicar a equipe que passos cada um deve seguir, a fim de alcançar o resultado esperado, que pode ser um atendimento com mais qualidade ou qualquer outro objetivo maior de seu empreendimento.

Relatório gerencial de crescimento da clínica ou do consultório

Neste segundo exemplo, imagine que você precisa saber se o agendamento de pacientes está de acordo com o seu planejamento financeiro, para entender se sua clínica ou consultório está crescendo. 

Nesse caso, é possível gerar relatórios gerenciais dos agendamentos em um determinado período, em relação ao seu faturamento.

Com os números em mãos – ou na sua tela -, é possível avaliar se o paciente que está agendado teve seu registro médico lançado no prontuário, se as contas médicas foram lançadas e se a cobrança foi feita.

Relatório gerencial de controle de estoque

O terceiro exemplo de relatório gerencial envolve o setor de compras ou o estoque. 

Imagine que houve uma compra exagerada de determinado insumo médico e esse item está parado no estoque, com saída muito baixa e com validade próxima do vencimento.

Um relatório de movimentação do estoque irá denunciar essa falha. Dessa forma, compras desnecessárias serão evitadas, para que não haja desperdícios e mais prejuízos.

Relatórios gerenciais de glosas e inadimplência

Os relatórios financeiros mostram se todo o dinheiro arrecadado durante um mês é suficiente para arcar com as despesas.

É preciso que as contas sejam equilibradas, com uma análise permanente de todos os dados. É preciso estar atento a todos os detalhes.

Um bom exemplo são as glosas em determinados atendimentos. Com os relatórios gerenciais destes eventos, é possível saber os motivos de cada glosa, com seus respectivos valores.

Além disso, a lista dos pacientes inadimplentes deve ser analisada diariamente. Nesse sentido, caberá à secretária a tarefa de fazer a cobrança, com a sua costumeira habilidade e educação.

Leia também: 9 dicas para contratar uma boa secretária

Como elaborar relatórios gerenciais

É muito comum ter dúvidas de como fazer um relatório gerencial. Como montá-lo? O que colocar nele?

Às vezes, a clínica ou consultório opta por fazer os processos manualmente ou possui muitas ferramentas digitais e acaba deixando tudo descentralizado, dificultando o cruzamento de dados.

Como sabemos, são esses dados, essas informações, que compõem os relatórios, portanto, quanto mais pulverizados eles estiverem, mais difícil será gerar o relatório.

Da mesma forma, ao construir relatórios de forma manual, muito tempo é perdido e as chances de erros serem cometidos e de o documento ser mal interpretado, gerando conclusões equivocadas, perda de oportunidades e prejuízos, são grandes.

Centralize informações

Centralizar as informações em uma única ferramenta é o primeiro passo para elaborar bem os relatórios gerenciais. Um software médico de gestão, por exemplo, centraliza as informações, fornece dados mais confiáveis e agiliza a construção dos relatórios.

Defina as métricas que deseja acompanhar

O que é importante acompanhar para saber se a sua clínica está indo bem? Ao escolher os indicadores que deseja monitorar, fica mais fácil saber quais informações precisam constar nos seus relatórios gerenciais e como elaborá-los.

Tenha uma metodologia

Quando você define um padrão ou uma metodologia, você também agiliza processos, pois não precisa elaborar tudo do zero a cada relatório novo. 

Um software médico de gestão também pode ajudar nesse aspecto. Ao definir parâmetros para a ferramenta, os relatórios seguirão um padrão. Basta clicar num botão e gerar o documento no formato que você precisa.

O que deve constar num relatório gerencial?

Cada relatório tem um objetivo. Por isso, é importante deixar explícitas algumas informações:

• Setor ou nome do responsável pelo relatório;
• Setor ou pessoa a quem se destina o relatório, ou seja, quem terá acesso àquelas informações;
• Objetivo do relatório (o que ele pretende informar);
• Que dados serão avaliados, de acordo com o objetivo e o tipo do relatório;

Para facilitar a leitura e o entendimento do seu relatório, deixe os tópicos bem estruturados. A dica é começar fazendo uma análise macro e só depois esmiuçar os detalhes.

Por exemplo: a lucratividade foi baixa em um determinado mês. O que pode ter acontecido? Houve problemas na agenda? O preço dos procedimentos caíram? Houve glosas? O serviço de confirmação de consultas funcionou?

Também é importante destacar os piores e os melhores resultados, a fim de identificar falhas e possíveis oportunidades. Em algumas situações, melhorar resultados envolve esforços simples, como trocar uma ferramenta, por exemplo.

Por outro lado, as estratégias usadas nos melhores resultados podem servir de guias para outras práticas que não estão indo muito bem.

Usando um software médico de gestão para gerar relatórios automaticamente

Você já deve ter percebido a importância dos relatórios gerenciais para realizar uma gestão mais eficiente da clínica ou do consultório.

Eles são uma parte fundamental, não apenas da manutenção da clínica ou consultório, como também são de grande importância para a reavaliação das estratégias.

Você também deve ter notado que utilizar um software médico de eficiência reconhecida no mercado pode atrair melhores resultados e gerar relatórios completos, com agilidade e com segurança. 

Isso acontece porque os softwares médicos são sistemas que contêm soluções globais e centralizadas para clínicas e consultórios, do agendamento ao faturamento, passando pelo controle de estoque, telemedicina e prontuário eletrônico do paciente.

Para gerar relatórios gerenciais num software médico, basta selecionar os dados e o período que deseja analisar e clicar num botão para gerar o documento.

Com toda a certeza, isto facilitará o trabalho em todos os setores da clínica ou consultório, poupando tempo e reduzindo custos.

Mais de 100 tipos de relatórios à sua disposição

O software médico da ProDoctor conta com mais de 100 tipos de relatórios, que abrangem todas as funcionalidades presentes no sistema.

São relatórios completos, com diversos filtros de parametrização. Eles podem ser visualizados na tela, enviados à impressora ou ainda, exportados para outros tipos de arquivos, como Excel (XML), PDF, CSV, JPEG e HTML.

O software médico da ProDoctor ainda permite a exportação de dados para a geração de dashboards customizados.

Com os dashboards do ProDoctor é possível analisar dados e conhecer a sua clínica ou consultório de forma completa.

Com tudo isso em mãos, fica mais fácil planejar suas estratégias e acompanhar os resultados no seu dia a dia.

O ProDoctor possui três soluções: Cloud, Plus e Corp. Consulte a disponibilidade dessas funcionalidades para cada solução falando com um de nossos consultores.

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