O que faz uma secretária de dentista? Como escolher?

Uma secretária de dentista tem tarefas semelhantes e deve ter as mesmas qualidades de uma secretária que trabalha em um consultório/clínica médica. Ela é o primeiro contato de cada paciente e sua atenção é fundamental para que a rotina do estabelecimento seja tranquila e dinâmica, proporcionando um atendimento de qualidade.

É a secretária quem apresentará a cada paciente o cartão de visita não só pessoalmente, como também em uma ligação telefônica ou através de WhatsApp ou e-mail. Portanto, é uma funcionária fundamental para a imagem do estabelecimento.

Além disso, seu trabalho é tão abrangente que a coloca como o braço direito do dentista. Afinal, é ela que cuida da agenda, organiza os ambientes, com sua devida limpeza, gerencia o atendimento na recepção, faz o relacionamento após as consultas e também realiza várias tarefas administrativas e financeiras, como receber pelas consultas e pagar as despesas mensais, e operacionais.

Em nosso Blog, a ProDoctor Software disponibiliza hoje um post especial, para que os cirurgiões-dentistas possam ter informações completas não apenas sobre as funções de uma secretária, como também dicas para sua contratação. Confira a seguir os seguintes temas:

• Quais as funções de uma secretária de dentista
• E a contabilidade?
• Importância do marketing
• Por que é importante ter uma boa secretária de dentista?
• Qualidades essenciais de uma secretária de dentista

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Quais as funções de uma secretária de dentista

As atribuições e as responsabilidades de uma secretária de dentista são inúmeras. Uma de suas principais tarefas é atender telefonemas, agendar as consultas e recepcionar os pacientes. Ao contar com a confiança do dentista, certamente terá carta branca para gerenciar da melhor forma sua agenda.

Assim, terá autonomia para resolver problemas que não necessitem da palavra direta do dentista. Da mesma forma, cuidará de prestar aos pacientes o conforto necessário durante a espera até o momento da consulta.

É ela que cadastrará os dados pessoais do paciente, esclarecendo todas as dúvidas acerca dos custos, atendimento e demais processos. 

Uma secretária de dentista deve estar preparada  para realizar funções administrativas, trabalhando sempre de forma alinhada com os objetivos e as diretrizes do cirurgião-dentista, com quem deve ter um diálogo permanente.

Ela precisa, por exemplo, ficar atenta ao estoque de materiais, manter contato com fornecedores e realizar as compras necessárias. Além disso, quando houver necessidade, contratar serviços de manutenção e efetuar os pagamentos. É importante não esquecer de pagar nenhum compromisso assumido.

E a contabilidade?

Cuidar do dinheiro da empresa é a parte mais sensível de um negócio. Entretanto, a contabilidade não é uma função da secretária e demanda conhecimentos e experiência de um profissional devidamente qualificado. Mas, cabe a ela manter organizado todo o registro de entrada e saída de dinheiro a cada mês.

É de suma importância que a secretária de dentista jamais permita misturar as contas da clínica/consultório com as contas pessoais do profissional.

Importância do marketing

Outro setor de fundamental importância para o crescimento de um consultório/clínica de Odontologia é o desenvolvimento de ações de marketing. Todavia, esse é um setor que vai muito além do envio de felicitações aos pacientes por datas marcantes como aniversário, Páscoa e Natal. Algo que a secretária, certamente, pode fazer com tranquilidade.

Contudo, se acaso você quiser realmente ver o crescimento de sua empresa, é preciso contar com o trabalho de um profissional habilitado, capaz de desenvolver estratégias para impulsionar  o seu negócio.

Por que é importante ter uma boa secretária de dentista?

Prestar um atendimento de qualidade é fundamental. No setor de Saúde, grande parte dessa exigência é desempenhada pelas secretárias, tanto em uma clínica/consultório médico quanto odontológico. Elas são peça chave em uma estrutura que está envolvida com doenças, dores e aflições do ser humano.

É nesse ponto que sobressai a importância de uma secretária de dentista, indo além de suas funções normais.

Qualidades essenciais de uma secretária de dentista

Antes de tudo, você precisa conhecer os antecedentes profissionais da candidata a secretária. Saber se tem experiência na área e os estabelecimentos onde trabalhou. Se acaso tiver uma carta de recomendação de um colega profissional ou de um amigo, ressaltando suas qualidades, e que seja de confiança, melhor ainda!

Afinal, essa é uma questão profissional e a secretária será, com certeza, seu braço direito para que possa exercer a profissão com tranquilidade e dedicação total aos pacientes.  Além de ser a primeira a chegar, a secretária de dentista quase sempre é a última a sair!

Algumas características são essenciais para que uma secretária de dentista desempenhe bem suas funções. Dessa forma, a rotina  do consultório/clínica não terá sobressaltos, os pacientes receberão um atendimento de qualidade e externarão sua satisfação de maneira espontânea. O que, com toda a certeza, resultará em uma gratuita divulgação de uma boa imagem da empresa.

Além disso, você terá mais tempo e tranquilidade para se dedicar apenas ao exercício da sua profissão. Confira, a seguir, as principais  qualidades que você deve exigir quando for contratar a sua:

• Comunicativa e inteligente – A secretária de dentista é quem está na linha de frente e é o cartão de visita do consultório/clínica. Além do contato diário com os pacientes, também é quem falará diretamente com outros profissionais da própria clínica ou de setores externos, como empresas de Radiologia e prestadores externos. Dessa maneira, precisa ser extrovertida e saber se comunicar de maneira clara, com uma linguagem simples e objetiva.
• Certamente, com o tempo de trabalho e a necessidade, logo absorverá e dominará alguns termos técnicos e expressões mais utilizadas na Odontologia.
• Educada e atenciosa. E pontual – São condições básicas para que uma secretária de dentista desempenhe bem suas atividades. Antes de qualquer coisa, ela precisa saber ouvir, ser atenciosa e paciente. Responder sempre com calma, explicar as dúvidas do interlocutor e repetir, quando necessário, o dia e a hora do atendimento.
• É preciso lembrar que ela pode estar diante de uma pessoa muito simples e com dificuldades tanto para se expressar quanto para compreender.
• Quando for  atender o telefone, a secretária de dentista deve dizer, primeiramente, o nome da clínica/consultório. Depois, o tradicional “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”, de maneira tranquila e respeitosa, perguntando ao interlocutor de que forma poderá atendê-lo. É imprescindível apagar do vocabulário o “alô”, que não diz absolutamente nada.
• É importante ressaltar que não deve se atrasar, principalmente, no primeiro horário. Além de ser constrangedor e desrespeitoso o paciente chegar antes e ter que ficar esperando do lado de fora, isso não é bom para a imagem do consultório/clínica.
• Organizada e dedicada – Como tem diversas tarefas a cumprir, é fundamental que a secretária de dentista seja bastante organizada para cumprir bem sua missão, planejando e priorizando o atendimento. Sempre de forma ordenada e anotando todos os recados.
• Outro ponto importante a ser observado é sua dedicação, demonstrando empenho para realizar o trabalho corretamente. Atentar para isso é importante, uma vez que profissionais desinteressadas tendem a não se importar em entregar os melhores resultados. Nesse sentido, o cuidado com a agenda é essencial, demonstrando zelo com o nome correto de cada paciente, seus dados pessoais e o horário de cada consulta, assim como as possíveis intercorrências que provoquem  cancelamento ou remarcação.
• Com isso, terá controle absoluto da agenda e, após confirmar antecipadamente cada consulta, poderá verificar os intervalos disponíveis, entre os pacientes que serão atendidos, para marcar algum encaixe de urgência.
• Limpeza – Na maioria dos casos, o consultório/clínica tem um funcionário específico para fazer a limpeza dos ambientes. Entretanto, nada impede que a secretária, antes de começar seu trabalho efetivo, verifique a limpeza da sala de recepção, a sala de atendimento e demais ambientes, como banheiro e copa. Afinal, nada como um ambiente limpo e cuja organização deixe no ar uma sensação de bem-estar.

• Empática e gentil – São características importantes no atendimento diário de uma secretária de dentista. Com seu “feeling”, ela saberá se o paciente não está em um dia bom, talvez mais calada, preocupada, nervosa e mal humorada por passar por problemas pessoais. Ou, mesmo, por estar sentindo dores que a levaram ao tratamento dentário.
• Então, deve saber como dedicar maior cuidado e atenção, colocando-se à disposição para o que o paciente precisar. Assim, conseguirá tranquilizá-lo, até que seja atendido pelo cirurgião.
• Também deve se colocar à disposição para quaisquer dúvidas e esclarecimentos.
• Discrição e Profissionalismo – Uma boa secretária deve ser discreta, tanto na maneira de se vestir quanto nos momentos em que for preciso se manifestar, sem gestos exagerados e nunca alterando a voz. O que não a impede de se expressar de forma firme  e assertiva, quando for necessário. Se acaso for perguntada sobre a consulta, poderá explicar os dados do procedimento, até onde tiver conhecimento, com o intuito de tranquilizar o paciente que demonstrar medo. De maneira educada e sem ser invasiva, pode e deve procurar conhecer os pacientes.
• Além disso, deve ser leal, conhecendo bem os objetivos e os valores da empresa, resguardando os assuntos internos e profissionais. Ao “vestir a camisa” da clínica/consultório, estará abraçando e reforçando positivamente a imagem da empresa. Dessa forma, estará perfeitamente afinada com as metas, demonstrando interesse em progredir profissionalmente.
• Pró- atividade e eficiência – Quando acontecer de o cirurgião-dentista não chegar a tempo para o atendimento, a secretária deve  permanecer atenta ao clima na sala de espera. Ela pode se antecipar às reclamações e explicar para os pacientes os motivos do atraso, solicitando compreensão. Pode recorrer à televisão e também oferecer água, café e biscoitos.
• Português e informática – É importante que a secretária domine bem a língua portuguesa, não apenas para falar com desenvoltura, como também para escrever corretamente. Da mesma forma, precisa ter os conhecimentos básicos de informática, sendo devidamente treinada para realizar bem suas funções, conforme as necessidades do dentista.