As funções de uma secretária de consultório médico são múltiplas. Exigem eficiência e dinamismo. Ao constatarem sua dedicação e lealdade, muitas vezes os médicos nela depositam sua total confiança. Dessa maneira, com o passar do tempo, acabam se tornando seu braço direito.
Dependendo da agenda do profissional, muitas vezes, seus dois braços, tal a capacidade para resolver problemas que surgem além das tarefas diárias. Sem dúvida, a secretária de consultório médico desempenha um papel de importância estratégica.
O crescimento do mercado para secretária de consultório médico tem se intensificado, com uma grande procura. Isso significa, também, que existe uma grande competitividade, o que exige qualificação e atualização permanente. Pensando nisso, a ProDoctor Software preparou este post para ajudá-lo a contar com uma profissional exemplar.
Confira nossas dicas nos tópicos a seguir:
- Quais as funções de uma secretária de consultório médico?
- Como escolher uma secretária de consultório médico?
- A importância de um curso de atualização para secretária
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Quais as funções de uma secretária de consultório médico?
Dentre as funções de uma secretária de consultório médico destacam-se as tarefas de ser a primeira pessoa a atender os pacientes, seja pessoalmente ou por telefone. Nesse sentido, deve ser sempre educada, tranquila e discreta.
É fundamental saber ouvir, com respeito e atenção, conferindo todos os dados necessários para agendar uma consulta e tirar as dúvidas do paciente. Além disso, precisa ter calma e paciência, a fim de resolver situações difíceis.
Se estiver em um atendimento pessoal, deve pedir, educadamente, para a pessoa aguardar, evitando colocar músicas de espera que possam irritar quem está do outro lado do telefone.
No atendimento pessoal, a secretária de consultório médico precisa estar bem treinada para não só agendar as consultas, mas também ser um ponto de apoio e conforto para os pacientes que ali estão em busca de uma solução para suas dores e angústias.
É o momento em que, ao ouvir as pessoas com atenção e carinho, revela a importância que lhes dá. O calor humano proporciona um ambiente positivo e traz tranquilidade para os pacientes.
Além disso, a secretária é quem tem domínio sobre a agenda médica, controlando a marcação, o cancelamento e a remarcação das consultas.
Em muitos casos, a confiança depositada pelo médico permite, inclusive, que ela tenha acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente.
Como escolher uma secretária de consultório médico?
Conforme você pode observar, as funções de uma secretária de consultório médico exigem um profissional qualificado. Mas, como chegar até ele? Você não tem tempo para isso e, muitas vezes, o setor de Recursos Humanos não dispõe de meios para fazê-lo da forma mais objetiva e eficiente.
Com toda a certeza, uma secretária de consultório médico deve ser multifuncional, solícita, educada e discreta. Tem que ser comunicativa e saber se relacionar com pessoas em todos os níveis de atendimento.
Assim, encontrar uma pessoa com as características que sua clínica/consultório necessita pode demorar um tempo precioso.
Nesse sentido, o recrutamento e a seleção de secretárias pode e deve ir além da mera indicação de colegas médicos, familiares e amigos. O ideal é contratar os serviços especializados de uma empresa capacitada em Recursos Humanos, sob a demanda de uma consultoria.
Ao fazer isso, você não só estará deixando o processo de escolha sob a responsabilidade de quem tem experiência para encontrar a secretária ideal para o seu consultório, bem como terá tranquilidade para realizar suas tarefas sem tal preocupação. Com toda a certeza, você estará seguro de que a seleção atenderá os requisitos que seu empreendimento necessita.
Importância de um curso de atualização para secretária
Além das características obrigatórias de educação, dinamismo, atenção, dedicação e proatividade, é necessário que a secretária esteja sempre atualizada, com disposição para aprender e ter uma carreira profissional relevante. Essa é a chave para que possa crescer, inteirando-se não apenas dos assuntos de sua área específica de trabalho, como também procurando ir além.
Ao perceber a capacidade de trabalho e o interesse de sua secretária, cabe ao médico incentivá-la para que possa adquirir novos conhecimentos e desempenhar diferentes tarefas. Crescer na profissão e ser uma secretária de consultório médico exemplar.
Assim, você logo perceberá que investir em um curso de atualização para sua secretária não é um mero gasto. E, sim, uma atitude acertada, pois os ganhos futuros serão o reflexo de um trabalho de qualidade. Ao se capacitar de forma permanente, a secretária estará credenciada para ser um dos diferenciais de seu consultório/clínica.
Antenada para a expansão do mercado da Saúde Digital, a ProDoctor lançou o Curso de Secretária para Área Médica. O objetivo é proporcionar uma visão objetiva de como entrar nesse mercado e também elevar o nível de conhecimento para enriquecer os conhecimentos e crescer profissionalmente.
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