Você já se perguntou se existe um tempo ideal para manter o prontuário do paciente guardado? Pois saiba que existe, sim! O tempo de guarda do Prontuário Médico foi estabelecido por lei. E já vamos adiantar: é de, no mínimo, 20 anos.
Porém, esta não é a única informação que você precisa saber enquanto profissional da Saúde sobre esse assunto. A guarda de prontuários médicos é uma prática que envolve não apenas o arquivamento seguro de informações clínicas. Envolve também o cumprimento de uma série de requisitos legais e regulamentares.
Em qualquer instituição de Saúde, garantir que os prontuários dos pacientes estejam armazenados pelo período mínimo determinado por lei é fundamental. Isso assegura a continuidade do cuidado médico e a proteção jurídica, tanto do profissional de Saúde quanto do paciente.
Neste artigo, discutiremos com profundidade o tempo de guarda de prontuários médicos no Brasil, como realizar o descarte após o tempo mínimo e muito mais. Tudo isso considerando a legislação vigente, as diferenças entre prontuários físicos e digitais, e como o não cumprimento dessas regras pode impactar a prática médica. Boa leitura!
- A importância de manter o Prontuário Médico do Paciente
- O que diz a Legislação Brasileira
- Regras para prontuários em papel, digitalizados e eletrônicos
- Consequências do não cumprimento do tempo de guarda do Prontuário Médico
- Boas práticas de armazenamento e proteção de dados médicos
- Quando e como descartar prontuários após o prazo de guarda
- O papel dos softwares de gestão médica no controle de prontuários
A importância de manter o Prontuário Médico do Paciente
O prontuário é um documento médico que reúne os registros detalhados da Saúde e do tratamento de um paciente ao longo do tempo.
Esses documentos são essenciais para o histórico médico, facilitando a continuidade dos cuidados de saúde, a comparação de dados ao longo dos anos e a identificação de padrões que podem ser vitais para o tratamento futuro.
Porém, para além do benefício clínico, o prontuário desempenha um papel crítico em processos legais.
Por exemplo, em situações de litígios ou queixas formais contra o profissional de Saúde, ou a instituição, o prontuário é frequentemente usado como prova para comprovar a execução correta de condutas médicas, diagnósticos e tratamentos.
De acordo com as legislações, apesar do termo “prontuário médico”, este documento é de propriedade do paciente, que tem total direito de acesso e pode solicitar cópia. Ao médico e ao estabelecimento de saúde cabe sua a elaboração e a guarda.
Portanto, a guarda desses documentos é mais do que uma prática de boa gestão: é uma obrigação ética e legal que ajuda a proteger tanto o paciente quanto o médico.
|Leia também: Quem pode ter acesso ao Prontuário do Paciente.
Tempo de guarda do Prontuário Médico: o que diz a Legislação Brasileira
No Brasil, o tempo de guarda do Prontuário Médico é regido principalmente pelo Código de Ética Médica do Conselho Federal de Medicina (CFM) e pela Lei 13.787/18, que disciplina a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda e o armazenamento de prontuários de pacientes.
Segundo a Resolução do CFM n.º 1.821/2007, os prontuários médicos devem ser mantidos por um período mínimo de 20 anos após o último registro, seja em formato físico ou digital.
A Lei 13.787/18 reforça que a guarda dos prontuários digitais deve garantir a integridade, autenticidade e confidencialidade dos dados, aspectos que são também protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, situações específicas, como litígios ou condições de pacientes pediátricos, podem exigir a guarda dos documentos por um período maior.
Assim, é fundamental que médicos e gestores de clínicas e hospitais estejam cientes das exigências legais para evitar sanções e garantir a segurança da informação médica.
Prontuários físicos e digitais: entenda a diferença e como armazenar cada um deles
Embora o prazo mínimo de 20 anos seja o mesmo para prontuários em papel, digitalizados e eletrônicos, existem diferenças significativas na forma como esses documentos são armazenados e gerenciados.
Os prontuários físicos, isto é, em papel, exigem espaço dedicado e precisam ser mantidos em condições adequadas para evitar deterioração ao longo dos anos.
Isso inclui controle de umidade, temperatura e medidas de proteção contra danos físicos, como incêndios e inundações.
|Saiba mais: Como fazer a gestão de documentos médicos de forma eficiente.
Digitalização de prontuários
Além disso, a digitalização de prontuários físicos é permitida pela Resolução CFM Nº 1821/2007.
Digitalizar um prontuário de papel pode reduzir custos de armazenamento e aprimorar o controle sobre o tempo de guarda, facilitando o acesso seguro e eficiente a essas informações.
Contudo, quando um prontuário físico é digitalizado, ele pode ser arquivado. Porém, para ter validade legal, ele deve ser assinado digitalmente seguindo as normas da ICP-Brasil, como falaremos mais adiante. A digitalização, portanto, garante o registro, mas não a validade legal do documento.
Prontuário Eletrônico
Por outro lado, os prontuários eletrônicos apresentam vantagens claras em termos de facilidade de acesso e segurança, desde que sigam as diretrizes da Lei 13.787/18.
Sistemas informatizados, como os softwares médicos de gestão, devem garantir a preservação de dados por meio de backups regulares, criptografia e autenticação de usuários.
De acordo com o CFM e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), “para um prontuário sem papel, totalmente digital, é obrigatório o uso de certificação digital para assinatura dos prontuários”.
Pois, para que um documento eletrônico possa ter validade jurídica, ética e legal, ele deve-se, necessariamente, assiná-lo utilizando um certificado digital padrão ICP-Brasil, como definido pela Resolução, em 2007.
O padrão ICP-Brasil garante a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos através da sistemática da criptografia assimétrica (chaves públicas e privadas). Isso aumenta seu nível de segurança e mais ainda para não deixar margem para questionamento sobre a validade jurídica da assinatura digital entre as partes.
Para não haver confusão, o certificado digital em questão não diz respeito à Certificação da SBIS, pois o CFM não exige que os sistemas e softwares da Saúde possuam um selo SBIS.
Os sistemas são obrigados, entretanto, a atender alguns requisitos e Níveis de Garantia de Segurança.
Vale lembrar que o ProDoctor cumpre com o certificado digital nos padrões ICP-Brasil e com a assinatura digital. Também traz funcionalidades que aumentam a segurança do sistema, além de realizar trilha de auditoria gratuitamente.
Consequências do não cumprimento do tempo de guarda do Prontuário Médico
O não cumprimento do tempo mínimo de guarda de prontuários pode gerar sérias consequências para médicos e instituições de saúde.
A ausência de um prontuário médico, especialmente em casos de litígio, pode comprometer a defesa do profissional ou da clínica. Isso porque o prontuário é frequentemente a principal evidência para demonstrar a correta condução de tratamentos e procedimentos.
Além disso, a falta de guarda adequada pode resultar em penalidades financeiras e administrativas impostas pelos Conselhos Regionais de Medicina (CRMs).
No caso de prontuários digitais, a violação da LGPD, que rege a proteção de dados pessoais pode acarretar multas. O valor é de até 2% do faturamento da empresa, com um limite de R$ 50 milhões por infração.
Portanto, a correta guarda dos prontuários não é apenas uma questão administrativa. É também uma obrigação que pode impactar diretamente a segurança jurídica e financeira da instituição.
|Leia também: Orientações do CFM sobre LGPD.
Boas práticas de armazenamento e proteção de dados médicos
A adoção de boas práticas para o armazenamento de prontuários médicos é essencial. Isso garante a conformidade com a legislação e protege os dados dos pacientes.
No caso de prontuários físicos, é necessário investir em condições de armazenamento apropriadas, como locais com controle ambiental e medidas de segurança contra acidentes.
Para prontuários digitais, o uso de softwares especializados é uma recomendação central.
Esses sistemas devem seguir as normas de segurança previstas na Lei 13.787/18 e na LGPD. Inclui-se aqui o uso de criptografia, controle de acesso com autenticação em etapas e backups regulares dos dados.
Além disso, auditorias periódicas são essenciais para assegurar que os sistemas de guarda estão funcionando corretamente e que não há acesso não autorizado aos dados.
Essas práticas, aliadas ao uso de tecnologias avançadas, ajudam a garantir que os prontuários sejam arquivados de forma segura e estejam acessíveis quando necessário. Isso evita problemas, como perda de informações ou violações de segurança.
Quando e como descartar prontuários passado o prazo mínimo de guarda?
Após o término do prazo mínimo de 20 anos, os prontuários podem ser descartados. Mas esse processo deve ser feito com o máximo cuidado para garantir a proteção das informações dos pacientes.
Porém, é preciso ter atenção às exceções. Segundo a legislação,
“prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios”.
Descarte de prontuário físico
No caso de prontuários em papel, o descarte deve envolver métodos de destruição segura, como a fragmentação ou incineração dos documentos.
Descarte de prontuários digitalizados ou eletrônicos
Para prontuários digitalizados e eletrônicos, a exclusão definitiva dos dados deve seguir procedimentos de segurança que garantam a impossibilidade de recuperação
Isso inclui a destruição de mídias físicas e a eliminação de backups que contenham as informações dos prontuários.
Todo o processo de descarte deve ser realizado seguindo as normativas de segurança digital vigentes, para evitar qualquer risco de vazamento de dados.
Ainda segundo a Lei Nº 13.787/18, uma alternativa à eliminação é a devolução do prontuário ao paciente, caso seja possível.
|Leia também: Venda de dados da saúde: o seu sistema médico te protege de ciberataques e vazamentos?
O papel dos softwares de gestão médica no controle de prontuários
Com o avanço da tecnologia, os sistemas de gestão médica têm se tornado uma ferramenta indispensável no dia a dia. Inclusive para a correta guarda de prontuários.
Esses softwares automatizam o processo de arquivamento, garantindo que os prontuários sejam armazenados conforme a legislação vigente e por todo o período exigido.
Além disso, os sistemas de gestão médica oferecem recursos como backup automático, controle de acesso seguro e auditorias internas. Isso facilita a gestão dos prontuários e melhora a segurança dos dados.
Algumas soluções também incluem notificações automáticas sobre o vencimento do prazo de guarda, ajudando as clínicas a se manterem em conformidade com as leis.
|Leia também: Quanto custa um software médico de gestão.
Conclusão
A guarda de prontuários médicos é uma responsabilidade essencial na prática clínica.
O cumprimento dos prazos mínimos exigidos pela legislação não só protege a integridade e a confidencialidade das informações dos pacientes. Isso também garante a segurança jurídica dos profissionais de saúde.
Usar um software médico confiável, como o ProDoctor, pode facilitar significativamente esse processo, oferecendo maior controle e segurança no arquivamento dos prontuários.
Ao adotar boas práticas de guarda e armazenamento, clínicas e hospitais asseguram a conformidade com a legislação. Além disso, minimizam riscos e garantem que os prontuários estejam disponíveis sempre que necessário. Assim, protegem tanto os pacientes quanto os profissionais de saúde.
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