Por que investir em um Curso de atualização para sua secretária

Fazer o curso para atualização para secretária é, hoje, uma das grandes alternativas para quem deseja crescer na profissão. É uma área com predominância de mulheres. Todavia, também os homens têm procurado o setor, tendo em vista as dificuldades existentes no mercado de trabalho.

Nesse sentido, a alta competitividade do mercado exige que a (o) secretária (o) se profissionalize e procure se atualizar ao máximo conforme o ramo de atividade em que for trabalhar. É uma área de procura constante e que exigirá sempre algo além de características obrigatórias, como educação e atenção para com as pessoas com as quais for atender.

A ProDoctor Software, antenada para com as necessidades do mercado de Saúde, mais uma vez preparou, em seu Blog, um post para que você tenha as melhores orientações acerca da importância da profissionalização da secretária/secretário, que via de regra se transforma no braço direito do médico.

Confira, a seguir, os tópicos que abordaremos:

• As aptidões de uma secretária
• Requisitos básicos antes do curso de atualização para secretária
• Como melhorar características inatas
• Maturidade emocional
• Como desenvolver novas aptidões
• Diferenciais no curso para atualização de secretária
• Discrição e sigilo
• Alinhamento com a filosofia da empresa

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As aptidões de uma secretária

Antes de tudo, precisamos falar sobre o conceito de aptidão. Cada pessoa carrega consigo uma capacidade de realizar tarefas de forma natural, com pouca ou nenhuma dificuldade, ainda que nunca tenha feito antes. Costuma-se dizer que ela tem “jeito”, “o dom para a coisa”, creditando isso a fatores hereditários e emocionais, além de sua própria personalidade, conforme o ambiente em que vive.

As aptidões naturais de uma secretária têm como características marcantes a educação e a gentileza, ser comunicativa, discreta e leal, além de ter senso de organização e disposição para ajudar. O que não quer dizer que a pessoa esteja pronta para assumir um cargo de grande evidência e responsabilidade em uma empresa. É necessário, pois, burilar esse “jeito”, “o dom para a coisa”.

Requisitos básicos antes do curso de atualização para secretária

Você está abrindo ou já abriu seu consultório/clínica? Como escolheu sua secretária? Quais os requisitos que colocou como indispensáveis para preencher o cargo? Ao longo do trabalho diário você perceberá logo se acertou ou não na escolha que fez, mesmo com a indicação de algum colega ou amigo, ou sob recomendação de alguma empresa de Recursos Humanos.

Para o secretário/secretária, assumir um cargo de tal responsabilidade pode significar o início de uma bela carreira profissional. Tudo dependerá, com toda a certeza, de sua disposição em abraçar a oportunidade com garra e determinação para progredir.

Ninguém nasce sabendo e é infalível. Contudo, o bom profissional deve estar pronto para enfrentar os desafios, com a mente aberta, disposto a aprender e aperfeiçoar. E, com tranquilidade, aceitar as críticas, a fim de que aperfeiçoe e melhore seu desempenho e ganhe mais experiência.

Como melhorar características inatas

Dessa maneira, realizar um curso para atualização para secretária é um passo importante para que suas características inatas sejam desenvolvidas e alcancem um padrão de qualidade exemplar.

Em termos de comunicação, por exemplo, é importante não só saber falar e se expressar, mas também ouvir. Mais que isso: ter respeito a quem estiver atendendo e dizer sempre a verdade, olhando nos olhos e valendo-se de uma habilidade que é ganha com o tempo e a experiência. Assim, terá respeito e reconhecimento, conquistando uma empatia duradoura.

As habilidades, assim como as características inatas, precisam ser desenvolvidas plenamente. Por isso, os cursos para atualização para secretárias têm esse ponto como grande objetivo, com o intuito de enriquecer os conhecimentos e embasar os profissionais.

Maturidade emocional

Outro aspecto importante no curso para atualização de secretária é a maturidade emocional do profissional. Algo que se adquire com o trabalho diário e o passar dos anos. A experiência e o tempo são fatores que fortalecem a capacidade de resolver problemas e apontar caminhos.

Expor o profissional em uma situação de crise pode ser o momento em que, sob tensão, demonstre se está pronto para dar um salto na carreira. Portanto, é preciso estar alerta para isso e o curso para atualização para secretária será importante para que o próprio profissional conheça sua capacidade de reação em busca de uma saída para determinado problema.

Além disso, poderá evidenciar seu comportamento ao colaborar para o espírito da equipe, olhando para os interesses da empresa, e não individuais. Aqui, ganha especial importância a pró-atividade, o espírito colaborativo. De uma forma tranquila, sem querer se impor por uma suposta sabedoria ou pela força das palavras.

Por fim, é necessário ressaltar que a atualização implica em aprender todo dia, constantemente. Aliás, conforme inúmeras outras profissões, como por exemplo a do médico, não basta se contentar em ser bom, pois é preciso ser sempre melhor. E a progressão vem com atualização permanente e vontade de aprender sempre. Para oferecer um trabalho de qualidade e que seja o seu reflexo.

O curso para atualização para secretária ensina que é preciso ir além do “feijão com arroz”, pois, pelo contrário, é necessário “pensar fora da caixinha”. Ser o diferencial para ser o melhor.

Como desenvolver novas aptidões

Para se manter no mercado de trabalho e crescer na profissão, hoje, é de grande importância ser flexível e estar pronto para se adaptar às necessidades e exigências das empresas. Ter conhecimentos de informática, por exemplo, é um ponto que precisa ser desenvolvido, principalmente se a secretária/o secretário for trabalhar em um consultório/clínica que utiliza um Software de gestão.

Diferenciais no curso de atualização para secretária

Nos processos seletivos das empresas, os recrutadores estão atentos a dois grupos de habilidades: hard skills e soft skills. O que significam? Primeiramente, hard skills são as aprendidas nas salas de aula e no trabalho, através dos livros e das apostilas, podendo ser quantificadas para comparações com outros candidatos, uma vez que são tangíveis.

Por outro lado, as soft skills são bem mais difíceis de avaliar. Também são conhecidas como people skills (habilidades com pessoas) ou interpersonal skills (habilidades interpessoais), pois dizem respeito ao modo de cada um se relacionar e interagir com as pessoas.

Ter uma postura profissional significa apresentar um conjunto de características pessoais e condutas adequadas em seu ambiente de trabalho. Em outras palavras: durante a realização de todas as tarefas diárias, o desempenho diante de cada uma delas revela suas escolhas e a forma de agir e atuar.

Portanto, não apenas suas aptidões inatas e habilidades técnicas estarão sendo observadas, como também os aspectos comportamentais que deixam evidentes sua personalidade. Assim, é fundamental saber se comunicar e se relacionar com as pessoas, com uma alta carga de empatia, expressa através da educação e da gentileza.

Discrição e sigilo

Além disso, é preciso estar atento à maneira de se vestir (“dress code”), falar e gesticular. A discrição é o segredo! E guardar sigilo acerca de tudo o que ouve e vê, sem emitir comentários ou opiniões, além da lealdade para com a empresa e o cuidado para com as informações do prontuário médico.

É importante relembrar que os dados do paciente pertencem a ele, uma vez que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) assim determina.

Alinhamento com a filosofia da empresa

É fundamental estar alinhado com a filosofia, os valores e os propósitos da empresa. É necessário respeitar e seguir à risca o código de conduta da instituição, que determina orientações acerca da boa convivência com os demais colegas, regras para o uso dos recursos disponibilizados e a maneira de se vestir, além de manter a boa imagem fora da empresa. Não apenas na vida real, mas também, e sobretudo, nas redes sociais.

Dessa maneira, ganha-se o respeito e a admiração, tornando-se exemplo para os demais. O que significa possibilidade crescente de ascensão profissional.