Sem dúvida, as agendas digitais facilitaram o trabalho diário das secretárias nas clínicas e nos consultórios médicos. Entretanto, como o ser humano está sujeito a erros e esquecimentos, é preciso fazer a confirmação de consulta com antecedência. Dessa maneira, a utilização de um bom software de gestão será fundamental para que a tarefa seja realizada sem sobrecarregar a rotina.
Confira, neste post, se realmente vale a pena fazer a confirmação de consulta. Abaixo, você encontrará os seguintes temas:
- Importância da confirmação de consulta
- Como confirmar uma consulta?
- Vantagens do serviço de confirmação de consultas da ProDoctor
Importância da confirmação de consulta
Ter o controle da agenda médica é fundamental para a dinâmica de funcionamento diário da clínica ou do consultório. Afinal, é através dela que se desenvolvem as tratativas iniciais entre os pacientes e as secretárias.
Dessa maneira, é indispensável trabalhar com os recursos tecnológicos disponíveis, optando-se por um bom e reconhecido software de gestão.
Além de toda atenção para marcar as consultas, as secretárias devem estar atentas para que os pacientes não se esqueçam do compromisso.
Desse modo, rotineiramente, devem fazer contato com eles para relembrar da consulta que se aproxima.
Ao mesmo tempo que dinamizam o trabalho cotidiano, as secretárias repassam para cada paciente a sensação de importância que a clínica ou o consultório lhe dedica.
Controle da agenda e proteção do faturamento
Com toda a certeza, a importância da confirmação de consulta é evitar uma ociosidade na agenda, porque o paciente não se lembrou do compromisso ou não se importou em desmarcar por ter tido um contratempo.
Com o contato confirmando a consulta, a secretária evita que o paciente deixe de ir à clínica ou ao consultório simplesmente porque esqueceu do compromisso agendado.
A ociosidade é ruim para o empreendimento de saúde, uma vez que afeta diretamente as receitas da clínica ou do consultório.
Estando ciente que o paciente não poderá chegar para a consulta, o horário pode ficar disponível para a marcação de outro paciente que tenha solicitado uma vaga.
Consultas confirmadas evitam o absenteísmo, um dos vilões do faturamento. Isso porque, com a ausência do paciente, surgem furos na agenda, gerando prejuízo.
Se você deseja saber como fazer confirmação de consultas pelo WhatsApp de forma automática, utilizando chatbots, ou seja, Inteligência Artificial, vamos falar sobre isso mais adiante.
Como confirmar uma consulta?
Um meio mais simples, mas não tão prático é a secretária – ou outro funcionário – ligar para cada um dos pacientes agendados.
Sem dúvida, esta não é uma boa estratégia, uma vez que demandará uma pessoa específica para a tarefa, conforme for o movimento diário na clínica ou no consultório.
Além disso, uma das linhas telefônicas do estabelecimento, certamente, permanecerá ocupada por bastante tempo.
Outra opção poderia ser o e-mail. Contudo, há o risco de o paciente não checar a caixa de entrada com frequência. Além disso, a mensagem pode ir parar no spam.
Todavia, existem ferramentas que auxiliam de maneira prática a confirmação de consulta. São elas:
- Serviço de confirmação de consulta via WhatsApp;
- Mensagens de texto (SMS).
Levando em consideração que nem todas as pessoas têm e-mail ou o consultam com a mesma frequência e rapidez com que acionam o celular, e considerando também que nem sempre as ligações podem ser atendidas, o SMS e o WhatsApp levam vantagem.
Como os celulares estão sempre nas mãos e nos bolsos dos usuários, o recebimento da comunicação é imediato.
Rapidez e eficiência na confirmação de consultas
Só para exemplificar: a secretária envia uma mensagem para todos os pacientes agendados para o dia seguinte.
Quando a pessoa recebe, haverá um link para clicar e escolher a opção de confirmar o comparecimento na consulta.
A confirmação também pode ser feita respondendo a própria mensagem, digitando o numeral correspondente à opção desejada: 1 para confirmação e 2 para cancelamento.
Uma vez que o paciente confirma, o software é atualizado automaticamente, deixando a agenda sempre organizada.
Vantagens do serviço de confirmação de consultas da ProDoctor
No ProDoctor, a confirmação de consultas pode ser feita diretamente pelo sistema, através de um envio em massa. O serviço é contrato à parte.
Este período que a secretária vai dedicar para enviar as mensagens e conferir as atualizações na agenda não dura nem cinco minutos.
Isso porque a ProDoctor desenvolveu um sistema de confirmação de consulta inteligente, que facilita ainda mais a vida dos clientes.
Inteligência Artificial na confirmação de consultas
O robô foi desenvolvido pelo time de tecnologia da ProDoctor, que trabalhou para criar um sistema de inteligência artificial (IA) avançado, que facilitasse o fluxo do serviço e evitasse o looping de mensagens.
Isso significa que evita-se aquelas interações intermináveis que todos nós já experimentamos em nossas interações com chatbots, que nos dão aquela vontade de pedir para transferir para um humano.
Confirmação de consultas via WhatsApp
A conta de WhatsApp utilizada pela ProDoctor possui selo de verificação da Meta, antigo Facebook, e possui inteligência artificial.
Ou seja, com o uso da API original autorizado pelo Facebook/Meta, os usuários do serviço não ficarão desamparados e os dados dos pacientes não vão trafegar por outras empresas e agentes.
Com isso, nossos clientes têm alcançado uma taxa de resposta média de mais de 70%, podendo chegar até 93%.
Isso porque o link que chega para o paciente transmite confiança e credibilidade.
Com isso, a clínica ou o consultório dispõe de um recurso prático, de baixo custo, eficiente e que economiza tempo, sem interferir no funcionamento normal do trabalho diário.
Tudo isto, de uma forma rápida e eficaz, com a agenda eletrônica permitindo não só marcar, mas também desmarcar e remanejar consultas.
Resumo
A confirmação do agendamento de consultas é uma das melhores ferramentas para garantir a presença do paciente em seu consultório ou clínica na data agendada, evitando faltas.
Desse modo, a agenda não terá horários ociosos e manterá o fluxo normal de atendimento. Além disso, a confirmação da presença mantém a receita diária do estabelecimento de saúde.
