Seu consultório/clínica precisa sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo. Para que isto aconteça, o balanço financeiro mensal deve ser positivo. Mas, como lidar com a inadimplência dos pacientes?
Sendo assim, é preciso estar atento. Da mesma forma, é necessário se precaver e traçar estratégias para conter possíveis prejuízos. Nesse sentido, o trabalho da secretária e do setor financeiro é de suma importância.
Neste post, alinhamos alguns pontos centrais que poderão ajudá-lo a cuidar das finanças de seu consultório/clínica. As ideias estão contidas nestes temas:
- Controle financeiro
- Cadastro dos clientes
- Importância da secretária
- Como fazer as cobranças?
- Utilização de cheques
- Treinamento
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Controle financeiro
Com toda a certeza, a inadimplência é um dos principais problemas na vida financeira de uma empresa. Dessa forma, para lidar com a inadimplência dos pacientes, é importante que sua clínica/consultório tenha um bom software de gestão.
Além de ter sob controle toda a movimentação das consultas feitas mediante convênio médico, o fluxo de caixa controla todas as entradas e saídas de dinheiro. Dessa maneira, é possível ter em mãos também os relatórios dos atendimentos feitos de forma particular.
Cadastro dos clientes
A emissão de relatórios mensais permite lidar com a inadimplência dos pacientes, uma vez que bastará conferir o que foi acordado entre o paciente e a secretária.
A fim de que o trabalho diário funcione normalmente, o ideal é que a clínica/consultório tenha um cadastro dos clientes. Com efeito, você conhecerá os inadimplentes que não puderam cumprir um contrato. Ao mesmo tempo, poderá estudar formas de negociar com cada um para não ter prejuízo.
Importância da secretária
A organização, a discrição e a educação da secretária são fundamentais para lidar com a inadimplência dos pacientes.
Quando for escolher a secretária, é importante observar nela estas qualidades. Portanto, veja aqui nossas dicas.
Com os relatórios dos pacientes atendidos e dos procedimentos realizados de forma particular, ela poderá monitorar a pontualidade dos pagamentos de cada um. Sendo assim, identificará quais têm mais dificuldades em realizar os pagamentos acordados.
Se acaso dispõe de total confiança do médico, então, ela própria poderá adotar estratégias para realizar as cobranças. Além disso, também terá acesso aos pacientes que sempre efetuam os pagamentos conforme o combinado. Dessa maneira, poderá oferecer vantagens para eles nas próximas consultas e procedimentos.
Como fazer as cobranças?
Antes de mais nada, a secretária deve telefonar, com o intuito de lembrar os pacientes que por ventura deixaram de pagar ou que costumam pagar com atraso. Ou que, por exemplo, cujo cheque tenha sido recusado.
Agindo dessa maneira, ela lembrará os inadimplentes, que não se sentirão acuados. É provável, até mesmo, que se sintam agradecidos pela lembrança.
Além disso, durante a ligação, a secretária poderá informar aos pacientes sobre sua situação. Nesse sentido, deverá sempre utilizar uma linguagem correta e com termos cordiais, até mesmo propondo que estabeleça um contato pessoal para negociar possíveis débitos.
Utilização de cheques
Ainda que a utilização de cheques seja cada vez menor, muitas pessoas, principalmente de menor poder aquisitivo, ainda se valem da prática. Afinal, com o cheque podem recorrer a possíveis parcelamentos.
Só para ilustrar: em caso do cheque ser recusado, a secretária não deverá apresentá-lo novamente. Assim sendo, fará o contato telefônico para explicar o ocorrido e solicitar que o paciente vá até a clínica/consultório para conversar e negociar a melhor forma de saldar o débito.
Dessa forma, o paciente/cliente sentirá seu interesse para que a relação permaneça sem arestas, principalmente porque estará atualizado com relação à sua situação.
Treinamento
Do mesmo modo que a secretária, os funcionários do setor financeiro deverão estar muito bem treinados para lidar com a inadimplência dos pacientes.
Resumo
Com estas informações, agora você já sabe como lidar com a inadimplência dos pacientes. Dessa maneira, poderá ficar mais tranquilo com relação à saúde financeira de sua clínica/consultório.
