Gestão de Clínicas e Consultórios

Como evitar a demora na sala de espera do consultório?

Cuidar dos seus pacientes é um desafio constante e que vai muito além do atendimento médico. Por isso, pensar na experiência que eles terão ao frequentar seu consultório é uma tarefa diária a ser cumprida. Um dos principais problemas na satisfação dos pacientes, por exemplo, é a demora na sala de espera do consultório.

Por isso, separamos algumas dicas úteis que podem ajudar a reduzir este problema e deixar seus pacientes mais satisfeitos! Afinal, um atendimento de qualidade aumenta a satisfação e pode atrair mais pessoas.


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Não se atrase

Lembre-se que a mudança deve começar por você. É comum que alguns médicos cheguem atrasados para o primeiro atendimento, e isso pode ser decisivo para comprometer totalmente a agenda do dia.

Se você inicia a primeira consulta com atraso, ainda que seja apenas alguns minutos, essa demora pode virar uma bola de neve e causar uma demora exaustiva ao longo do dia. Por consequência, o segundo paciente também será atendido depois do horário, e assim por diante.

Além disso, ainda existem as consultas que demandam um pouco mais de tempo para serem realizadas. Isso, atrelado ao atraso inicial, pode gerar insatisfação de quem está aguardando e, principalmente, criar a imagem de que você não é profissional.

Incentive seus pacientes a serem pontuais

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Você precisa chegar na hora, e seus pacientes também. Pensando nisso, uma dica para incentivá-los a serem pontuais é confirmar a consulta com antecedência.

Atualmente, existem ferramentas de gestão médica no mercado que gerenciam a confirmação de consulta por SMS, por exemplo. Assim, seus pacientes serão lembrados da data e hora da consulta e a chance de que não se atrasem é bem maior.

Outra opção que pode ser útil caso a secretária disponha de mais tempo livre é ligar para o paciente e fazer o lembrete por telefone. Com isso, é possível, também, tirar dúvidas acerca da consulta ou os procedimentos a serem realizados.

Defina o tempo da consulta

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Este é um ponto muito importante na hora de diminuir a demora na sala de espera do consultório. É importante lembrar que não existe um tempo exato para realizar a consulta, afinal, isso vai depender da especialidade e da sua realidade.

No geral, o tempo médio é de 15 a 20 minutos para consultas simples, enquanto alguns exames e procedimentos podem durar até 45 minutos.

Procure medir o tempo que você costuma usar em cada consulta e tire uma média entre elas. Assim, poderá ter melhor visibilidade ao planejar a grade horária do seu consultório. Não se esqueça, também, de calcular uma margem de tempo entre as consultas, pois alguns atendimentos podem demorar mais que outros e imprevistos podem atrasar seu cronograma.

Um Checklist completo para você não se esquecer das tarefas importantes!

Organize sua agenda

Ter um local de trabalho organizado é essencial para evitar problemas, inclusive o atraso na sala de espera do consultório. Por isso, sua agenda precisa ser eficiente e organizada.

Uma dica importante é abandonar de vez a agenda de papel. Além de demorar mais no processo de marcação de consulta, ela não é tão segura quanto armazenar os dados no computador.

Utilizar um software com agenda médica, por exemplo, pode ajudar de forma significativa a diminuir os atrasos. Com essa ferramenta, é possível visualizar de forma dinâmica quem já passou pela recepção e há quanto tempo o paciente está aguardando.

Outro ponto positivo está na segurança de que dois pacientes não serão marcados para o mesmo horário ou que um horário concorrido fique vago por falta de legibilidade da agenda física.

Tenha um espaço agradável

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A percepção do tempo é sempre mais lenta para quem está aguardando. Por isso, é preciso fazer com que seus pacientes se sintam bem enquanto esperam sua vez. Uma ótima forma é deixar a sua sala de espera confortável. Aqui vão algumas dicas:

  • Coloque almofadas nos assentos disponibilizados;
  • Caso opte por televisão ou música ambiente, confira se o som está agradável. Nada de volume muito alto ou tão baixo que pareça um ruído;
  • Caso opte por oferecer água ou café, tenha cuidado para que os recipientes estejam limpos e bem abastecidos. Disponibilize descartáveis e lixeiras.

Além disso, procure disponibilizar algum entretenimento para os pacientes e acompanhantes, como revistas, livros ou algo interessante na TV. Lembre-se de sempre oferecer conteúdos atualizados! Nada de revistas do ano passado ou livros em má conservação. Assim, eles poderão ocupar o tempo com uma boa leitura ou então assistindo a um conteúdo interessante.


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Secretária: como melhorar o atendimento no consultório?

Agora que você já sabe como diminuir o tempo de espera, chegou a hora de ver algumas dicas para melhorar o seu atendimento!

Conclusão

A demora na sala de espera do consultório pode causar vários problemas, dentre eles, a insatisfação dos seus pacientes. Por isso, é preciso se atentar aos horários e utilizar as ferramentas adequadas para manter a boa gestão do consultório.

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