Muitas clínicas e consultórios médicos sofrem com o absenteísmo, que é a ausência dos pacientes marcados para as consultas. Esse problema pode gerar grandes prejuízos, como a diminuição de receita e a ociosidade, por exemplo. Pensando nisso, muitos softwares de gestão médica já disponibilizam a Confirmação de Consulta de forma automatizada como aliada na hora de resolver esta situação.
Neste post, você vai entender melhor o que é a Confirmação de Consulta, como ela funciona, seus benefícios e, principalmente, como utilizá-la no seu espaço de trabalho.
Leia também:
Como ter a agenda de consultório cheia?
10 coisas que um bom software de gestão precisa ter
Evitando o absenteísmo de pacientes
Sem dúvidas, a principal vantagem na adoção da Confirmação de Consultas na clínica ou consultório médico é a queda na taxa de absenteísmo. Isso significa que, a partir de sua implementação, o número de pacientes que costuma faltar às consultas cai consideravelmente. Elas podem ocorrer por diferentes razões:
- Esquecimento;
- Atendimento ruim;
- Imprevistos;
- Falta de tempo;
- Desinteresse em comparecer ao retorno;
- Falta de canais de comunicação.
Estas faltas geram um grande prejuízo para o médico e sua equipe e, caso sejam muito frequentes, podem ocasionar o fechamento do consultório por problemas financeiros.
Com os espaços vazios cada vez menos frequentes na agenda do médico, o estabelecimento de saúde pode notar o aumento no faturamento mensal, uma vez que haverá um numero maior de atendimentos. Assim, a equipe tem mais autonomia para investir em equipamentos, infraestrutura e capacitar a equipe para lidar melhor com os pacientes.
Outra vantagem é a redução do tempo perdido na rotina do médico. Se muitos pacientes faltam à consulta, a equipe fica ociosa. Com o baixo absenteísmo, é possível organizar melhor os horários do médico e dos demais funcionários, a fim de otimizar o tempo gasto e aproveitá-lo de forma mais inteligente.
Como funciona a Confirmação de Consulta
O processo é bem simples. A confirmação pode ser realizada tanto pelo telefone quanto pela ferramenta de gestão. Esta última é bem mais prática e exige menos tempo e esforço.
Se a confirmação for feita por telefone, por exemplo, a secretária precisa ligar para cada um dos pacientes e lembrá-los da consulta. A vantagem deste método é que ela saberá, na hora, se o paciente comparecerá ao consultório. Por outro lado, ligações podem incomodar o paciente e se torna um processo demorado para ser feito diariamente. Nesse sentido, realizar várias ligações podem comprometer totalmente as tarefas diárias da equipe.
Já com a confirmação de consultas automatizada, basta que a secretária acesse a ferramenta de gestão da clínica ou consultório, selecionar os pacientes que desejar e enviar a mensagem. Se a ferramenta for mais completa, é possível que o paciente responda acessando um link. Dessa forma, a agenda do médico será atualizada automaticamente com a confirmação.
E-book: 14 dicas para atrair mais pacientes e lotar sua agenda médica
Baixe nosso material e se livre dos espaços vazios na sua agenda!
Como utilizar a Confirmação de Consulta
Em primeiro lugar, é preciso utilizar uma boa ferramenta de gestão para clínicas e consultórios para realizar a Confirmação de Consulta. Em seguida, basta solicitar a ativação da ferramenta – na maioria dos casos, este serviço é contratado à parte.
Após aprender com a equipe de treinamento a manusear a nova funcionalidade, chegou a hora de parametrizar a mensagem que será enviada. Alguns dados importantes a serem levados em conta na hora de criar o texto:
- Nome do paciente;
- Nome do Médico;
- Data e hora da consulta;
- Endereço da clínica/consultório;
- Telefone para contato.
Se a confirmação for feita por SMS – o que é mais comum pelo baixo custo e por não exigir que o paciente tenha internet para recebê-la -, atente-se ao tamanho do texto. Crie mensagens simples a fim de evitar que o número máximo de caracteres se exceda e que dois SMS sejam cobrados por uma única mensagem de confirmação.
Olá, Maria Alice! Como vai?
A consulta que você agendou com o Doutor Fábio Mascarenhas de Mello está marcada para o dia 23, próxima quinta feira, às 13 horas. Não se esqueça! Para realizar a confirmação da consulta, clique no link abaixo:
Oi, Maria Alice!
Sua consulta com o Dr. Fábio está marcada para o dia 23 às 13h. Clique no link para confirmar:
*Cada SMS contém 160 caracteres.
Uma vez que o texto foi definido e você já sabe utilizar a ferramenta, basta selecionar os pacientes e enviar a confirmação para eles. Caso seu software seja completo, é possível que o paciente responda a mensagem através de um link de confirmação. Ele serve para que a secretária tenha uma resposta e possa visualizar de forma mais clara quais pacientes estão confirmados diretamente na agenda.
Resumo
Sem dúvidas, a tecnologia está sempre ao nosso favor, e no campo da Saúde não é diferente. Por isso, buscar ferramentas que ajudem na hora de simplificar a rotina de trabalho é imprescindível. Com a Confirmação de Consulta não é diferente: esta ferramenta contribui na hora de reduzir o absenteísmo dos pacientes nas consultas, exames e procedimentos marcados.
Se você quer implementar esta funcionalidade na sua clínica ou consultório mas não sabe como, entre em contato com a ProDoctor Software! Estamos há mais de 25 anos no mercado da gestão médica simplificando o dia a dia de profissionais da Saúde de todo o Brasil. Deixe seu telefone e entraremos em contato com você:
