Evitar atraso nas consultas dos seus pacientes é muito importante. Qual secretária, qual médico, nunca ouviu uma reclamação do paciente que perdeu a paciência por ter ficado minutos ou horas aguardando ser chamado para a consulta?
Para o bom funcionamento de uma clínica ou consultório, o cumprimento de compromissos no horário marcado deve ser bem gerenciado e respeitado. É a porta de entrada da excelência na prestação do serviço médico.
Contratempos existem em todos os campos da atividade humana e são compreensíveis, mas o exagero nos atrasos de uma consulta e as agendas cheias podem fazer com que o paciente que passou por dissabores em uma espera interminável nunca mais retorne e ainda faça o que pode ser pior: propaganda negativa, que se piora boca a boca, tal e qual notícia ruim.
Paciente sempre satisfeito
Atraso na consulta é uma reclamação recorrente, sempre apontada como a principal dentre os pontos negativos nas pesquisas de satisfação feitas em clínicas e consultórios. E deixar o cliente satisfeito é princípio básico em um mercado competitivo, no setor médico não é diferente, podendo tornar a clínica ou o consultório uma referência pela atenção dispensada ao paciente desde a porta de entrada até a consulta.
E não são apenas o sorriso e a cortesia da secretária que contam pontos favoravelmente, mas também o respeito à hora marcada, fundamental em um tempo em que os pacientes se revelam cada mais exigentes, atualizados e apressados. Muitos usam o horário de almoço ou acordam mais cedo para se consultarem antes do início do expediente e um atraso pode causar muitos transtornos para os mesmos.
Saiba ainda como realizar uma pesquisa de satisfação na sua clínica ou consultório para saber onde pode melhorar de acordo com a opinião de seus pacientes.
Tempo aceitável para esperar por uma consulta
Nos Estados Unidos, há cinco anos, uma pesquisa revelou que o tempo máximo de espera para uma consulta clínica era de aproximadamente 20 minutos. Naquela época, a maioria dos pacientes já considerava esse tempo de espera muito longo.
A insatisfação faz com que a espera em si, seja inferior ao tempo que o paciente percebe como algo perdido. É o momento, então, para que a equipe envolvida no consultório e na clínica, secretárias e recepcionistas, realize um trabalho adicional, a fim de que o tempo ocioso com a espera não pareça perdido.
Como se organizar para evitar atraso nas consultas dos seus pacientes
Uma forma de evitar atraso nas consultas dos seus pacientes é calcular com cuidado e atenção o tempo necessário para realizar uma boa consulta. Priorize a qualidade do atendimento a seu paciente e organize sua agenda com base nesse tempo. Assim, evita o efeito cascata em que a primeira consulta atrasa a segunda e assim sucessivamente.
Oriente também as secretárias e usar o recurso de encaixe com bastante moderação e cautela, lembrando sempre que é muito melhor perder em quantidade ao invés de qualidade.
Saiba como calcular o tempo ideal da sua consulta médica.
Aplicativos para você não perder a hora, Doutor
O trabalho das secretárias e das recepcionistas à frente de uma equipe no consultório e na clínica é fundamental. Entretanto, o médico pode ter seus compromissos pessoais e profissionais devidamente organizados com a utilização de aplicativos. Eles estão disponíveis no mercado para facilitar ainda mais o seu trabalho, otimizar o seu tempo e evitar atraso nas consultas de seus pacientes.
1 – Evernote
Gratuito e um dos mais famosos do mundo, este aplicativo permite anotar todas as tarefas que o profissional precisa realizar. As anotações do usuário são armazenadas em um banco de dados virtual (sincronia constante com a nuvem) e conectadas à sua conta.
O programa pode ser acessado em várias plataformas diferentes e todas as informações estarão sincronizadas em qualquer computador ou smartphone em que o usuário entrar na mesma conta. Saiba mais.
2 – Wunderlist
Programa multiplataforma, tem como uma de suas principais características sincronizar diferentes dispositivos via Cloud. Bastante completo, disponibiliza extensa lista de tarefas, permitindo compartilhar com amigos que estejam registrados no serviço, dividindo então tarefas de um mesmo processo.
Também permite compartilhar as listas por E-mail, Twitter, Facebook e outras redes sociais. O programa possui notificações e lembretes para as tarefas consideradas importantes, além de viabilizar a criação de uma nova tarefa a partir do serviço de E-mail.
3 – Lembretes
Aplicativo oficial da Apple, é de fácil manuseio e com interface amigável. Embora considerado “básico”, apresenta uma grande novidade: alertas por localização, permitindo que o usuário coloque em estado de atenção para uma tarefa quando estiver, por exemplo, próximo de uma farmácia.
Através do sistema de geolocalização, o software avisa que o usuário precisa comprar um medicamento perto do estabelecimento. Totalmente integrado com o assistente de voz da Apple, a Siri (apesar de ser só em inglês), o programa está disponível para iPhone e iPad.
4 – Remember The Milk
Um dos softwares mais conhecidos de gerenciamento de tarefas, permite que o usuário possa agendar tudo que precisa fazer, programando para que seja avisado com antecedência via E-mail ou através de SMS.
O software permite organizar tarefas por grupos e está integrado com o Google Calendar, tanto para exibir quanto para viabilizar a edição das tarefas pelo Google Calendar.
Existe uma versão grátis, que pode ser utilizada de modo eficiente. Se houver necessidade, o usuário poderá baixar a versão pro, sem se preocupar com as atualizações do programa. Saiba mais.
5 – Google Calendar
Ferramenta online prática e gratuita que dá ao usuário a possibilidade de cadastrar compromissos em vários tipos de equipamentos e aplicativos, bastando apenas ter uma conta no Google para utilizá-la. Permite adicionar convidados e enviar mensagens para alertar os participantes que o compromisso vai começar. Está integrado a outras plataformas e, com o programa Google Calendar Sync, fornecido pelo Google, por exemplo, é possível inserir um evento no Outlook do desktop do trabalho e ser avisado no Google Agenda do smartphone. Saiba mais.
Além da pontualidade
De nada adianta ser um local bem equipado e luxuoso se não houver um tratamento humano, com pessoas realizando um trabalho de atenção especial para com os pacientes. Médicos e secretárias devem externar seu profissionalismo com motivação, colocando em prática o treinamento adequado para que cada paciente se sinta acolhido e respeitado. Com um tratamento baseado no relacionamento humano, são elas que, com carinho e personalidade, acabam por criar um vínculo afetivo capaz de fidelizar o cliente.
Não basta, pois, apenas reduzir o tempo de espera. É importante ser atencioso e cativante, falando sempre a verdade.
Software médico evitando atrasos
Uma ótima forma de acabar de vez com os atrasos na sua clínica ou consultório é adquirir um bom software de gestão e informatizar seu local de trabalho.
Com esta ferramenta, fica mais fácil gerenciar a agenda do médico, fazer alterações nos horários e também realizar encaixes e remarcações. Desta forma, a secretária terá total controle do andamento das consultas, além de saber há quanto tempo cada paciente está aguardando na sala de espera.
Um software completo também facilita o contato entre a recepção e o consultório ao reunir informações importantes dos pacientes, como prontuários digitais e anamneses, sobrando mais tempo para que a secretária possa dar total atenção aos pacientes que estão aguardando.
Na ProDoctor, o profissional de saúde encontra software de gestão que melhor atende as suas especificações. Com soluções que simplificam o seu dia a dia. A informatização contempla consultórios, clínicas e policlínicas. Conheça nossos programas: ProDoctor Cloud, ProDoctor Plus e ProDoctor Corp.
Agora que você já sabe como evitar atraso nas consultas dos seus pacientes, prepare-se para ser o médico preferido de todos eles!
