Como escolher um sistema de gestão para sua clínica ou consultório? Essa é uma pergunta pertinente para médicos e gestores que já perceberam os benefícios que essa ferramenta trás. Um bom sistema de gestão de clínicas e consultórios deve atender, primeiramente, às necessidades da empresa que irá adquiri-lo. Se a sua clínica/consultório vai investir na informatização, é recomendável que esteja atento a alguns pontos importantes:
Software médico: tudo o que você precisa saber!
Como escolher um sistema de gestão para sua clínica ou consultório
1 – Preço
Essa é geralmente a primeira informação que buscamos quando queremos adquirir algum produto ou serviço. Claro que é uma questão importante, mas não pode ser o único parâmetro que você deve analisar. Atente para o custo/benefício que o investimento em um sistema de gestão eficiente e completo pode trazer ao seu negócio.
Nunca se esqueça daquele velho ditado de que “o barato sai caro”. Precisa ser um ótimo sistema e contar com o aparato técnico da empresa para respaldar seu funcionamento pleno por parte do usuário.
Quanto custa um software de gestão de clínicas e consultórios?
2 – Reputação e a confiabilidade da empresa
Após uma busca rápida na internet, você encontrará várias empresas com soluções que prometem resolver os problemas de gestão de sua clínica, mas como garantir que elas vão cumprir o prometido?
Verificar a idoneidade da empresa é o primeiro passo, o que pode ser feito através do site Reclame Aqui, atentando para as observações feitas por usuários sobre ela, se existem muitas reclamações e principalmente sobre como a empresa responde às críticas feitas pelos consumidores.
Uma empresa que está há muitos anos no mercado passa a imagem de segurança e estabilidade, procure saber essa informação.
3 – Estrutura de atendimento e operação da empresa
É importante verificar se a empresa se preocupa em prestar em bom atendimento pós-venda. Ela possui equipes de instalação, suporte, relacionamento? Ela se preocupa em estar sempre disponível dentro do horário que se propõe a atendê-lo?
Algumas dessas perguntas podem ser respondidas ao questionar a quantidade de funcionários da empresa, se ela possui redundância de linha telefônica e também de internet e também se existe alguma fonte alternativa no caso de interrupção da transmissão de energia, como um gerador.
Gerador
Dispor de um gerador é importante para que a empresa tenha autonomia e tranquilidade para continuar suas atividades diárias. Isto, sem que tenha que se preocupar com os meios externos, como a interrupção de energia por reparos na rede elétrica ou por motivo de tempestades e raios. Assim, não corre o risco de contratempos e atrasos nos prazos, proporcionando um atendimento de permanente qualidade aos seus clientes.
Com o gerador, a empresa de software não interrompe os serviços de suporte e de treinamento, bem como a evolução do seu trabalho de desenvolvimento dos aplicativos. Ele permite que os serviços de internet, telefonia, ar condicionado e outros equipamentos de comunicação permaneçam ativos.
Ter um gerador é um diferencial importante para a empresa que tem como objetivo oferecer o melhor serviço para seus clientes, um plus que a torna ainda mais reconhecida em seu segmento.
4 – Conversão de banco de dados
Se você já possui um sistema mas, está insatisfeito com o produto ou com atendimento, precisa verificar se a nova empresa escolhida poderá realizar a migração de seu banco de dados para o novo software.
Antes da contratação, você deverá informar ao setor de vendas essa demanda. O banco deverá ser remetido para o setor de informática da empresa fornecedora do sistema, para que realize uma conversão prévia das informações relevantes e prioritárias armazenadas.
Se informe do prazo necessário para a verificação da possibilidade de conversão e exija que seja feita uma apresentação das informações, para que o processo seja aprovado, ou não.
5 – Implantação
Verifique como a empresa fará a implantação do sistema de gestão. Para que esta fase seja plenamente satisfatória, ela deverá realizar toda a parametrização com base nas informações da vida administrativa e financeira do consultório/clínica que você fornecer.
Parte da implantação envolve o trabalho pesado de digitação dos dados no sistema, que deverá ser feita pela empresa fornecedora do software mediante o acesso remoto. Depois de alimentar todo o sistema, o passo seguinte deve ser o treinamento de toda equipe de colaboradores para utilização.
6 – Treinamento
Outro aspecto que precisa ser bem detalhado é sobre o treinamento que disponibiliza para que os clientes possam conhecer e usar as funcionalidades do sistema.
Atualmente, as melhores empresas de softwares utilizam um método de treinamento mundialmente consagrado: a conexão remota. Uma de suas vantagens é que não transformam os colaboradores da clínica/consultório em “escravos” de um consultor presencial.
O cliente faz a agenda conforme for melhor para ele, obedecendo os horários disponibilizados pela empresa. Com as condições ideais para a realização do treinamento, o médico ou funcionário da clínica/escritório interromperá suas atividades na hora programada, com previsão para término.
As aulas não devem ser longas e nem cansativas e devem ser direcionadas aos perfis dos usuários. Procure saber se a empresa oferece treinamentos extras, mesmo que mediante pagamento, caso o cliente não se sinta seguro depois de algum tempo de uso.
7 – Suporte
Verifique também como é oferecido o sistema de suporte, com o horário de atendimento, os dias da semana e a disponibilidade da empresa.
O serviço de suporte é prestado, na maioria das vezes, abrangendo os casos mais complexos, através de chat e telefone. Em proporções menores, e em casos mais simples, como, por exemplo, as dúvidas sobre a realização de um backup, as soluções são respondidas via e-mail.
A empresa deve possuir vários meios de contato e um tempo de resposta e de espera por atendimento, mínimo. A equipe deve possuir um bom número de atendentes e os mesmo devem ser treinados para que consigam resolver os problemas o mais rápido possível, além de demonstrarem paciência e respeito durante o atendimento.
É importante destacar que a empresa que se propõe a prestar o atendimento aos clientes fora do seu município deverá estar pronta para cumprir sua jornada de trabalho normalmente, durante os feriados da cidade onde está localizada.
8 – Funcionalidades
Após escolher a empresa que prestará o serviço, é hora de voltar seu olhar para o produto, o sistema de gestão que ela oferece.
Faça uma lista com todas as suas expectativas e necessidades, anote os problemas que espera resolver informatizando o seu consultório. É importante que, durante o processo de decisão, você tire todas as suas dúvidas, para ter certeza que o produto lhe atenderá.
Conclusão
Não, escolher um bom sistema de gestão para sua clínica ou consultório não é tarefa fácil, mas garantimos que, seguindo essas dicas, você encontrará a melhor solução.
Agora que você já sabe como escolher um sistema de gestão para sua clínica ou consultório, que tal conhecer uma empresa que possui todas essas recomendações? Conheça a ProDoctor Software e descubra todos os benefícios em contratar nossos sistemas de gestão de consultórios, clínicas e pequenos hospitais!
