Como escolher um sistema de gestão para sua clínica ou consultório? Essa é uma pergunta pertinente para médicos e gestores que já perceberam os benefícios que essa ferramenta trás. Um bom sistema de gestão de clínicas e consultórios deve atender, primeiramente, às necessidades da empresa que irá adquiri-lo. Se a sua clínica/consultório vai investir na informatização, é recomendável que esteja atento a alguns pontos importantes:
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Essa é geralmente a primeira informação que buscamos quando queremos adquirir algum produto ou serviço. Claro que é uma questão importante, mas não pode ser o único parâmetro que você deve analisar. Atente para o custo/benefício que o investimento em um sistema de gestão eficiente e completo pode trazer ao seu negócio.
Nunca se esqueça daquele velho ditado de que “o barato sai caro”. Precisa ser um ótimo sistema e contar com o aparato técnico da empresa para respaldar seu funcionamento pleno por parte do usuário.
Quanto custa um software de gestão de clínicas e consultórios?
Após uma busca rápida na internet, você encontrará várias empresas com soluções que prometem resolver os problemas de gestão de sua clínica, mas como garantir que elas vão cumprir o prometido?
Verificar a idoneidade da empresa é o primeiro passo, o que pode ser feito através do site Reclame Aqui, atentando para as observações feitas por usuários sobre ela, se existem muitas reclamações e principalmente sobre como a empresa responde às críticas feitas pelos consumidores.
Uma empresa que está há muitos anos no mercado passa a imagem de segurança e estabilidade, procure saber essa informação.
É importante verificar se a empresa se preocupa em prestar em bom atendimento pós-venda. Ela possui equipes de instalação, suporte, relacionamento? Ela se preocupa em estar sempre disponível dentro do horário que se propõe a atendê-lo?
Algumas dessas perguntas podem ser respondidas ao questionar a quantidade de funcionários da empresa, se ela possui redundância de linha telefônica e também de internet e também se existe alguma fonte alternativa no caso de interrupção da transmissão de energia, como um gerador.
Dispor de um gerador é importante para que a empresa tenha autonomia e tranquilidade para continuar suas atividades diárias. Isto, sem que tenha que se preocupar com os meios externos, como a interrupção de energia por reparos na rede elétrica ou por motivo de tempestades e raios. Assim, não corre o risco de contratempos e atrasos nos prazos, proporcionando um atendimento de permanente qualidade aos seus clientes.
Com o gerador, a empresa de software não interrompe os serviços de suporte e de treinamento, bem como a evolução do seu trabalho de desenvolvimento dos aplicativos. Ele permite que os serviços de internet, telefonia, ar condicionado e outros equipamentos de comunicação permaneçam ativos.
Ter um gerador é um diferencial importante para a empresa que tem como objetivo oferecer o melhor serviço para seus clientes, um plus que a torna ainda mais reconhecida em seu segmento.
Se você já possui um sistema mas, está insatisfeito com o produto ou com atendimento, precisa verificar se a nova empresa escolhida poderá realizar a migração de seu banco de dados para o novo software.
Antes da contratação, você deverá informar ao setor de vendas essa demanda. O banco deverá ser remetido para o setor de informática da empresa fornecedora do sistema, para que realize uma conversão prévia das informações relevantes e prioritárias armazenadas.
Se informe do prazo necessário para a verificação da possibilidade de conversão e exija que seja feita uma apresentação das informações, para que o processo seja aprovado, ou não.
Verifique como a empresa fará a implantação do sistema de gestão. Para que esta fase seja plenamente satisfatória, ela deverá realizar toda a parametrização com base nas informações da vida administrativa e financeira do consultório/clínica que você fornecer.
Parte da implantação envolve o trabalho pesado de digitação dos dados no sistema, que deverá ser feita pela empresa fornecedora do software mediante o acesso remoto. Depois de alimentar todo o sistema, o passo seguinte deve ser o treinamento de toda equipe de colaboradores para utilização.
Outro aspecto que precisa ser bem detalhado é sobre o treinamento que disponibiliza para que os clientes possam conhecer e usar as funcionalidades do sistema.
Atualmente, as melhores empresas de softwares utilizam um método de treinamento mundialmente consagrado: a conexão remota. Uma de suas vantagens é que não transformam os colaboradores da clínica/consultório em “escravos” de um consultor presencial.
O cliente faz a agenda conforme for melhor para ele, obedecendo os horários disponibilizados pela empresa. Com as condições ideais para a realização do treinamento, o médico ou funcionário da clínica/escritório interromperá suas atividades na hora programada, com previsão para término.
As aulas não devem ser longas e nem cansativas e devem ser direcionadas aos perfis dos usuários. Procure saber se a empresa oferece treinamentos extras, mesmo que mediante pagamento, caso o cliente não se sinta seguro depois de algum tempo de uso.
Verifique também como é oferecido o sistema de suporte, com o horário de atendimento, os dias da semana e a disponibilidade da empresa.
O serviço de suporte é prestado, na maioria das vezes, abrangendo os casos mais complexos, através de chat e telefone. Em proporções menores, e em casos mais simples, como, por exemplo, as dúvidas sobre a realização de um backup, as soluções são respondidas via e-mail.
A empresa deve possuir vários meios de contato e um tempo de resposta e de espera por atendimento, mínimo. A equipe deve possuir um bom número de atendentes e os mesmo devem ser treinados para que consigam resolver os problemas o mais rápido possível, além de demonstrarem paciência e respeito durante o atendimento.
É importante destacar que a empresa que se propõe a prestar o atendimento aos clientes fora do seu município deverá estar pronta para cumprir sua jornada de trabalho normalmente, durante os feriados da cidade onde está localizada.
Após escolher a empresa que prestará o serviço, é hora de voltar seu olhar para o produto, o sistema de gestão que ela oferece.
Faça uma lista com todas as suas expectativas e necessidades, anote os problemas que espera resolver informatizando o seu consultório. É importante que, durante o processo de decisão, você tire todas as suas dúvidas, para ter certeza que o produto lhe atenderá.
Não, escolher um bom sistema de gestão para sua clínica ou consultório não é tarefa fácil, mas garantimos que, seguindo essas dicas, você encontrará a melhor solução.
Agora que você já sabe como escolher um sistema de gestão para sua clínica ou consultório, que tal conhecer uma empresa que possui todas essas recomendações? Conheça a ProDoctor Software e descubra todos os benefícios em contratar nossos sistemas de gestão de consultórios, clínicas e pequenos hospitais!
