Um bom software de gestão pode ser extremamente útil para os profissionais de Saúde. Com a ferramenta certa, rotinas do dia a dia são simplificadas e é possível até mesmo reduzir custos significativos.
A escolha do melhor software deve levar em conta requisitos mínimos e o perfil do usuário. De nada adianta ter mil funcionalidades se você não utilizar nenhuma. Da mesma forma, não adianta adquirir uma versão compacta que não atende o que você necessita.
Assim, o processo de escolha deve ser feito cuidadosamente, levando em consideração todos os aspectos de sua clínica ou consultório. Entretanto, existem requisitos mínimos que precisam estar presentes independentemente da sua escolha.
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Como escolher seu software de gestão
É o caso, por exemplo, do suporte ao usuário. Adquirir uma ferramenta e não ter a quem recorrer em caso de algum problema pode ser um verdadeiro tiro no pé. Mas isso não é tudo. Confira 10 pontos fundamentais que todo bom software de gestão precisa ter.
1. Suporte
Imprevistos acontecem, mas isso não é motivo de desespero se você contar com um bom serviço de suporte ao cliente. Quando um contratempo foge da alçada do profissionais de Saúde, é preciso ter acesso a um serviço de especialistas para resolver a solicitação com velocidade e eficiência.
É o caso de um problema na emissão de notas fiscais ou mesmo no repasse aos profissionais, por exemplo. Contar com um suporte técnico ajuda a resolver dúvidas e possíveis erros que possam vir a ocorrer.
Confira se sua opção de software de gestão possui canais diferenciados de atendimento (e-mail, chat, telefone) e se os horários disponibilizados fazem sentido para você.
Outro ponto importante é se o suporte disponibiliza o acesso remoto – uma tecnologia que permite que um computador consiga acessar um servidor privado – à sua instalação. Com ela, qualquer ajuste no software de gestão pode ser realizada por um técnico de forma remota, sem a necessidade de deslocamento, já que o sistema com algum tipo de problema é acessado de outro local.
2. Treinamento
Para aproveitar tudo o que um bom software de gestão pode oferecer é preciso saber utilizar a ferramenta. Existem funcionalidades que precisam de uma explicação mais aprofundada, em uma linguagem que faça sentido para você: aí que entra o treinamento.
O treinamento deve ser de qualidade e cobrir todas as funcionalidades contratadas. É importante que seu fornecedor tenha uma equipe que, mais do que conhecer seu produto, saiba ensinar de maneira clara e objetiva.
Lembre-se de verificar se seu software médico pode ser feito remotamente, para ter maior liberdade de tempo, e se pode ser dividido em módulos por área de atuação. Dessa forma, você consegue envolver somente os interessados na área.
3. Segurança dos dados
Em um mundo cada vez mais tecnológico, buscar segurança para seus dados é de grande importância. Verifique se seu software de gestão oferece opções de segurança e se é seguro inserir dados de seus pacientes na ferramenta.
Dados são ativos poderosos e devem ser completamente protegidos. Existem casos de crimes virtuais – chamados ransomware – em que vírus de computadores infectam as máquinas dos usuários, ‘sequestrando’ todos os seus dados e com ameaça de resgate somente perante pagamento (daí o termo ‘ransom’, sequestro em inglês). Esse é apenas um exemplo dos perigos da falta de segurança de um software de gestão.
Os pricipais pontos que devem ser levados em consideração são:
- Confidencialidade
- Integridade
- Disponibilidade
Parte da segurança dos dados está no backup bem feito. Confira se seu fornecedor lhe ensina tudo sobre esse procedimento.
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4. Relatórios
Relatórios permitem que o profissional de Saúde consiga aprimorar sua prática para chegar ao melhor aproveitamento possível de seu tempo e para aumentar a qualidade do serviço prestado.
Assim como a rotina administrativa, os relatórios podem ser utilizados para avaliar estatísticas médicas, dados de pacientes etc.
É com base nessa informação que você consegue desenvolver ações mais assertivas e ideais para cada tipo de situação.
Dois bons exemplos de relatórios úteis são o da agenda de consultas e o de faturamento.
5. Disponibilidade
Um bom software de gestão precisa estar disponível para seus usuários. Nesse sentido, quedas de energia e “sistema fora do ar” não podem ser desculpas.
Mesmo que seu software seja armazenado na nuvem, é importante verificar se seu fornecedor possui abundância de linha telefônica e de internet (vários canais de contato com o cliente).
Outro ativo importante é o gerador de energia. Com ele, em caso de problemas externos de interrupção de energia, o atendimento e a qualidade dos serviços se mantêm.
IMPORTANTE
Verifique se é possível integrar seu software de gestão com seus dispositivos móveis. Assim, seus dados ficam disponíveis sempre que necessário.
6. Atualizações
Avanços tecnológicos acontecem todos os dias. Com cada vez mais velocidade, grandes inovações se tornam obsoletas. Por isso, contar com um sistema que tenha atualizações constantes é fundamental para não ficar para trás.
Especialmente no caso de softwares, atualizações são super bem-vindas.
Além de corrigir eventuais falhas e reforçar a segurança, as atualizações, de modo geral, melhoram o desempenho dos programas.
Ao mesmo tempo, novas funcionalidades também aparecem com as atualizações, sendo possível ter algo a mais com o passar do tempo.
7. Personalização
Cada consultório ou clínica médica tem sua própria história e suas particularidades. Um bom sistema de gestão faz mais do que entender isso, ele cria formas de parametrizar seus dados de maneira que eles façam sentido para quem realmente os utiliza: você.
Verifique também se seu software permite que você crie modelos de anamneses, prescrições e atestados.
8. Facilidade de implementação
Pode não parecer, mas implementar uma nova ferramenta no dia a dia de sua equipe pode ser um verdadeiro desafio. Dependendo da novidade, é comum que as pessoas estranhem e até mesmo boicotem a nova tecnologia.
Assim, para evitar que isso aconteça com seu software médico de gestão, verifique se seu fornecedor facilita a implementação com processos desenhados justamente para esse primeiro momento.
Ter um setor dedicado a esse fim pode ser um grande diferencial e ajudá-lo a retirar todos os benefícios da sua ferramenta.
9. Clientes satisfeitos
A melhor maneira de saber se algo que você deseja adquirir é uma boa opção é verificar o que os clientes do software de gestão têm a dizer.
Confira os depoimentos, as avaliações em redes sociais e também o perfil do Reclame Aqui.
De fato, ter clientes satisfeitos é um bom indicativo de que sua escolha é um bom software médico de gestão.
10. Funcionalidades que façam sentido
Existem diversos softwares no mercado. Cada um deles com uma gama de serviços diferentes. Por isso, observar os pontos levantados acima é importante. Além disso, verificar se as funcionalidades lhe atendem satisfatoriamente.
Um profissional de Saúde deve procurar, acima de tudo, por um sistema que ofereça prontuário eletrônico, financeiro com a emissão de Guias TISS e até mesmo se existe integração com bulários atualizados.
Por outro lado, se você for médico, não faz sentido optar por um programa que tenha odontograma e pagar mais por isso.
Como saber se preciso de um bom software de gestão?
Se você possui ou administra uma clínica ou consultório, tem grandes chances de precisar, ainda que não se dê conta disso.
De acordo com a Fundação Getúlio Vargas (FGV), quem investe em tecnologia tem grandes resultados. O estudo desenvolvido pela instituição apontou que um investimento de 1% em tecnologia resulta, em dois anos, em um aumento de lucratividade de 7% na organização. Ou seja, investir em tecnologia vale muito a pena.
A ProDoctor tem um time de especialistas pronto para lhe auxiliar com uma consultoria sobre qual a melhor opção de software de gestão para seu consultório.
O serviço é totalmente gratuito e você pode solicitá-lo pelo site ou pelo Whatsapp.
