Encontrar as pessoas certas para exercer cada função nas clínicas e nos consultórios é de grande importância a fim de que o trabalho transcorra normalmente. O cartão de visita para que o paciente retorne começa já no primeiro atendimento, daí a importância de escolher com bastante rigor sua secretária. Por isso preparamos esse post com dicas para contratar uma boa secretária.
Além de recepcionar os pacientes, também estabelecerá o primeiro contato com outros profissionais e fornecedores que visitarem o estabelecimento. É ela quem fixará a imagem e a reputação da empresa e sua forma de receber as pessoas se tornará uma referência. Portanto, esteja atento aos detalhes quando for entrevistar os interessados em exercer esta função, para que possa trabalhar sem se preocupar com o que esteja ocorrendo do lado de fora.
Já falamos sobre a importância da secretária no consultório e clínica médica, a seguir, traçamos um roteiro para ajudá-lo a escolher a secretária ideal, que deverá ser contratada, como os demais funcionários, seguindo desde o princípio as Leis Trabalhistas.
9 Dicas para contratar uma boa secretária
1 – Educação e cordialidade
São pré-requisitos indispensáveis para quem vai lidar diretamente com o público. É preciso saber ouvir e ter paciência, lembrando que por vezes poderá estar diante de pessoas muito simples e com dificuldades para se expressar.
No atendimento telefônico, as primeiras palavras da secretária devem ser o nome da clínica ou do consultório, seguidas dos tradicionais “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”, sempre de forma tranquila e respeitosa, perguntando ao interlocutor de que forma poderá atendê-lo. Esqueça sumariamente o “alô”!
2 – Correção e profissionalismo
Ao trabalhar com a agenda, é preciso muito zelo com o nome correto dos pacientes, seus dados pessoais e o horário marcado para a consulta, assim como as intercorrências no caso de desmarcar ou de remarcação. Tudo deve ser checado com atenção e confirmado com o paciente. Com o controle absoluto das consultas e a confirmação antecipada dos pacientes, poderá verificar os horários e os intervalos possíveis, entre os pacientes atendidos, para que se faça algum encaixe de urgência. De forma ordenada. E anotar cuidadosamente todos os recados.
3 – Português e Informática
A Medicina caminha junto com os avanços tecnológicos e os consultórios e as clínicas trabalham utilizando softwares de gestão que simplificam e agilizam o trabalho tanto destes estabelecimentos quanto de seus pacientes. É necessário que a secretária tenha os conhecimentos básicos de informática e que esteja devidamente treinada para operar o sistema adotado em seu local de trabalho. Além disso, é fundamental que saiba Português, escrevendo corretamente e falando com desenvoltura.
4 – Discrição
Uma boa secretária deve manter um comportamento discreto, desde a forma de se vestir até a forma de se manifestar, sem gestos exagerados e voz alterada.
5 – Pró-atividade e eficiência
Se o médico ainda não chegou ou está atrasado nos atendimentos, a secretária deve estar atenta com relação ao clima na sala de espera. Em vez de se impacientar e se enervar com possíveis reclamações, pode se antecipar e explicar para as pessoas os motivos, solicitando compreensão. Pode recorrer à televisão, jornais e revistas, além de oferecer água, café e biscoitos para as pessoas.
Deve se colocar à disposição para quaisquer dúvidas e esclarecimentos. É importante destacar que a secretária não deve se atrasar, principalmente, no primeiro horário. Seria constrangedor e desrespeitoso o paciente chegar antes e ter que ficar esperando do lado de fora.
6 – Participação em conversas
Caso seja perguntada sobre a consulta, nada impede que explique os dados do procedimento, até onde os conheça, procurando sempre tranquilizar os pacientes que estejam receosos de fazer determinado exame. De forma educada e sem ser invasiva, pode e deve procurar conhecer os pacientes.
7 – Antecedentes e metas
É importante que você conheça a experiência profissional da pessoa que pleiteia o cargo de secretária. Se chegar com uma carta de recomendação de um amigo, ressaltando suas características, e que seja de confiança, melhor ainda! Mais do que nunca, tenha em mente que esta é uma questão profissional e que o cargo se equivale a ser o seu braço direito na empresa. Primeira a chegar, quase sempre a última a sair!
8 – Fidelidade
A secretária deve primar pela lealdade e pela fidelidade, conhecendo bem os valores e os propósitos da empresa, a fim de abraçá-los e reforçar a imagem do consultório ou da clínica. Ela precisa “vestir a camisa” e trabalhar sempre pensando em como pode melhorar.
9 – Organização e limpeza
Nada como um ambiente limpo e cuja organização deixe no ar uma sensação de bem estar. Desde a sala de recepção até os demais ambientes, como banheiro e copa. Na maioria dos casos, existe um profissional específico para fazer a limpeza da clínica ou consultório, mas é importante que a secretária ajude na manutenção do serviço, mantendo tudo organizado e limpo.
