Software médico: tudo o que você precisa saber!

Software médico, muito provavelmente você já ouviu falar nesse termo, mas você sabe realmente o que significa? Quais são os benefícios que eles podem trazer para seu consultório ou sua clínica? O que precisa levar em consideração na hora de escolher o seu?

O crescimento de uma empresa de saúde está diretamente ligado à utilização desses recursos e você não pode ficar para trás em um mercado de acirrada concorrência.

Por isso, nesse artigo você encontra tudo que precisa saber sobre o funcionamento, vantagens e benefícios de um software médico!

– O que é um Software Médico

Software médico ou programa médico é um sistema que auxilia nas atividades diárias tanto de policlínicas e clínicas médicas com múltiplas especialidades como também de consultórios médicos individuais.

Geralmente esses sistemas englobam funcionalidades de diversos setores. Eles podem auxiliar vários profissionais além dos médicos, como secretárias/recepcionistas, faturistas e administradores.

É uma ferramenta que se tornou indispensável em um contexto em que tempo e segurança são estritamente importantes.

Algumas funções de um software médico:

• Prontuário Digital: cadastro completo do paciente. Cadastra anamneses e evoluções de texto livre, de modelos pré-definidos ou formulários. Imprime atestados, textos diversos na hora, através de modelos personalizados. Gera receitas médicas e laudos na hora.
• Agenda de Consultas: integrada ao prontuário do paciente, marca, remarca e agenda retornos em poucos cliques, gera relatórios de agendamentos, controla os comparecimentos e faltas dos pacientes.
• Faturamento: permite o lançamento de contas médicas diretamente no prontuário do paciente, gera os arquivos XML prontos para envio às operadoras, imprime guias TISS totalmente preenchidas.
• Além disso, podem conter os módulos de financeiros estoque, dentro outros, além de muitas outras especialidades.

– Quais os benefícios de se utilizar um software médico

Você ainda tem dúvidas se realmente vale a pena utilizar um software médico de gestão em seu consultório/clínica? A seguir, enumeramos sete motivos para que você possa repensar seus conceitos.

Implantar um bom programa de gestão de clínicas e consultórios, capaz de organizar a vida diária da empresa, é o passo inicial para reduzir os gastos, proporcionar um atendimento de qualidade e se tornar referência. Com suas inúmeras vantagens, o custo é proporcionalmente pequeno e justifica plenamente o investimento.

1 – Otimização do trabalho

É tudo que você precisa para o crescimento de sua clínica/consultório. Ao adquirir um sistema de gestão, você está eliminando procedimentos manuais e ganhando tempo, reduzindo custos e alcançando uma agilidade na busca de informações que se cruzam de forma inteligente e se apresentam automaticamente prontas na sua tela de computador mediante poucos cliques.

2 – Ganho de tempo, redução de custos

Para você e para a secretária, assim como para os setores administrativo e financeiro. Um bom software de gestão disponibiliza na tela, de imediato, todas as informações, com uma grande economia de tempo.

Com a utilização do Prontuário Digital do Paciente, o processo é feito rapidamente através do acesso permitido por um botão, com a liberação de todos os dados clínicos com a simples digitalização do nome do paciente.

A agenda eletrônica é imprescindível para que a secretária organize seu trabalho. Assim, ela pode realizar, por exemplo, a busca de horários livres para marcar consultas de uma forma muito mais rápida, ganhando tempo para agilizar o atendimento na recepção e reduzindo custos. Além de evitar situações constrangedoras como a troca de horários, médicos e pacientes.

O principal ganho para as clínicas e consultórios é a redução do tempo gasto com a realização das tarefas, eliminando os custos.

3 – Organização

O ideal é que todos os processos estejam devidamente adequados para permitir o funcionamento rotineiro, desde a marcação de uma consulta, feita pessoalmente ou por telefone.

Com o fim da papelada e da burocracia, toda a documentação terá sua rastreabilidade facilitada, o que significa redução substancial na possibilidade de erros (como a troca de laudos e outros atropelos desagradáveis que podem comprometer a imagem do seu negócio), ganho de tempo no cadastro de pacientes e na identificação de seus tratamentos médicos.

Além de simplificar as questões relacionadas ao faturamento, pagamentos e outros trabalhos relacionados à rotina financeira da clínica/consultório.

4 – Informações concentradas

Isto implica em confiabilidade. Com todos os dados do paciente dispostos em um único lugar, você poderá obter determinada informação, filtrar dados e gerar relatórios, com a possibilidade de exportar apenas o que precisar no momento.

Conforme o app que utilizar, este poderá ser integrado a outros programas e equipamentos usados no trabalho diário.

5 – Maior faturamento

Quando você adquire um bom software de gestão, deve estar atento para o setor de controle financeiro e de estoque de sua empresa. Corretamente parametrizado, o software é a melhor solução para o setor de faturamento, pois em questão de segundos permite a impressão total e sem erros de uma guia.

Em termos administrativos e financeiros, os módulos, com diversas funcionalidades, apresentam relatórios prontos e sem erros, sem o risco proporcionado pelo uso de guias, que podem estar escritas de forma errada, além de demandar um excesso de folhas que podem se misturar e perder.

O programa permitirá que o faturamento seja feito corretamente no padrão TISS, evitando a perda de contas. Ao auxiliar no controle das glosas geradas pelas operadoras de saúde, gerar relatórios detalhados e com vários filtros configuráveis sobre todo o faturamento e exibir os erros encontrados no fechamento do faturamento detalhadamente na tela para que sejam corrigidos, o faturamento aumenta e o trabalho diminui.

6 – Melhoria no atendimento

Com as informações centralizadas, a secretária marca a consulta e encontra as informações do paciente mais rapidamente.

O médico, em poucos cliques, tem acesso direto a todo prontuário com anamneses, evoluções, receitas, laudos e atestados já prescritos. Com mais tempo disponível, pode fazer as solicitações, prescrições e laudos para impressão, atendendo com a máxima tranquilidade. Assim, terá mais tempo disponível para se atualizar, lendo um artigo científico ou estudando formas de melhorar ainda mais seu atendimento.

Com a possibilidade do cruzamento de informações, o médico poderá, por exemplo, desenvolver raciocínios complexos a respeito de determinada situação, acelerando a descoberta de um diagnóstico. Tudo isso contribui para a melhoria do relacionamento interpessoal, seja com o paciente ou com os membros do consultório/clínica. E, também, para seu crescimento pessoal, com menos stress, além de aumentar o grau de satisfação dos seus pacientes, influenciando diretamente na boa imagem da clínica/consultório.

7 – Segurança dos dados

A utilização de um software de gestão em clínica/consultório elimina a perda de qualquer informação administrativa ou relacionada aos pacientes. As informações contidas em um aplicativo desta natureza são bastante seguras, garantidas por diferentes níveis de usuários que possuem permissões para acessar dados de pacientes, informações administrativas e financeiras.

Ao informatizar seu estabelecimento de saúde e passar todas as informações da sua clínica e de seus pacientes para o meio digital, esses dados podem durar eternamente, desde que se realize corretamente o backup ao final de cada dia de trabalho. Há uma garantia total de integridade, confidencialidade e inviolabilidade.

As fichas de papéis, é bom lembrar, podem ser facilmente acessadas, perdidas e danificadas em contato com água, luz, poeira, fogo, etc. Para não perder nenhuma informação constante do Prontuário Digital do Paciente, o fundamental é adotar uma rotina bem estruturada de ‘backups’.

  Leia também: Cartilha para um bom backup

– Como escolher um software médico ideal para sua clínica/consultório

Mas, antes de adquirir um software médico para sua clínica/consultório, é preciso estar atento a alguns detalhes fundamentais.

A seguir, destacamos alguns pontos para lhe ajudar a escolher o software médico ideal!

1 – Identifique suas necessidades

Não queira abraçar o mundo de uma vez, mas também não olhe apenas para o dia de hoje.

A tecnologia muda e as necessidades se transformam. É preciso sempre pensar adiante, principalmente em termos de crescimento.

Avalie bem suas necessidades específicas e, com a ajuda de um especialista da área tecnológica, escolha o software ideal para o atendimento completo de sua clínica/consultório.

2 – Barato sai caro

Se você for basear sua escolha apenas no preço, tenha cuidado com o que possa parecer mais barato.

Procure verificar todas as funcionalidades que o software disponibiliza e o suporte que oferece.

Confira nos canais disponíveis na internet a conceituação da empresa, se existem reclamações contra ela, os motivos e as respostas dadas para os problemas apontados, se ela é atenciosa e dá a merecida importância para seus clientes.

Optar por um software apenas porque seu preço é menor do que outro que possui qualidade melhor pode resultar em arrependimento tardio, fazendo valer a máxima de que “o barato sai caro”.

  Leia também: Quanto custa um software de gestão de clínicas e consultórios?

3 – Melhoria global na qualidade do atendimento

Além de facilitar o agendamento das consultas, o software deve ser ágil para que o médico tenha diante de si, em cada consulta, toda a anamnese do paciente, oferecendo também um módulo financeiro para organizar a entrada e saída de recursos diariamente na clínica/consultório.

Tudo de maneira simples e rápida, sem erros, com o armazenamento de informações precisas e com acesso veloz, eliminando possíveis erros no seu consultório.

Este gerenciamento e monitoramento completo de todos os dados proporcionará fluidez e qualidade no atendimento, resultando em economia, redução da papelada, ganho de tempo e a satisfação dos pacientes.

4 – Facilidade de uso

Você e sua equipe devem ter pleno conhecimento do software com o qual irão trabalhar rotineiramente.

A interface amigável, simples e intuitiva, é um dos requisitos básicos ao qual você deve estar atento, pois é fundamental escolher um produto fácil de usar, evitando reclamações posteriores acerca das dificuldades encontradas, principalmente se você não puder contar com um ótimo serviço de suporte.

Assim, escolha um software que permita inserir sem erros as informações necessárias rapidamente e acessar com poucos cliques qualquer informação que precisar.

5 – Suporte

Procure saber, detalhadamente, como funciona o sistema de suporte da empresa cujo software você escolheu. Este serviço é prestado, na maioria das vezes, abrangendo os casos mais complexos, através de chat e telefone.

Em proporções menores, e em casos mais simples, como, por exemplo, as dúvidas sobre a realização de um backup.

É importante saber os dias e horários e conhecer em detalhes o sistema, se é por telefone, e-mail, chat ou acesso remoto. Esta é uma forma de você se assegurar de que não ficará na mão quando mais precisar.

É importante também destacar que a empresa que se propõe a prestar o atendimento aos clientes fora do seu município deverá estar pronta para cumprir sua jornada de trabalho normalmente, durante os feriados da cidade onde está localizada.

6 – Segurança

Todos as informações cadastradas dos pacientes, com seus respectivos históricos médicos, devem ser resguardadas pelo software, sendo mantida sua privacidade sob rigoroso sigilo.

O acesso aos dados digitalizados somente será permitido mediante a utilização de senha e login. Com a proteção e a confidencialidade ficando sob a responsabilidade dos profissionais do consultório/clínica.

7 – Alta tecnologia

O gerenciamento da anamnese dos pacientes é de responsabilidade do médico, que deve certificar-se da permanente atualização dos dados. Esta é uma forma segura e ágil, proporcionada pela tecnologia, para evitar possíveis erros, como a prescrição indevida de medicamentos.

Com seus conhecimentos científicos e tecnológicos, ao utilizar um bom software, os profissionais estarão capacitados para desempenhar com maior eficiência as suas funções em uma clínica/consultório.