DMED: o que é, obrigatoriedade, prazos e como enviar corretamente à Receita Federal

A rotina fiscal de clínicas, consultórios e demais prestadores de serviços médicos vai além do atendimento de qualidade e da gestão eficiente. Há também obrigações legais que exigem atenção redobrada, como é o caso da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED).

Esta é uma declaração anual obrigatória para clínicas, hospitais, laboratórios, operadoras de planos de saúde e outros estabelecimentos que prestam serviços médicos a pessoas físicas. O envio correto dessa declaração é fundamental para evitar multas e garantir a regularidade fiscal do seu negócio.

Neste artigo, você vai entender tudo sobre esta Declaração: o que é, quem deve declarar, quais os prazos, os dados exigidos e, principalmente, como o software da ProDoctor pode automatizar esse processo com precisão e segurança, garantindo mais tranquilidade para a sua clínica.

• O que é?
• Quais profissionais e estabelecimentos são obrigados a entregá-la?
• Como o software da ProDoctor automatiza o processo de geração da declaração?

O que é a DMED?

A Declaração de Serviços Médicos e de Saúde é uma obrigação acessória anual que pessoas jurídicas ou equiparadas do segmento da saúde precisam apresentar à Receita Federal. 

Instituída pela Instrução Normativa n.º 985, essa declaração tem como objetivo informar os serviços prestados, valores recebidos e tributos pagos ao longo do ano-calendário.

O principal propósito da DMED é permitir que a Receita Federal fiscalize adequadamente o segmento da saúde, realizando o cruzamento de dados com outras declarações, como o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). 

Esse cruzamento permite identificar inconsistências, prevenir sonegação fiscal e garantir que todos os valores sejam corretamente declarados por quem presta e por quem recebe os serviços.

É importante destacar que a DMED não se confunde com o novo Recibo Médico Eletrônico (aplicativo Receita Saúde), obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2025 para profissionais que atuam como pessoa física. A Declaração de Serviços permanece sendo a obrigação específica para estabelecimentos constituídos como pessoa jurídica.

Quais profissionais e estabelecimentos são obrigados a entregá-la?

A DMED deve ser entregue por pessoas jurídicas e pessoas físicas equiparadas que atendam a critérios específicos.

São obrigados a declarar os que prestam serviços médicos ou de saúde para pessoas físicas e recebem diretamente por esses atendimentos, além das operadoras de planos privados de saúde.

MEIs da área da saúde que atuam individualmente, sem vínculo empregatício, e que não atendem pessoas físicas ou não se enquadram em outra obrigação legal, estão dispensados.

Também não precisam entregar a DMED os prestadores que atendem exclusivamente pessoas jurídicas, como clínicas que trabalham apenas com convênios, planos de saúde ou empresas.

Entre os obrigados, destacam-se:

• Prestadores de serviços médicos e de saúde: clínicas, hospitais, laboratórios, serviços de diagnóstico por imagem, consultórios odontológicos, clínicas de fisioterapia, psicologia, fonoaudiologia, terapia ocupacional, entre outros.

• Operadoras de planos privados de assistência à saúde: empresas que administram planos individuais, familiares ou coletivos.

• Profissionais equiparados à pessoa jurídica: caso de autônomos que coordenam outros profissionais da mesma área sob sua supervisão, recebendo o valor integral do paciente e repassando aos colaboradores.

Não há equiparação quando o profissional atua individualmente, sem vínculo com outros, ou quando compartilha espaço com outros profissionais, mas cada um recebe diretamente do paciente. Entender essa diferenciação é fundamental para saber se há obrigação de enviar a declaração.

Dispensa da entrega

Estão dispensados os estabelecimentos inativos no ano-calendário, que não prestaram serviços médicos no período ou que atenderam exclusivamente pessoas jurídicas.

Prazos, multas e penalidades relacionadas à DMED

O prazo para envio da Declaração é estabelecido anualmente pela Receita Federal, geralmente com início em janeiro do ano seguinte ao ano-calendário declarado. 

Para a DMED 2025 (referente ao ano-calendário 2024), o prazo de transmissão iniciou-se em 2 de janeiro de 2025, e o Programa Gerador de Declaração foi disponibilizado com antecedência para facilitar a preparação.

O não cumprimento dos prazos ou a entrega de informações incorretas pode acarretar penalidades relevantes.

As multas variam conforme a natureza da infração:

• Multa por atraso na entrega: a apresentação da DMED após o prazo estabelecido gera multa de R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, limitada a 20% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras declaradas.

• Multa por informações incorretas ou omissas: a prestação de informações inexatas, incompletas ou omitidas pode gerar multa de 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras informadas incorretamente, não inferior a R$ 100,00.

Essas penalidades impactam não apenas financeiramente, mas também a reputação profissional e a regularidade fiscal da clínica.

Portanto, a atenção aos prazos e à qualidade das informações prestadas deve ser tratada com a mesma seriedade aplicada aos cuidados clínicos, pois assim como a imperícia médica pode comprometer a segurança do paciente, a negligência fiscal pode comprometer a saúde financeira e jurídica da clínica.

Informações necessárias para o preenchimento correto da declaração

O preenchimento adequado da DMED exige a organização de dados detalhados sobre todos os serviços prestados e valores recebidos de pessoas físicas. 

A precisão dessas informações é fundamental, pois a Receita Federal utiliza esses dados para cruzamento com as declarações de Imposto de Renda dos contribuintes.

Para serviços médicos e de saúde prestados diretamente a pessoas físicas:

• Nome completo e CPF do titular do pagamento (responsável financeiro);
• Nome completo e CPF do beneficiário do serviço (paciente que recebeu o atendimento);
• Para menores de 18 anos sem CPF: nome completo e data de nascimento;
• Valor total pago em reais ao longo do ano-calendário.

Para planos de saúde individuais ou familiares:

• Titular do plano: nome completo e CPF;
• Dependentes: nome completo e CPF (ou nome e data de nascimento para menores de 18 anos sem CPF);
• Valor anual pago, com discriminação das parcelas de titular e dependentes;
• Valores reembolsados ao beneficiário do plano, individualizados por beneficiário.

Para planos coletivos por adesão:

• Titular do plano: nome completo e CPF;
• Dependentes: nome completo e CPF (ou nome e data de nascimento para menores sem CPF);
• Valor anual pago, discriminando as parcelas de titular e dependentes;
• Valores reembolsados ao beneficiário, detalhados por titular, dependente e prestador do serviço.

Importante: pagamentos recebidos do Sistema Único de Saúde (SUS) não devem ser informados na DMED, pois são realizados por pessoa jurídica de direito público.

A coleta e organização dessas informações ao longo do ano é essencial para facilitar o preenchimento da declaração. 

Sistemas de gestão que registram adequadamente os dados de prontuário eletrônico e integram informações financeiras são fundamentais para garantir a completude e precisão dos dados declarados. Vamos falar disso mais adiante.

Desafios comuns enfrentados por clínicas e consultórios na preparação da DMED

A preparação da DMED representa um desafio significativo para muitos gestores de estabelecimentos de saúde, especialmente aqueles que não contam com sistemas automatizados de gestão. 

Os principais obstáculos incluem:

• Volume de dados: clínicas com grande fluxo de pacientes lidam com milhares de transações. Fazer esse controle manualmente aumenta o risco de erros;
  
• Qualidade dos registros: falhas cadastrais, CPFs ausentes ou trocados e identificação imprecisa do beneficiário são problemas recorrentes;
  
• Conciliação de informações financeiras: pagamentos por múltiplos canais precisam ser corretamente relacionados aos respectivos pacientes e responsáveis financeiros;
  
• Recursos limitados: a demanda administrativa durante o período de declaração pode sobrecarregar a equipe;
  
• Atualizações cadastrais não refletidas na declaração: mudanças de endereço, CPF de dependentes que atingiram a maioridade, entre outras.

Esses desafios exigem estrutura e ferramentas adequadas. Uma gestão precisa de dados reduz falhas e garante conformidade fiscal.

Pense como uma anamnese bem conduzida é fundamental para o diagnóstico correto. Da mesma forma, uma gestão de dados bem estruturada é essencial para o cumprimento adequado das obrigações fiscais.

Erros frequentes e como evitá-los para prevenir problemas com o fisco

Conhecer os erros mais comuns no envio da DMED é o primeiro passo para preveni-los:

• CPF incorreto ou ausente: implemente validação automática e mantenha rotinas de atualização cadastral;
  
• Divergência entre pagador e beneficiário: registre corretamente quem realizou o pagamento e quem foi atendido;
  
• Valores incompatíveis: mantenha controle financeiro rigoroso e emissão de comprovantes claros;
  
• Inclusão de valores do SUS: segmente corretamente receitas públicas e privadas;
  
• Perda do prazo de envio: organize os dados logo após o encerramento do ano-calendário;
  
• Arquivo em formato incorreto: utilize sistemas compatíveis com o leiaute da Receita Federal;
  
• Falta de backup: mantenha cópias de segurança da declaração e do recibo de entrega.

A prevenção desses erros está diretamente ligada à adoção de ferramentas tecnológicas que otimizem processos e evitem falhas operacionais.

Como o software da ProDoctor automatiza o processo de geração da DMED?

Na ProDoctor, a DMED faz parte do módulo Financeiro, disponível nas soluções ProDoctor Cloud +Clínica, ProDoctor Cloud +Corp e ProDoctor Corp.

O recurso permite que, ao longo do ano, todas as movimentações financeiras com pacientes sejam registradas de forma automatizada e padronizada. 

Quando chega o momento da entrega da DMED, os dados já estão organizados, validados e prontos para exportação no formato exigido pela Receita Federal.

Principais benefícios da geração da DMED com o ProDoctor:

• Eliminação de erros manuais, com dados extraídos diretamente do sistema;
  
• Integração com faturamento e controle financeiro, reduzindo retrabalho;
  
• Organização automatizada por CPF e nome;
  
• Adequação às normas da Receita, com suporte especializado;
  
• Exportação facilitada para o Programa Gerador de Declaração (PGD).

Para clínicas com alto volume de atendimento, essa automatização representa um ganho significativo em eficiência e segurança.

Conclusão

A DMED é uma obrigação fiscal que demanda atenção e precisão por parte de clínicas e consultórios. Para médicos gestores, entender seus critérios e estruturar processos adequados é essencial para evitar penalidades.

Com o suporte de tecnologias especializadas, a preparação dessa obrigação acessória se torna mais segura, automatizada e eficiente, permitindo que a clínica concentre seus esforços no que realmente importa: a saúde dos pacientes.

Sobre a ProDoctor

A ProDoctor é uma empresa especializada em soluções tecnológicas para gestão de clínicas, consultórios e estabelecimentos de saúde. Com funcionalidades que abrangem desde o prontuário eletrônico até a gestão financeira, o ProDoctor entrega tecnologia confiável e eficiente para profissionais de saúde em todo o Brasil.