Gerenciar a vida financeira de um consultório ou clínica médica não é tarefa fácil e os softwares médicos de gestão disponibilizados no mercado comprovam sua eficácia em todos os setores.
O setor de Saúde não foge à regra e a classe médica está cada vez mais consciente da importância de administrar sua clínica/consultório como qualquer empresa, que precisa sobreviver e ter lucro para crescer.
A implantação de um bom software médico de gestão é o primeiro passo para que você reduza os gastos, a partir do momento em que organiza a vida diária da empresa. A seguir, destacamos alguns pontos que demonstram como os custos podem ser minimizados.
Agenda eletrônica é imprescindível para que a secretária possa organizar sua rotina diária e, a fim de comprovar sua importância, basta imaginar que, não dispondo de uma, a secretária trabalhe com 10 agendas de papel com as anotações diárias de 10 médicos! A perda de tempo e a desorganização oneram os custos de uma empresa. Imagine o trabalho que ela terá para marcar, remarcar e conferir cada uma delas.
Sem um sistema que possua uma boa agenda de consultas, a secretária pode ainda deixar de marcar pacientes, ao não conseguir encaixá-los, não confirmar as consultas e deixar horários vagos que poderiam ter sido preenchidos.
Um software com um serviço de confirmação de consulta realmente eficiente faz toda a diferença. O serviço de confirmação de consulta pelo WhatsApp da ProDoctor utiliza um número com selo de verificação e homologado pela Meta, além de inteligência artificial desenvolvida pela própria empresa. Essa combinação leva a uma taxa de resposta de mais de 70%, ou seja, a cada 10 ligações que a secretária faria, ela passaria a fazer apenas 3. Essa eficiência otimiza muito a rotina da clínica!
A perda de tempo realizando tarefas que poderiam ser simplificadas com o uso de um software médico de gestão de clínicas implica em prejuízo financeiro.
Durante o tempo gasto inutilmente, a secretária poderia desenvolver outras tarefas, como agilizar o atendimento na recepção do consultório/clínica, o que geraria maior satisfação dos pacientes, que certamente se sentiriam dispostos a retornar para uma nova consulta ao presenciar a eficiência proporcionada pela automatização do trabalho.
Com um simples recurso no software, basta que a secretária digite o nome do paciente para ter, instantaneamente, o resultado de sua procura. Em uma única tela, ela pode informar para o paciente, na hora, o nome do médico, o dia e a hora de sua consulta. Assim, elimina o gasto de tempo e os custos com a ligação telefônica.
É importante destacar que o principal ganho para as clínicas e consultórios é a redução do tempo gasto com a realização das tarefas, eliminando os custos. Tomar tempo da secretária sempre gera custo.
As clínicas e os consultórios funcionam de manhã até à noite, demandando a contratação de dois colaboradores, no mínimo, para cuidar especificamente do arquivo médico dos pacientes. São eles que têm a função de retirar todo o prontuário das pessoas a serem atendidas no dia seguinte e estas fichas têm que ser devidamente recolocadas em seus lugares no dia seguinte, após serem recolhidas pela secretária no consultório de cada médico e encaminhadas para o arquivo.
É um processo sujeito a erros, que podem acontecer por uma simples distração. Porém, a perda ou a troca de fichas com os dados clínicos de pacientes pode gerar grandes problemas, evidenciando desorganização e um gasto de tempo extra com a procura para detectar o erro. Além de dar aos pacientes a péssima impressão de descaso e negligência.
O uso de um prontuário eletrônico facilita o trabalho de médicos e secretárias, já que as informações registradas pelo médico sobre o paciente ficam em um só lugar, a poucos cliques e sem ocupar espaço. Tudo organizado, padronizado, legível, íntegro e seguro. Um prontuário eletrônico do paciente (PEP) do ProDoctor vai mais além. Ele é totalmente unificado à agenda de consultas e ao faturamento do profissional e ainda é possível customizar o atendimento com os seus próprios modelos de anamneses e evoluções ou então criar formulários com os campos desejados. Além disso, possui uma tecnologia de assinatura digital desenvolvida pela ProDoctor, que oferece mais segurança e confidencialidade ao prontuário, garantindo validade legal sem cobrar nada a mais por isso e mantendo as informações sigilosas em um ambiente seguro.
A aquisição de um bom software médico de gestão contempla todas as operações para o controle financeiro e de estoque de uma clínica/consultório. Todas as informações estão concentradas e são encontradas facilmente, evitando controles paralelos em outras planilhas, como Excel, Word e outros.
A possibilidade de unificar funcionalidades, como o ProDoctor faz, otimiza seu tempo. O Financeiro é unificado ao Faturamento e Controle de Estoque, por exemplo. É muito mais controle, otimização do tempo e organização.
Tempo é dinheiro e não há nada mais retrógrado do que preencher guias médicas à mão, além da grande possibilidade de se cometer erros no preenchimento. Um software, corretamente parametrizado, é a melhor solução para o setor de faturamento, pois em questão de segundos permite a impressão total e sem erros de uma guia.
Com o ProDoctor Corp, por exemplo, é possível gerar arquivos XML e imprimir guias físicas com campos totalmente parametrizáveis. O faturamento é totalmente no padrão TISS, exigido pela ANS.
Com um sistema eficiente, é possível ter total controle das glosas, incluindo recusadas, recuperadas e histórico de negociações.
