Tudo o que é importante, deve ser guardado com muito cuidado e segurança. Toda fechadura que compramos, vem com no mínimo 2 cópias de uma mesma chave. A chave do carro ou da moto também vem com uma chave reserva. E para quê isso? Caso a principal se perca ou dê algum problema, você não fica na mão.
Assim, essa lógica também deve ser usada para as suas informações digitais. Arquivos gerados e guardados em seu computador como fotos, vídeos, bancos de dados de softwares, entre outros dados devem ter seus backups realizados constantemente.
Backup é um termo na língua inglesa, mas que acabou sendo muito utilizado desta forma mesmo no português. Ao traduzi-lo, obtemos a expressão cópia de segurança. Uma cópia de segurança, como o próprio nome já diz, é a duplicação de uma informação no meio digital para evitar que perdas (pelos mais variados motivos) ocorram.
Um banco de dados de um software pode conter milhares de informações que foram construídas ao longo do tempo.
Um software médico, por exemplo, contém informações importantíssimas como prontuários eletrônicos com históricos médicos completos dos pacientes ao longo do tempo e que não podem ser perdidos em hipótese nenhuma (leis brasileiras inclusive, obrigam que médicos devem guardar os prontuários médicos de seus pacientes por um longo tempo, praticamente por toda a vida!).
Portanto, perder estas informações não pode ser uma opção. Mas então, o que fazer? Não tem como controlar uma máquina para impedir que ela de uma hora para outra pife e perca todos os seus dados. Mas o que se pode (e deve) fazer é controlar as suas informações. Como? Através de cópias frequentes de todo o conteúdo que você considere relevante e importante.
Neste post vamos dar algumas dicas de como facilitar e garantir um backup efetivo e de qualidade das suas informações. Essas dicas podem ser utilizadas para qualquer tipo de informação a qual você deseja guardar e manter segura.
A periodicidade das cópias de segurança vai depender também da periodicidade a qual você manuseia os seus dados.
Como assim? Por exemplo, você utiliza o ProDoctor em sua clínica/consultório e você atende pacientes todos os dias, o dia todo. Portanto, ao longo de cada dia, você estará modificando e inserindo informações a todo tempo. É aconselhável então, que você realize backups diários do banco de dados, de preferência ao fim do expediente, em um horário que ninguém mais esteja manipulando estas informações.
Em contrapartida, você alimenta sua pasta de fotos somente de vez em quando. Então, não é necessário a cópia dessa pasta todo dia. Somente quando houver modificação na mesma.
Antes de iniciar uma atividade de backup, saiba exatamente o que deve ser copiado. Caso não descubra quais arquivos exatamente devem ser copiados, peque pelo excesso e copie tudo o que tem associação ao conteúdo em questão. Melhor sobrar do que faltar!
Há inúmeras formas de armazenamento das cópias de segurança realizadas, como pendrives, CDs, DVDs, nuvem, HDs externos, etc. Porém, é importante sempre escolher com muito cuidado a mídia a ser utilizada, lembrando-se sempre de:
Existem softwares específicos e totalmente configuráveis que podem se encarregar da rotina de fazer o backup de seus dados para você.
Um exemplo deste tipo de software é o Cobian Backup, nele você pode agendar seus backups com a periodicidade que desejar (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc) e em horário pré-estabelecido, comprimir e encriptar os dados, além de executar, pausar e encerrar determinadas atividades do computador antes, durante ou depois do backup (às vezes os dados que você deseja copiar estão sendo utilizados ou dependem de alguma dessas atividades).
Esse tipo de software não é muito intuitivo e nem tão simples de manipular (pode ser aconselhável um técnico familiarizado com o mesmo para configurá-lo corretamente), mas pode evitar muitas dores de cabeça como esquecimento da rotina de backup no dia e hora corretos, esquecimento de cópia de determinados arquivos, etc. Mas nunca se esqueça de sempre checar se o backup está sendo realizado conforme o configurado, e ainda, se está sendo feito de forma correta.
É aconselhável que você realize mais de uma cópia de segurança dos dados desejados, ou seja, no mínimo 2 cópias. E de preferência em locais distintos. Afinal, o seguro morreu de velho, não é?
Após a finalização de cada cópia de segurança, analise-a e sempre que possível teste-a. Está se perguntando por quê? Para ter certeza que a cópia foi realizada corretamente e não foi corrompida durante o processo de cópia. Assim, evitará surpresas (desagradáveis) em um momento que possa precisar voltar com um backup.
Dependendo do tipo e quantidade de informações que você esteja gerando cópias de segurança, você necessitará de cada vez mais espaço no futuro. Portanto, vá liberando espaço a cada cópia. Por exemplo, se você faz backups diários, mantenha somente o backup do dia e de mais 2 dias atrás, por exemplo. E se desfaça do resto para liberar espaço para novas cópias. Mas faça essa tarefa somente depois de certificar-se de que suas cópias de segurança mais atuais estão perfeitas para uso!
Identifique corretamente suas cópias realizadas. Esquematize estruturas de pastas e nomes para cada conteúdo do backup. Deixe claro a data e hora do backup de cada arquivo (principalmente bancos de dados). Assim, quando necessitar utilizar aquela cópia, facilitará a identificação e evitará enganos durante a recuperação dos dados.
É importante se atentar ao fato de que poucos softwares se responsabilizam pelo backup de seus dados. Geralmente isto é responsabilidade do próprio usuário. Então, não adianta usar o software, alimentar um banco de dados e quando der problema achar que a culpa é da empresa. Que não é. Você deve cuidar e zelar por suas informações (neste post aqui damos algumas dicas para evitar que suas informações sejam corrompidas).
E você, já tem uma rotina de backup? Ótimo! Mas não se esqueça de verificar se está correndo tudo certinho! Sempre temos como melhorar! Ainda não tem nenhuma? Corre então e comece a fazer agora mesmo! Afinal, suas informações valem ouro!