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Como superar erros na administração de clínicas e consultórios?

Como superar erros na administração de clínicas e consultórios?


As facilidades existentes há alguns anos dobraram a esquina do tempo e mais do que nunca é preciso estar atento à administração de consultórios e clínicas. Como superar os desafios de uma concorrência cada vez maior e também enfrentar o cotidiano da prática clínica? Como o médico pode superar estes desafios e garantir seu sucesso profissional? Não basta ter um diploma.


Cada vez mais, é necessário prevenir-se contra erros básicos e isto tem levado muitos médicos a estudarem processos de gestão e adotarem aplicativos para tarefas complexas e que demandam tempo, além de investirem no material humano que estará a postos no dia a dia do estabelecimento. Estão cientes de que é preciso cuidar da infraestrutura, do bom atendimento e da fidelização do cliente, trazendo nas mãos conselhos básicos da cartilha do empreendedorismo.


O fato de ser um profissional da Medicina não elimina o cuidado de olhar com atenção para outras áreas. Esteja você no seu consultório ou em uma clínica com outros colegas. O importante, quando estiver diante de dificuldades relativas a outras atividades, como marketing, finanças, impostos e organização, que não domina e/ou não seja de seu interesse, é contar com profissionais da área específica, a fim de impedir que os problemas cresçam.


Como os cursos de Medicina raramente oferecem em seu currículo disciplinas específicas sobre gerenciamento empresarial, a opção tem sido buscar a pós-graduação na área de Gestão em Saúde.


A seguir, abordamos alguns tópicos que merecem ser olhados com atenção:


1 - Valorização do elemento humano


Valorização do elemento humano: Secretárias e Médicos


É importante começar pelo material humano, representado pela secretária e por você, o médico.


A secretária


É ela quem apresenta o cartão de visita da empresa, sendo a responsável direta pela primeira avaliação da clínica ou consultório. Representa o início de um relacionamento que poderá ser duradouro, fazendo jus à máxima de que se o cliente não gostar do atendimento, não voltará.


Um motivo a mais para que proporcione a ela oportunidade para crescer, oferecendo treinamento e cursos para que aperfeiçoe sua fala e escrita, a comunicação e a conduta, além de conhecimentos tecnológicos básicos. Tudo isto resultará em um atendimento de alta qualidade e que será referenciado pelos pacientes/clientes.


Veja algumas dicas para contratar uma boa secretária para seu consultório e/ou clínica médica.


O médico


Faça também a sua parte, cada paciente merece total atenção e um tratamento realmente personalizado. Uma vez em seu consultório, ele precisa ser ouvido com atenção sobre aquilo que o angustia e o faz sofrer, seja física ou mentalmente. Não tenha pressa. Seja empático para conquistar sua confiança e anote tudo aquilo que o aflige, para que possa estudar e buscar soluções para o caso.


A atenção e a boa educação são a serventia da casa e a eficiência e a gentileza dada ao paciente poderão não só manter a porta aberta, como amplificar a imagem de sua clínica ou consultório. Lembre-se de que, além do antigo boca a boca, hoje temos a internet e as redes sociais para disseminar o seu empreendimento. Se algum pacientes/clientes não gostar o atendimento recebido, além de não voltarem, poderão usar essas duas ferramentas para relatar a má experiência.


2 - Controle do setor financeiro


Controle do setor financeiro do Consultório e Clínica médica


Não fazer o controle efetivo das contas do empreendimento é um grave erro, que pode ser fatal. Está operando com lucro, empatando ou caminha para o vermelho? Se estiver a um passo da UTI, passou da hora de adotar uma boa ferramenta de gestão financeira, para que se tenha o controle efetivo sobre os passos dados e buscar soluções.


Ferramenta de gestão


Ferramenta completa de gestão, com um módulo muito eficaz para administração financeira, o ProDoctor registra todas as transações financeiras, abrangendo contas a pagar e receber do consultório, facilitando assim o seu trabalho.


Com ele, e disciplina, torna-se possível analisar separadamente as contas, identificando-se os maiores custos do consultório, os procedimentos mais rentáveis realizados na clínica são mais rentáveis e outros relatórios financeiros. Além disso, permite realizar a previsão da saúde financeira do empreendimento. É necessário destacar que o sistema ou a planilha deve ser atualizado constantemente.


Veja mais dicas de como controlar as finanças do seu consultório.


3 - Contas pessoais X Contas do consultório


Contas pessoais X Contas do consultório


Jamais permita que as finanças do consultório sejam misturadas com sua conta pessoal. Não pague seu almoço com um cheque da empresa. Você pode achar que não tem problemas, mas se o fizer aqui e ali, isto pode provocar, ao fim de um período, uma grande confusão e uma dor de cabeça sem fim, principalmente em períodos de crise. Afinal, a clínica teve realmente muitos gastos ou foram seus almoços e jantares os responsáveis pela dilapidação das contas?


4 -Controle da agenda


Controle da agenda


A eficácia da agenda é fundamental para permitir que o paciente/cliente tenha um atendimento de qualidade e que possa ser referenciado para terceiros. Esta performance está diretamente ligada à produtividade da empresa, com a secretária devendo estar atenta ao gerenciamento das faltas e aos encaixes para que não existam horários vagos. Afinal, “tempo é dinheiro”.


Pelo lado dos pacientes, ela deve conseguir agendar suas consultas de forma fácil, prática e rápida. Assim, cada vez mais se confirma a “soberania” da secretária sobre a agenda do médico.


5 - Planejamento, organização e eficiência


Marketing Médico


Três requisitos importantes para uma boa administração são o planejamento, a organização e a eficiência. Inicialmente, é imperativo elaborar um planejamento de curto, médio e longo prazo, criando objetivos bem definidos que direcionem as ações do seu negócio.


Durante suas atividades diárias, o empreendimento deve ser regido pela excelência na administração do tempo, utilizando-se bem os recursos disponíveis para se alcançar os resultados desejados. Tudo deve convergir para que o médico realize bem suas consultas, utilizando seus conhecimentos em alto nível, com qualidade e em menos tempo, proporcionando ao paciente o melhor diagnóstico e satisfação.


Para tanto, o profissional precisa estar apto também para conhecer o tempo médio das consultas, tendo ciência do que poderá fazer para melhorar seu atendimento. Pode, assim, deixar de lado tarefas simples que consomem tempo e que possam ser alteradas por outros processos mais rápidos, como a adoção de prontuários eletrônicos.




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