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Como controlar as finanças do seu consultório

Como controlar as finanças do seu consultório


Agora que o seu consultório está montado e você já selecionou a secretária ideal, assim como as pessoas consideradas adequadas para outras funções que considerou necessárias, como cuidar da copa e da limpeza, chegou a hora de pensar especificamente na parte financeira. Até aqui, cada passo foi meticulosamente pensado e articulado na ponta do lápis. Sim, você nunca foi muito bom em lidar com números, mas não pode colocar tudo a perder por sua incapacidade administrativa. Mas, é necessário ter o controle financeiro da empresa (nunca se esqueça de que um consultório, ou uma clínica, também é um negócio que não pode quebrar e precisa, sim, gerar lucro).


Portanto, coloque mãos à obra para ter o controle. Caso perceba que esta não é mesmo sua praia e não tem paciência, pois precisa e quer concentrar o pensamento, o foco e a energia no trabalho, então não perca tempo e traga para sua empresa uma pessoa de estrita confiança e que entenda do ramo. O que você não pode é ficar de mãos atadas vendo seu negócio prestes a escorrer pelo ralo.


1 - Estabelecer regras


A vida diária da clínica deve ter mecanismos claros e simples para funcionar, a começar pelo registro legal de seus contratados, com os devidos horários de trabalho e livro de ponto, por exemplo. Além de evitar possíveis problemas trabalhistas, é uma forma tranquila de verificar se tudo funciona corretamente, ao final de um mês, possibilitando as correções necessárias.


2 - Contas bancárias


O passo inicial para facilitar a vida da pessoa responsável pelo controle financeiro do consultório é a abertura de contas bancárias específicas. Nada de misturar sua conta pessoal com a do consultório. Seria no mínimo estranho você saldar um compromisso particular com um cheque emitido por um paciente. Mais do que isto, seria um reflexo de desorganização.


Se, a princípio, você ainda for renitente aos avanços da informática, é importante que a pessoa de sua confiança tenha diariamente em mãos o controle do movimento financeiro da clínica. Algumas recomendações são básicas para evitar confusões:



  1. Os cheques à vista devem ser sempre depositados imediatamente;

  2. Os cheques pré-datados devem ser relacionados conforme a ordem de seus respectivos vencimentos;

  3. Na emissão ou no recebimento dos cheques, nunca se esquecer de cruzá-los, devendo ser nominal.

  4. Mantenha em um local seguro um cofre para guardar os cheques e o dinheiro recebido pelas consultas.

  5. É importante ter um Livro Caixa, a fim de que faça o registro de todos os recebimentos e pagamentos relacionados à clínica.

  6. Estabeleça um Fluxo de Caixa para que possa visualizar a saúde financeira do seu negócio. Este instrumento de gestão é de suma importância, pois permitirá que saiba com antecedência se haverá falta ou sobra de caixa em um determinado período.

  7. A geração de relatórios é fundamental para que os dados sejam analisados por um profissional competente, capaz de direcionar as decisões da clínica. Para isto, é imprescindível que estejam disponíveis informações detalhadas sobre o seu passivo financeiro, as contas a receber e pagar, estoque e capital de giro. Há que se ter em mente o crescimento da empresa e para isto é preciso que a gestão financeira estratégica esteja em consonância com o planejamento, a projeção de caixa e as opções para se captar recursos.

  8. Ainda vislumbrando o crescimento: é preciso atenção especial para com o estabelecimento de relação com seus fornecedores, devendo ser estreita e baseada na confiança, procurando antes obter referências para só depois fazer a parceria. Evite atraso nos pagamentos, mas exija qualidade no atendimento. E preste bastante atenção ao preço e às condições de pagamento, questionando qual a capacidade de fornecimento e procedimentos em possíveis casos de crises.


4 - Remuneração


Existem duas formas de remuneração pelo seu trabalho em uma clínica ou consultório. A primeira, denominada pro labore, refere-se ao pagamento efetuado aos proprietários, sócios ou administradores do empreendimento. Não se configura como “salário” e não inclui os benefícios trabalhistas obrigatórios como 13º, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e férias, sendo todos eles opcionais.


A segunda, chamada distribuição de lucros, é uma forma de remuneração que envolve todos os sócios, independente deles trabalharem ou não na empresa. Juridicamente, é a forma correta para que os empresários possam justificar seus lucros perante a Receita Federal.


5 - Preço


É fundamental saber cobrar pelo serviço prestado, com um preço justo, que não seja extorsivo e afugente os pacientes, mas que também não desvalorize e desmereça o valor real do trabalho realizado. No post “O primeiro consultório a gente nunca esquece”, publicado em nosso Blog no dia 05 de janeiro passado, analisamos alguns aspectos importantes sobre o custo de cada consulta. É preciso colocar sobre a mesa uma série de fatores, como os gastos mensais com empregados e materiais, a determinação de um público-alvo, ter um olho permanente na concorrência, a localização do consultório, o estabelecimento de parceria na clínica, a tecnologia utilizada e o interesse em manter o paciente.


6 - Ferramenta de gestão


Sendo você mesmo ou um funcionário capacitado que fará o trabalho financeiro do seu consultório, para que tenha maior tranquilidade, o ideal é que você passe a utilizar um bom software de gestão para clínica e consultórios.




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